15 سر الناس الناجحين يعرفونها عن إدارة الوقت
-بقلم: كيفن كروس
تعلم الأسرار الخمسة عشر للأشخاص الناجحين للغاية وكيف يمكنك استخدام أسرارهم لتعزيز إنتاجيتك ، والشعور بالتوتر ، وترك العمل في الوقت المحدد كل يوم. حياتنا مليئة بالمشتتات. أثناء يومك ، يرن هاتفك باستمرار برسائل البريد الإلكتروني المهمة والرسائل النصية والمكالمات الهاتفية والتنبيهات الإخبارية. هذه الانقطاعات المستمرة تسرق موردك الأكثر قيمة: الوقت. خطر فقدان الوقت هو أنك لا تستعيده أبدًا. لديك 1440 دقيقة في اليوم ، مثل أي شخص آخر ، ولكن الأمر متروك لك لاستخدامها بحكمة. لحسن الحظ ، قام كيفن كروس بالعمل الشاق من أجلك من خلال البحث وإجراء مقابلات مع مئات الأشخاص الناجحين للغاية. الآن ، يمكنك معرفة الأسرار الخمسة عشر للنجاح كما وضعها المليارديرات مثل مارك كوبان وريتشارد برانسون وجاك دورسي.
المقدمة
ماذا لو كان لديك الوقت للقيام بكل شيء؟ كيف يمكنك تحديد موعد يومك حتى تحصل على تلك الساعة الإضافية للعمل أو طهي عشاء صحي أو قضاء الوقت مع عائلتك؟ حسنًا ، بعد مقابلة 7 المليارديرات ، و 13 رياضيًا أولمبيًا ، و 29 طالبًا مستقيمًا ، و 234 رائد أعمال ، اكتشف كيفين كروس الأسرار الخمسة عشر للأشخاص الناجحين للغاية. اكتشف كيف ينظم الأشخاص الناجحون تقويمهم ، ولماذا تؤدي قوائم المهام إلى نتائج عكسية ، وكيفية علاج التسويف ، وكيفية تشغيل اجتماعات 5 -10 دقائق, كيفية تقليل التوتر وترك العمل بحلول الساعة 1 مساءً. دون الشعور بالذنب. من خلال هذه الأسرار الخمسة عشر ، يمكنك تعلم كيفية زيادة إنتاجيتك والتوقف عن الشعور بالتوتر والإرهاق.
الفصل الاول: مهارات إدارة الوقت
هل تمنيت أن يكون لديك المزيد من الوقت في يومك؟ ربما تتمنى لو كان لديك تلك الساعة الإضافية أو نحو ذلك للحصول على تمرين جيد ، أو طهي هذا العشاء الصحي ، أو تنظيف المنزل. أو ربما تجد نفسك تتساءل عن مدى نجاح الأشخاص في إنجاز كل شيء: كيف يكون لدى المديرين التنفيذيين الوقت لإدارة شركة والعمل في مشاريعهم الخاصة, أو كيف أن المدون الأم لديه الوقت لتربية أطفالها ، وتحديد مواعيد الليالي ، والحفاظ على المنزل طاهرًا. حسنًا ، يتيح لك كيفن كروس الدخول في سر لكيفية إنجازه كل شيء. مثلك تمامًا ، لديه 1440 دقيقة في يومه. لدينا جميعًا نفس الدقائق ، والأمر متروك لك ببساطة لاستخدام تلك الدقائق بحكمة.
الوقت هو المورد الأكثر قيمة وندرة. من خلال الاعتراف بهذا المفهوم ، يمكنك البدء في العد التنازلي للدقائق من لحظة استيقاظك. يذكر كروس نفسه بذلك عن طريق تسجيل ملصق “1400” على باب مكتبه. ولكن لماذا دقائق وليس ثواني أو ساعات؟ حسنًا ، هناك الكثير من المهام التي تستغرق دقيقة أو دقيقتين فقط ، مثل ضرب بعض تمارين الضغط والجلوس ، وبدء حمولة من الغسيل, أو حتى مجرد سقي هذا المصنع المكتبي في الزاوية. الأهم من ذلك ، “لا يمكننا أبدًا استعادة الوقت مرة أخرى. على عكس المال ، لا يمكن الاستغناء عنه. بمجرد ذهابه ، ذهب إلى الأبد
بمجرد أن تدرك مدى قيمة وقتك ، من المهم تحديد أهم مهامك ، أو كما يسميها كروز ، MITs الخاصة بك. بناءً على بحث أجرته تيريز ماكان ، أستاذة في جامعة ميسوري سانت. لويس ، أهم مفتاحين لإدارة الوقت الناجحة هما الأولويات والميكانيكا. بمعنى آخر ، يجب أن تعرف ما الذي يجب التركيز عليه وكيف ستنجزه.
خذ الحائزة على الميدالية الذهبية الأولمبية ، بريانا سكوري ، حارس مرمى البداية لفريق كرة القدم للسيدات في الولايات المتحدة. استخدمت مفهوم MIT هذا عند التحضير للألعاب الأولمبية ، وتقول: “قبل ستة أشهر تقريبًا من الألعاب الأولمبية ، أود أن أربط جميع القرارات التي اتخذتها بالرؤية النهائية للفوز بالميدالية الذهبية. السؤال البسيط الذي كنت أطرحه عدة مرات في اليوم هو “هل سيساعدني هذا النشاط على الأداء بشكل أفضل وبالتالي يساعدنا في الفوز بالميدالية الذهبية أو حتى راندي غيج ، مؤلف نيويورك تايمز الأكثر مبيعًا ، يقول: “أبدأ دائمًا بأهم شيء في قائمة أولوياتي. إذا لم تقضي أسبوعك في العمل على أهم شيء ، فقد ضاع أسبوع فكيف يمكنك تحديد أهم مهامك؟
خصص بعض الوقت لتحديد أهدافك الكبيرة ، ثم حدد الخطوات التي ستساعدك على تحقيقها. إذا كنت تعمل في شركة ترغب في القيام بها بشكل جيد أو حتى النمو معها, ثم بعض الأسئلة التي قد تطرحها على نفسك هي “ما الذي سيتم تقييمه خلال مراجعة الأداء السنوية؟ ما الذي يهتم به مديري؟ كيف يتم تحديد مكافأتي؟ ما هو الشيء الوحيد الذي يمكن أن يجعلني أقوم بالترقية يجب أن تضع في اعتبارك أيضًا أن MITs ستختلف كل شهر أو أسبوع أو حتى كل يوم وسيبدو MIT لكل شخص مختلفًا.
على سبيل المثال ، قد يكون MIT الخاص بمندوب المبيعات باردًا للوصول إلى هدف المبيعات. قد يقوم معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (MIT) أحد كبار مسؤولي البرامج بتجنيد مبرمج جديد يمكنه تطوير تطبيق جديد. قد يكون معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا للطالب هو العثور على مدرس لتدقيق أوراق اللغة الإنجليزية الخاصة به. قد يكون معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا الخاص بالوالدين المقيمين في المنزل هو حجز منزل على الشاطئ لفصل الصيف للتحضير للعطلة السنوية المفضلة للعائلة. بغض النظر عن وظيفتك ، حدد MITs الخاصة بك ، واكتشف الخطوات لإنجاز تلك المهام ، وحدد أولويات هذه الخطوات أول شيء في الصباح قبل أن تصل إليك الانحرافات اليومية.
الفصل الثاني: قائمة المهام الخاصة بك هي المكان الذي تذهب إليه المهام المهمة
إنشاء قائمة المهام هو طقوس يومية لكثير من الناس, يسردون المهام التي يحتاجون إليها لإنجازها في ذلك اليوم ويشطبونها بشكل مرضٍ من قائمتهم عند اكتمالها. ولكن كم من هذه المهام لا يتم شطبها؟ تشير الأبحاث إلى أن 41 % من عناصر قائمة المهام لا تكتمل أبدًا ، ولكن لماذا؟ حسنًا ، فكر في الأمر ، بينما تذهب في يومك ، ما المهام التي تذهب إليها أولاً؟ عادةً ما تكون المهام الأصغر والأسهل التي تحاولها أولاً ببساطة حتى تتمكن من إنجاز شيء ما على الرغم من افتقاره إلى الأهمية. في نهاية اليوم ، تركت تلك المهام المهمة التي تعلق الألم أخيرًا والتي ربما كان يجب إكمالها أولاً.
هذه مجرد واحدة من العديد من المشاكل في كتابة قوائم المهام. فهي لا تسمح لك فقط بالعمل على المهام العاجلة على المهام المهمة ، ولكنها تخلق أيضًا ضغوطًا غير ضرورية. أثناء خروجك من العمل كل يوم دون إكمال كل شيء في قائمتك ، قد تعود إلى المنزل وتتحمل عبء كل تلك المهام غير المكتملة. بدلاً من ذلك ، يجب عليك إنشاء تقويم واستخدام فترات زمنية أو كتل زمنية لجدولة يومك. الأشخاص الناجحون للغاية لا يحتفظون بقوائم المهام ، بدلاً من ذلك ، يحتفظون بتقويم جيد الصيانة ومنظم للغاية.
يقول جوردان هاربينغر ، المؤسس المشارك لفن السحر ، “استخدام تقويم وتحديد موعد يومك بالكامل في كتل مدتها 15 دقيقة. يبدو الأمر وكأنه ألم ، لكن هذا سيجعلك في المئين 95 بقدر ما تذهب المنظمة. إذا لم يكن موجودًا في التقويم ، فلن يتم ذلك. إذا كان على التقويم ، يتم ذلك مهما كان. استخدم هذا ليس فقط للمواعيد ، ولكن التدريبات ، والمكالمات ، وكتل البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك الحيلة هي تعيين كتلة من الوقت لكل شيء يمثل أولوية حقيقية.
بمجرد تنظيم قائمة المهام الخاصة بك في تقويم ، قد تجد بعض هذه المهام موجودة في قائمتك لمدة ستة أشهر. إذا كان إنجاز هذه المهام مهمًا حقًا ، فقم بوضعها في التقويم الخاص بك. إذا لم يصل إلى التقويم الخاص بك ، فلن تكون هذه المهام أولوية على أي حال. يجب عليك أيضًا الاستعداد لتغيير التقويم الخاص بك وأن تكون مرنًا. على سبيل المثال ، إذا أكملت التمرين عادةً في الساعة 10:00 صباحًا ولكن لديك رحلة طيران للحاق بيوم واحد ، فقم بجدولة التمرين في وقت سابق من اليوم. لا يزال بإمكانك إنجاز كل شيء على الرغم من التغييرات في جدولك الزمني.
الفصل الثالث: علاج التشييد
لقد كنا جميعًا هناك. تعد نفسك بأنك ستستيقظ في وقت سابق غدًا وتبدأ روتين التمرين الذي كنت تؤجله. لديك موعد نهائي قادم ، لكنك تقرر التمرير عبر Facebook أو Instagram بدلاً من العمل على هذا المشروع. تريد قراءة هذا الكتاب الذي كان الجميع يناقشه ، ولكنك بدلاً من ذلك تنغمس في عروض Netflix أو تشارك في محادثة مع صديقك. نشعر جميعًا بآثار التسويف ، ولكن لماذا نواصل إخضاع أنفسنا لهذه الدورة غير المنتجة؟ يعتقد بعض الناس أنهم كسالى فقط ، ولكن وفقًا لكروز ، فإن التسويف لا يتعلق بالكسل.
المماطلة هي ببساطة عادة تأجيل المهام المهمة والأقل متعة من خلال القيام بمهام أسهل وأكثر متعة. هذا هو السبب في أنك تجد نفسك تمرر عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، أو ترسل رسالة نصية إلى أصدقائك ، أو تتناول الطعام ، أو تشاهد Netflix لتجنب القيام بهذه المهام الأقل متعة. إنه ليس كسلًا ، إنه نقص في الدافع. فكيف تجد الدافع؟ تخيل نفسك في المستقبل. ركز على الألم الذي سيسببه التسويف في المستقبل. على سبيل المثال ، إذا كان لديك ورقة مستحقة في نهاية الشهر ، فتخيل كيف ستشعر نفسك المستقبلية في الليلة السابقة إذا لم تكن قد بدأت بعد! سيكون ألم كتابة ورقة في الليلة السابقة كبيرًا للغاية ، ركز على هذا الشعور وستكون على الأرجح ستبدأ في كتابته في وقت أقرب بكثير. وبعبارة أخرى ، يمكن التغلب على التسويف من خلال إيجاد طريقة للتواصل مع نفسك المستقبلية الآن.
بمجرد أن تبدأ في توقع كيفية التخريب الذاتي في المستقبل ، يمكنك التوصل إلى حل لهزيمة نفسك المستقبلية. ولكن هناك أكثر من مجرد علاج التسويف ، يجب عليك أيضًا التعرف على كيفية عدم القيام بكل شيء. كما يقول آندي جروف ، “هناك دائمًا المزيد الذي يتعين القيام به ، والمزيد الذي يجب القيام به ، دائمًا ما يمكن القيام به ومع ذلك ، يعرف الناجحون للغاية ما يقدرونه ، لذلك يتركون العمل في الساعة 5 مساءً كل يوم. إنهم يعطون الأولوية لوقت الأسرة وممارسة الرياضة والعودة ، لذلك يقومون بجدولة وقتهم وفقًا لذلك والالتزام به. في الواقع ، هل تعرف جورج دبليو. بوش قرأ 95 كتابا خلال فترة ولايته؟ وجد زعيم العالم الحر الوقت للقيام بشيء استمتع به ، لذلك إذا كان بإمكان الرئيس إعطاء الأولوية للقراءة ، يمكنك تحديد أولويات الأشياء التي تستمتع بها أيضًا.
الفصل الرابع: احتفظ بمفكرة وتنفيذ نظام 321-ZERO
أين أنت عندما يكون لديك بعض من أفضل أفكارك؟ هل تجلس على مكتبك أو في وضع يمكنها من إعادة فكرتك إلى الحياة على الفور؟ أم أنك على الأرجح تسير في الشارع ، أو تجلس على متن طائرة ، أو تكمل تمرينًا؟ بالنسبة لمعظمنا ، هذا هو الأخير. هذا هو السبب في أن كروس يأخذ صفحة من كتاب ريتشارد برانسون وينصح بأنه يجب أن يكون لديك دائمًا دفتر ملاحظات. لن تكون أكثر احتمالًا لتذكر فكرتك فحسب ، بل إن كتابتها أيضًا تعززها في عقلك.
يعترف ريتشارد برانسون أنه لم يكن ليتمكن من بناء فيرجن بدون دفتر ملاحظات ، لذلك يأخذ واحدة أينما ذهب. في الواقع ، يأخذ قدراته على الاحتفاظ بالكمبيوتر الدفتري على محمل الجد لدرجة أنه كان عليه استخدام جواز سفره على متن طائرة لكتابة فكرة أنه كان يختمر. لكن برانسون ليس الشخص الوحيد الذي يقسم عن طريق الاحتفاظ بالكمبيوتر الدفتري ؛ العديد من العظماء الآخرين مثل توماس إديسون وجورج لوكاس وجون روكفلر لديهم دفاتر ملاحظات حيث احتفظوا بكل أفكارهم الرائعة. قد يعني خطر عدم تدوين فكرتك فقدانها إلى الأبد ، وعندما تريد حياة ناجحة ، فإن هذا الخطر هو ببساطة خسارة كبيرة. في مقابلة مع قطب الشحن اليوناني ، أرسطو أوناسيس ، قال: “حمل دائمًا دفتر ملاحظات. اكتب كل شيء…هذا درس بمليون دولار لا يعلمونك إياه في كلية الأعمال
لذا احتفظ بدفتر ملاحظات معك واكتب ملاحظاتك يدويًا. يعد تدوين الملاحظات يدويًا أكثر فعالية من تدوين الملاحظات على جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي. أجرى علماء النفس بام مولر ودانيال أوبنهايمر ثلاث تجارب منفصلة مع 327 طالبًا جامعيًا. في إحدى الدراسات ، شاهد الطلاب حديث TED ، وأخذوا ملاحظات ، وتم اختبارهم عليه بعد ثلاثين دقيقة. في النهاية ، سجل متلقو الملاحظات على الكمبيوتر المحمول ومراقبو الملاحظات المكتوبة بالتساوي على الأسئلة الواقعية ؛ ومع ذلك ، فإن أولئك الذين كتبوا ملاحظاتهم سجلوا بشكل أفضل في الأسئلة المفاهيمية.
السر السابع للنجاح هو استخدام نظام 321-صفر عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. كم من الوقت تقضيه كل يوم في القراءة والكتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني يوميًا؟ حسنًا ، وفقًا لمسح أكمله معهد ماكينزي العالمي ، يقضي العمال في المتوسط 2.5 ساعة في اليوم للعمل على رسائل البريد الإلكتروني. وهذا يعادل 33 % من أسبوع العمل الذي يبلغ أربعين ساعة! والأسوأ من ذلك أننا متصلون باستمرار برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا من خلال أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية, والهواتف الذكية التي يمكن أن تتغذى في أي وقت من اليوم سواء كنت تمارس الرياضة في صالة الألعاب الرياضية أو تتناول العشاء مع عائلتك. لحسن الحظ ، أتقن كروز سر توفير الوقت من خلال تطبيق نظام 321 صفر.
حدد موعدًا ثلاث مرات فقط في اليوم (الصباح والظهيرة والليل) للمعالجة عبر بريدك الإلكتروني. اضبط المؤقت على 21 دقيقة وحاول الوصول إلى بريدك الوارد صفرًا في ذلك الوقت. اجعلها لعبة! في حين أن 21 دقيقة بالتأكيد لن تصل إلى بريدك الإلكتروني إلى الصفر لمعظم الناس ، فإن ضبط المؤقت سيبقيك مركزًا ويضمن أن ردودك مباشرة وقصيرة. ستكون أيضًا أقل إغراء للنقر على تلك الروابط المغرية التي ستمنعك من المهمة المطروحة. تتضمن النصائح الأخرى إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية التي تهدد بإلهائك في جميع ساعات اليوم ، وإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني ، وإبقاء رسائل البريد الإلكتروني قصيرة. قصير حقا. لا تقلق بشأن الوقح من خلال بريد إلكتروني موجز ، فالموجز هو علامة على احترام وقت الشخص الآخر وكذلك وقتك. تقترح بعض الحركات قصر رسائل البريد الإلكتروني على خمس جمل فقط أو أقل. يمكنك دائمًا إضافة موارد إضافية إلى بريدك الإلكتروني للحصول على مزيد من التفسيرات.
الفصل الخامس: قل لا للاجتماعات
كم مرة تغادر فيها اجتماعًا تفكر فيه “حسنًا ، كان ذلك مضيعة للوقت يحدث ذلك وتميل العديد من أماكن العمل إلى الوقوع في فخ جدولة الاجتماعات من أجل لمس القاعدة وجدولة الاجتماع! هذه الممارسة هي عائق أمام الإنتاجية ، وتشير الأبحاث حتى إلى أن أكثر من نصف الموظفين يجدون أن الاجتماعات تهدر الوقت الكامل. على سبيل المثال ، تشير الأبحاث التي قدمها أتلاسيان إلى أن الموظفين يحضرون ما متوسطه 62 اجتماعًا شهريًا ، مع اعتبار نصف هؤلاء “الوقت الضائع بالإضافة إلى ذلك ، أشار استطلاع أجرته Microsoft بين 38000 موظف في 200 دولة ، إلى أن الأشخاص يقضون 5.6 ساعة كل أسبوع في الاجتماعات. اعتبر 69 بالمائة من المشاركين أن الاجتماعات “ليست منتجة. فلماذا الاجتماعات مضيعة للوقت؟ حسنًا ، يقدم كروز سببين لهذه الظاهرة.
أولاً ، يميل المشاركون في الاجتماع إلى قضاء بعض الوقت في قضايا غير مضغوطة أو غير مهمة. ثانيًا ، يسيطر المنفتحون عادةً على الاجتماعات ، مما يجعل الآخرين أقل عرضة للمشاركة. ونتيجة لذلك ، فشلت العديد من الاجتماعات في تقديم المعلومات الأكثر قيمة. لتجنب الاجتماعات غير المنتجة ، يتوصل الرؤساء التنفيذيون إلى طرق جديدة لجعل الاجتماعات ذات قيمة وإنتاجية. على سبيل المثال ، تقوم ماريسا ماير ، الرئيس التنفيذي لشركة Yahoo! ، بجدولة الاجتماعات بناءً على زيادات مدتها خمس أو عشر دقائق. بسبب هذا الجدول الزمني ، يمكنها أن تعقد ما يصل إلى 72 اجتماعًا في أسبوع واحد! إذا أجبرت على استخدام الجدول الزمني القياسي لمدة 30 دقيقة ، فلن تتمكن أبدًا من إنجاز الكثير.
بالإضافة إلى ذلك ، يقترح كروز أنه إذا كان يجب أن تعقد اجتماعات ، فيجب أن تعقد اجتماعات. هذا صحيح ، لا تجلس. الجلوس هو التدخين الجديد ، والجلوس لفترة طويلة ليس فقط خطرًا على صحتنا ، ولكنه يؤدي أيضًا إلى اجتماعات أطول. قم بنزهة مع شخص ما ، أي شيء لجعل الدم يتدفق ، ولكن لا تجلس. وجد الباحثون في جامعة واشنطن أن الاجتماعات التي يقف فيها المشاركون تؤدي إلى تعاون أفضل ، وتعلق أقل بالأفكار ، ومستويات أعلى من المشاركة ، وحل أكثر فعالية للمشكلات. بعض الأشخاص الناجحين الذين نفذوا اجتماعات المشي الطويلة تشمل ستيف جوبز ومارك زوكربيرج وريتشارد برانسون وجاك دورسي.
عندما أجرى كروس مقابلة مع الملياردير ، مارك كوبان ، كانت أفضل نصائحه الإنتاجية هي “عدم أخذ اجتماعات أبدًا ما لم يكتب شخص شيكًا يدرك كروسيري أن “الاجتماعات هي قتلة وقت سيئ السمعة. يبدأون في وقت متأخر ، ويوجدون الأشخاص الخطأ فيها ، ويتعرجون في مواضيعهم ويستمرون طويلاً. يجب أن تخرج من الاجتماعات كلما استطعت ، وأن تعقد عددًا أقل منها بنفسك ، وإذا قمت بإجراء اجتماع ، فاجعله قصيرًا تذكر أن الوقت هو المال ، لذلك بالإضافة إلى إبقاء الاجتماعات عند الحد الأدنى ، يجب عليك أيضًا معرفة كيف ومتى تقول “لا
قال الملياردير وارن بافيت ذات مرة: “الفرق بين الأشخاص الناجحين والأشخاص الناجحين جدًا هو أن الأشخاص الناجحين جدًا يقولون” لا “لكل شيء تقريبًا أضاف جيمس ألتوتشر بشكل ملون أنه “إذا لم يكن هناك شيء” جحيم ، نعم ثم “لا لن تضيع وقتًا أقل على هدف شخص آخر فحسب ، بل ستحقق أيضًا أهدافك بشكل أسرع. على سبيل المثال ، تعلمت التجديف الأولمبي سارة هندرشوت أن تقول لا للارتباطات والأحداث الاجتماعية من هذا القبيل للحفاظ على تركيزها على الفوز بهذه الميدالية الذهبية. بينما راقبت الجائزة في أولمبياد لندن 2012 ، نجحت سارة في التأهل للنهائيات.
تذكر أنك لا تتنازل عن 1440 دقيقة فقط في اليوم ، ولا تتنازل عنها بسهولة.
الفصل السادس: مبدأ الباريتو
ماذا لو استطاع مبدأ باريتو التخلص من 80 في المائة من عملك؟ قد يبدو الأمر جيدًا جدًا بحيث لا يمكن تصديقه ، ولكن باستخدام قاعدة 80/20 ، يمكنك فعل ذلك! يأتي المفهوم من الفيلسوف والاقتصادي الإيطالي فيلفريدو فيديريكو داماسو باريتو. ولد الأسطورة عام 1848 ، وقد أدرك ذات يوم أن 20 بالمائة من نباتات البازلاء في حديقته ولدت 80 بالمائة من حبات البود الصحي. لذلك ، بدأ باريتو في النظر في التوزيع غير المتكافئ حول إيطاليا. اكتشف أن 80 في المائة من الأراضي في إيطاليا مملوكة لـ 20 في المائة فقط من السكان. ثم قام بالتحقيق في الصناعات المختلفة ووجد أن 80 في المائة من الإنتاج يأتي عادة من 20 في المائة من الشركة. لذا فإن قاعدة 80/20 هي كما يلي: 80 بالمائة من النتائج ستأتي من 20 بالمائة فقط من الإجراء.
في حين أنه لا يمكن إثبات القاعدة بنسبة 100 في المائة من الوقت ، فمن المؤكد أنها تُرى في العديد من سيناريوهات الأعمال. على سبيل المثال ، يولد 20 في المائة من مندوبي المبيعات 80 في المائة من المبيعات. 20 في المائة من العملاء يحققون 80 في المائة من إجمالي الأرباح. تسبب 20 بالمائة من أخطاء البرامج الأكثر الإبلاغ عنها 80 بالمائة من تعطل البرامج. ويمثل 20 في المائة من المرضى 80 في المائة من الإنفاق على الرعاية الصحية. قد تجد أنه يمكنك تطبيق هذا المبدأ على المجالات الشخصية في حياتك أيضًا. على سبيل المثال ، يقول كروس إنه يمتلك ما لا يقل عن خمس بدلات مذهلة ، ولكن 80 في المائة من الوقت الذي يمسك فيه أرماني الأسود ، المصمم جيدًا ، ذو الصدر الواحد مع قميص أزرق داكن. سيداتي ، كم عدد الأحذية التي تمتلكها وكم مرة تحصل على نفس 20 في المائة؟ ألق نظرة على هاتفك. كم عدد التطبيقات التي لديك وكم تستخدم 80 في المائة من الوقت؟ ربما حوالي 20 بالمائة.
يمكنك استخدام قاعدة 80/20 لتحديد الأنشطة التي تحقق أكبر النتائج ، والتركيز على تلك وتجاهل الباقي. للقيام بذلك ، يمكنك تطوير مهاراتك لتكون استثنائية في عدد قليل من المجالات ، والقيام بأهم الأشياء بشكل جيد بشكل استثنائي ، وأخيرًا ، يمكنك العمل أقل ، والإجهاد أقل, واستمتع بمزيد من السعادة من خلال اكتشاف 20 بالمائة من الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لك. بمجرد معرفة المهام التي سيكون لها أكبر تأثير ، يجب عليك توفير المزيد من الوقت عن طريق طرح ثلاثة أسئلة بسيطة على نفسك.
يمكن أن توفر لك ثلاثة أسئلة في جامعة هارفارد ثماني ساعات في الأسبوع. من خلال الاستفادة من مهاراتك وتفويض المهام ، يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية من أي وقت مضى. أثبتت تجربة نشرتها مراجعة أعمال هارفارد أن 41 بالمائة من وقت العامل يقضي في أنشطة لم تكن مرضية بالضرورة أو يمكن أن يقوم بها شخص آخر. لذا قام الباحثون بتدريب الموظفين على إبطاء وتحليل مهامهم. علموهم أن يدركوا ما إذا كان بإمكانهم: استراحة: إسقاط. ماذا يمكنني أن أسقط؟ ماذا يمكنني التوقف عن فعل بالكامل؟ استراحة: مندوب. ما هي البنود التي يمكنني تفويضها للمرؤوس؟ ماذاهل يمكنني الاستعانة بمصادر خارجية؟ استراحة: إعادة تصميم. ما الذي يمكنني الاستمرار في فعله ، ولكن في وقت جديد-طريقة فعالة؟
في المتوسط ، وفر الموظفون الذين تم تدريبهم ست ساعات من العمل المكتبي و 2 ساعات من وقت الاجتماع كل أسبوع!
الفصل السابع: موضوع أيامك ولمسه مرة واحدة
كيف يمكنك صقل مهاراتك في إدارة الوقت أكثر؟ يبدو مع كل ما قدمه كروز ، يجب أن تكون مديرًا رئيسيًا للوقت الآن ، ولكن هناك المزيد من الأسرار التي يمكنك تعلمها. يأخذ كروز النصيحة من جاك دورسي ، المؤسس المشارك لـ Twitter ، الذي يخصص أيامه لتحقيق أقصى استفادة. وهو يعتقد أن الأشخاص الناجحين للغاية غالبًا ما يتخصصون أيامًا من الأسبوع للتركيز على المجالات الرئيسية. على سبيل المثال ، إن الحصول على أيام الاثنين للاجتماعات والإدارة ، وبعد ظهر الجمعة للتنظيف قبل بدء الأسبوع الجديد يسمح لك باستخدام وقتك بحكمة أكبر.
على سبيل المثال ، يستخدم جاك دورسي يوم الاثنين ليوم إداري. لذا إذا وجد نفسه في اجتماع أو في مكالمة عمل ، بمجرد اكتماله ، فلن يسأل نفسه “ماذا الآن بدلاً من ذلك ، سيسأل “ما هو اليوم الجواب؟ الادارة. ثم يلقي نظرة على التقويم وقائمة المهام لمعرفة المهام التي تندرج تحت الفئة الإدارية. من خلال إنشاء إطار عمل ، يمكنك العودة إلى العمل بسرعة أكبر بدلاً من إضاعة الوقت في معرفة ما تحتاج إلى القيام به. ستشدد أقل وستصبح أكثر إنتاجية إذا قمت بتفصيل أيامك وإنجاز المهام التي تقع ضمن فئة ذلك اليوم.
يقترح مدرب ريادة الأعمال ، دان سوليفان ، كل أسبوع بناءً على ثلاثة أنواع من الأيام للحفاظ على التركيز والنشاط. النوع الأول من اليوم يسمى “يوم التركيز” المحجوز للمهام الأكثر أهمية وتزايد الإيرادات. والثاني يسمى “يوم المخزن المؤقت” الذي يستخدم للرد على رسائل البريد الإلكتروني وعقد الاجتماعات وإعادة المكالمات وتفويض المهام وإكمال الأوراق. وأخيرًا ، يُطلق على النوع الأخير “يوم حر” لا يجب فيه القيام بأي عمل ويجب حجزه لوقت العائلة والعطلة والأعمال الخيرية.
بعد ذلك ، يجب ألا تلمس شيئًا أبدًا حتى تكون مستعدًا. على سبيل المثال ، عند فرز رسائل البريد الإلكتروني أو الأوراق ، فإن القاعدة الذهبية هي لمسها مرة واحدة فقط. إذا كنت بحاجة إلى لمس شيء أكثر من مرة ، فأنت ببساطة تضيع وقتك. إما اتخاذ إجراء أو تقديمه أو التخلص منه. كم مرة تقرأ بريدًا إلكترونيًا ، وتغلقه ، ثم تتركه في بريدك الوارد للتعامل معه لاحقًا؟ يحاول الأشخاص الناجحون للغاية “لمسها مرة واحدة لذا إذا كان هناك شيء سيستغرق خمس أو عشر دقائق فقط ، فسوف يتعاملون معه في ذلك الوقت وهناك. لا يقلل هذا من الإجهاد فحسب ، بل إنه أيضًا أكثر كفاءة نظرًا لأنه لن تضطر إلى إعادة قراءة العنصر أو تقييمه مرة أخرى في المستقبل.
على سبيل المثال ، أرسلته شقيقة كروز ديبي عبر البريد الإلكتروني مؤخرًا ، ولكن بدلاً من كتابة ظهرها ، اتصل بها لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم التحدث على الفور. من خلال اتخاذ إجراء على الفور ، لم تضيع كروز الوقت في إعادة قراءة بريدها الإلكتروني ولم ينس الاتصال بها عن طريق ترك بريدها الإلكتروني في أعماق صندوق البريد الوارد الخاص به. يمكنك تطبيق قاعدة “لمسها مرة واحدة” على أكثر من مجرد حياتك المهنية ، فهي تصبح رائعة لتعزيز الإنتاجية في حياتك الشخصية أيضًا.
الفصل الثامن: ابق بصحة جيدة واستعد طاقتك
ومع ذلك ، فإن سر كونك الأكثر إنتاجية ، لا يقتصر ببساطة على تعلم مهارات إدارة الوقت التي وضعها كروس بدقة لك. أحد أكبر مفاتيح الإنتاجية والنجاح هو الحفاظ على صحتك. في الواقع ، عند إجراء مقابلات لهذا الكتاب ، فوجئ كروس بعدد المليارديرات والأشخاص الناجحين الذين كانوا حريصين على مشاركة روتينهم الصباحي معه.
شارك هال إلرود ، مؤلف كتاب معجزة الصباح ، أنه “في حين يركز معظم الناس على” فعل “المزيد لتحقيق المزيد, تدور معجزة الصباح حول التركيز على “أن تصبح” أكثر حتى تتمكن من البدء في فعل أقل ، لتحقيق المزيد شارك غالبية الأشخاص الذين قابلتهم كروز هذا الشعور وبدأوا صباحهم من خلال رعاية أجسادهم عن طريق شرب الماء في الصباح ، وتناول وجبة فطور صحية ، وإكمال تمرين خفيف. كما قاموا برعاية عقولهم بالتأمل أو الصلاة ، والقراءة الملهمة ، والمجلات. الاستيقاظ مبكرًا والحصول على ركلة في يومك عن طريق شرب الماء أو ممارسة الرياضة أو قراءة التعويذات يمكن أن يصبح جزءًا أساسيًا من نجاحك.
من خلال تخصيص الساعة الأولى من يومك لروتين الصباح ، يمكنك تعزيز عقلك وجسدك وروحك. بدء يومك بالتمرين هو أفضل طريقة لجعل دمك يتدفق ويضعك في عقلية أقوى. على سبيل المثال ، يبدأ مؤلف نيويورك تايمز ذائع الصيت ، دان ميلر ، كل يوم بتأمل لمدة 30 دقيقة يليه تمرين لمدة 45 دقيقة أثناء الاستماع إلى البرامج الصوتية. خلال هذا “الوقت” ، يتجنب فحص هاتفه أو الأخبار ويكرس نفسه فقط للتجارب الإيجابية والملهمة.
يبدأ مؤلف آخر مبيعًا ومضيف بودكاست ، شون ستيفنسون ، يومه بحمام داخلي يشرب فيه ببساطة 30 أونصة من الماء لبدء عملية التمثيل الغذائي وطرد النفايات. يمكن أن يؤدي بدء يومك بمياه الشرب إلى زيادة مستويات طاقتك وهو أمر بالغ الأهمية للنجاح ويقودنا إلى سرنا النهائي للأشخاص الناجحين. من خلال زيادة طاقتك ، يمكنك زيادة انتباهك وصنع القرار والتركيز والإنتاجية.
ابتكر فرانشيسكو سيريلو تقنية بومودورو للقيام بذلك بالضبط ، وتقليل التشتيت ، وتعزيز الإنتاجية ، وزيادة مستويات طاقتك. تقترح التقنية ضبط مؤقت لمدة 25 دقيقة ، وتكريس انتباهك الكامل لتلك المهمة الفردية لمدة 25 دقيقة ، ثم أخذ استراحة لمدة خمس دقائق قبل تكرار تلك الدورة. استخدمت الكاتبة مونيكا ليونيل هذه التقنية ووجدت أنها أعادت شحنها خلال فترات الراحة وحافظت على طاقة ثابتة طوال يومها. من خلال بومودورو وتقنيات أخرى ، تمكنت ليونيل من تعزيز الإنتاجية. انتقلت من كتابة 600 كلمة في الساعة إلى 3500!
المفتاح النهائي للحفاظ على مستويات طاقتك هو تناول الطعام الصحي والمشاركة في النشاط البدني. يذكر كروس ببساطة أن “الأشخاص الناجحين ينظرون إلى الطعام على أنه وقود ، وينامون على أنه انتعاش ، ويعملون كمرح
الفصل التاسع: الملخص النهائي
من خلال الكثير من الوقت والبحث ، يفصل كيفين كروس الأسرار الخمسة عشر للأشخاص الناجحين بعد مقابلة مئات الملايين والمليارديرات والرياضيين الأولمبيين. من خلال النظر إلى الوقت على أنه أغلى أصولهم ، قام الأشخاص الناجحون للغاية بتغيير الطريقة التي يحددون بها أيامهم للتأكد من أنهم يكملون أهم المهام أولاً ويضيعون وقتًا صفرًا. لقد تعلموا كيفية علاج التسويف ، ورفض لا للمهام التي لا تفيدهم ، وتغيير هيكل اجتماعات إضاعة الوقت ، واستخدام تقنيات مختلفة لتعزيز إنتاجيتهم. باستخدام الأسرار الخمسة عشر للأشخاص الناجحين للغاية ، يمكنك فتح قوة النجاح وتصبح الشخص الأكثر إنتاجية الذي تعرفه. تذكر ، لديك 1440 دقيقة فقط في اليوم ، لذا استخدمها بحكمة.