إدارة المخرجات العالية

إدارة المخرجات العالية
بقلم- أندرو س. جروف
يمكن أن ترشدك إدارة المخرجات العالية (1995) فيما يتعلق بالمهارات الأكثر حيوية لجميع رواد الأعمال – إدارة الشركة. تصف هذه الألواح كيف يمكن للقائد أن يحفز الموظفين على بذل قصارى جهدهم.
تشبه إدارة شركة تقديم وجبة الإفطار ، فهي تتطلب فهمًا جيدًا لعمليات التصنيع.
قد يبدو العمل كنادل فكرة غريبة ، ولكن يمكن أن يجهزك تمامًا للتعامل مع عمليات التصنيع الخاصة بالشركة.
كيف؟
تشبه إدارة عمليات التصنيع في الواقع تقديم وجبة الإفطار. على سبيل المثال ، إذا كانت مهمتك هي إنتاج بيضة مسلوقة لمدة ثلاث دقائق وخبز محمص وقهوة ، فأنت تتعامل بالفعل مع مواصفات الإنتاج. يجب أن تتكيف مع الطلب عن طريق شحن البضائع في الوقت المحدد ، وبالتالي الحفاظ على متطلبات الجودة وتقليل التكاليف.
للتميز في هذا التسلسل المعقد للأنشطة ، ضع في اعتبارك سؤال التطوير الأول: ما هي المرحلة الأكثر صعوبة في إكمالها؟
عندما يتعلق الأمر بوجبة الإفطار ، فإن سلق البيض هو بلا شك المرحلة الأكثر استهلاكا للوقت. يجب تنظيم جميع الإجراءات اللاحقة حول الفترة المطلوبة لإكمال هذه المهمة.
بعد ذلك ، بعد تحديد مرحلة الأولوية في التصنيع ، تقع على عاتقك كمدير مسؤولية اكتشاف كيفية الاستفادة من الأدوات الموجودة تحت تصرفك بأكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة الممكنة.
فكر في النادل الذي يتعين عليه الوقوف في طابور لاستخدام المحمصة كل صباح بينما ينتظر موكله وجبتها. كيف سيصلح المشكلة؟ خياراته هي أن يطلب المساعدة من زميل في العمل ، أو تحميص الخبز في وقت مبكر ، أو شراء محمصة خبز جديدة.
المديرون مسؤولون في الغالب عن تحديد وحل الاختناقات ، ويمكن أن تشمل علاجاتهم تعيين موظفين أكبر ، أو توسيع المخزون ، أو شراء المزيد من الآلات. لكن ضع في اعتبارك أن كل هذه الخيارات تكلف رأس مال ، ومهمة المدير هي تحقيق التوازن بينها بأكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة الممكنة.
لكن هذا ليس كل شيء. يجب أن يظل المسؤولون قادرين على اكتشاف التحديات. ذلك لأن المشكلات تحدث طوال الوقت في التصنيع ؛ من أجل السيطرة على المخاطر ، من الضروري اكتشافها وإصلاحها في أسرع وقت ممكن.
على سبيل المثال ، إذا كان المطبخ يحتوي على العديد من البيض الفاسد ، فمن الأفضل معرفة ذلك عندما يكون في الثلاجة بالفعل ، وليس أثناء طهيه أو وضعه في طبق الزبون. هذا يدل على أن الإدارة يجب أن تتبع عن كثب جميع أنشطة التصنيع.
يحتاج المديرون إلى معرفة كيفية اختيار واستخراج المعلومات المهمة من مؤشرات الإنتاج.
بطبيعة الحال ، لا يمكن للمدير أن يكون في كل مكان في نفس الوقت. يجب أن يركز المدير على القياسات الدقيقة للحصول على صورة كاملة.
للقيام بذلك ، يمكنها اختيار خمسة مؤشرات على الأقل يتم تقديمها إليها كل صباح عند وصولها إلى العمل.
أولاً وقبل كل شيء ، ستحب توقعات المبيعات في أسرع وقت ممكن. بعبارة أخرى ، كم عدد وجبات الإفطار التي يجب أن تعدها اليوم؟
ثانيًا ، مستويات المخزون بالغة الأهمية. إنها تريد أن تعرف عدد البيض وأرغفة الخبز وعدد أرطال القهوة التي في متناول يدها.
ثالثًا ، يجب أن تكون على دراية بحالة الجهاز. لأنه إذا تعطلت محمصة الخبز الخاصة بها أمس ، فعليها استبدالها قبل ساعة الذروة.
رابعًا ، من المهم الحصول على تحديث للموظفين. بعد كل شيء ، إذا اتصل ثلاثة نوادل بالمرض ، يحتاج الرئيس إلى إيجاد بدائل لهم على الفور.
أخيرًا ، ستحب مقياس الجودة الذي يقيس المشاعر الشعبية. ببساطة ، هل أحب المستهلكون وجبة الإفطار التي تم تقديمها لهم؟
ومع ذلك ، فإن مجرد تلقي مقاييس الإنتاج هذه لا يكفي ؛ يجب أن يفهم المدير أيضًا كيفية استخلاص رؤى مفيدة منها. إن اقتران اثنين منهم معًا فكرة معقولة لذلك.
على سبيل المثال ، لفهم مستويات مخزونك بشكل صحيح ، قارنها بتوقعات مبيعاتك لتقييم احتمالية نقص المخزون. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد مستوى المخزون الضروري.
يمكن أيضًا ربط Metric بالنتائج الحقيقية التي تنتجها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتقييم مندوب مبيعات ، فيمكنك إلقاء نظرة على عدد المعاملات التي قابلها بالإضافة إلى عدد المكالمات التي تلقتها.
من خلال تحليل الأنماط ، يمكنك أيضًا استخلاص رؤى مفيدة من المقاييس. على سبيل المثال ، سيقيس رئيسنا نجاحها من خلال مقارنة عدد وجبات الإفطار التي قدمتها هذا الشهر بالأشهر السابقة والتنبؤ بما إذا كانت ستخدم أكثر أو أقل في الشهر القادم.
تقع على عاتق المديرة العديد من المسؤوليات ، ويعتمد نجاحها على نجاح فريقها.
الإدارة جهد تعاوني ، على الرغم من أنه لا يبدو بالضرورة بهذه الطريقة. هذا هو السبب في أن المدير لا يتم تقييمه بناءً على قدراته الشخصية ونجاحه الفردي فحسب ، بل بناءً على إنجازات عمل فريقه أيضًا.
على سبيل المثال ، إذا قام المدير بعمل جيد في تخطيط المخرجات ، وتخصيص الموارد ، واكتشاف الأخطاء ، لكن العاملين لديه يكافحون من أجل الأداء ، فلا يزال المدير مسؤولاً.
لذا ، كيف يمكنك تحسين الأداء العام لفريقك؟
تتمثل إحدى واجبات المدير الأساسية عند قيادة الفريق في جمع المعلومات ونشرها.
غالبًا ما تكون المحادثات السريعة غير الرسمية هي أفضل طريقة لتحقيق ذلك. بعد كل شيء ، بضع كلمات يتم التحدث بها بين رئيس وموظف في آلة القهوة يمكن أن تكون أسرع من أي مذكرة.
ومع ذلك ، من المهم أيضًا طلب تقارير مكتوبة من أعضاء الفريق. وذلك لأن الاجتهاد المطلوب لإعداد تقرير يجبر الموظفة على التركيز على وظيفتها وفهم المشاكل الحالية. نتيجة لذلك ، تعد التقارير ضرورية لتوفير مدخلات مفيدة للرئيس.
من ناحية أخرى ، غالبًا ما يكون المديرون مسؤولين عن اتخاذ القرارات ، مما يؤكد على أهمية الواجب السابق المتمثل في جمع وتبادل المعرفة. الأمر متروك للمدير ، على سبيل المثال ، لتحديد ما إذا كان سيبدأ فرعًا جديدًا أو إضافة موظفين جدد. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى تفاصيل شاملة حول جميع الخيارات المحتملة ، بالإضافة إلى مزاياها وعيوبها.
أخيرًا ، تقع على عاتق المدير مسؤولية أن يكون بمثابة نموذج يحتذى به. لن يتمكن المدير الذي يستخدم وقت المكتب لإجراء مكالمات شخصية من إلهام فريقه. من ناحية أخرى ، فإن المدير الذي يعمل لساعات طويلة ويأخذ وظيفته أو وظيفتها على محمل الجد سيكون مثالًا جيدًا يحتذى به لموظفيهم.
تذكر ، لا يمكن نقل المبادئ فقط من خلال المذكرات والمحادثات. هذا يعني أنه يجب على المديرين نمذجة السلوك المناسب. بعد كل شيء ، لا شيء يشكل سابقة أفضل من القدوة الحسنة.
الاجتماعات هي أداة إدارية رئيسية وتأتي في أنواع مختلفة.
يعتبر العديد من المديرين أن الاجتماعات هي لعنة وجودهم ، وقد صرح بيتر دراكر ، أحد الشخصيات البارزة في الإدارة الحديثة ، أن قضاء أكثر من 25٪ من الوقت في الاجتماعات هو أحد أعراض سوء التنظيم. ومع ذلك ، تعتبر الاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من الجدول الزمني اليومي لكل مدير.
الاجتماعات بمثابة أساس للعديد من المهام الإدارية الأخرى. على سبيل المثال ، لقد قرأت للتو عن المسؤوليات الأساسية للمدير: جمع المعلومات ، واتخاذ القرارات ، وأن تكون مثالًا جيدًا. الاجتماعات مطلوبة لإكمال كل هذه المهام بنجاح.
لذلك ، لا داعي للخوف إذا استغرقت الاجتماعات نصف اليوم. من الواضح أنها وسيلة إجبارية تعمل من خلالها وظائف الإدارة.
بعد قولي هذا ، هناك عدة أنواع من الاجتماعات. يهدف الاجتماع الموجه نحو المهمة إلى معالجة بعض القضايا عن طريق اتخاذ القرار. يتم عقدها في الغالب في لحظة استجابة لحالة طارئة ، مثل اجتماع يتم الترتيب له في اللحظة الأخيرة للتعامل مع عطل هائل في المنتج.
الاجتماع الموجه نحو العملية هو نوع آخر من الاجتماعات. يتم هنا تبادل المعلومات ووجهات النظر حول القضايا الأقل إلحاحًا. تعتمد هذه الاجتماعات على الاتساق لتكون فعالة. النوع الأكثر شيوعًا هو الاجتماع الفردي بين مديرة وموظفيها ، مما يسمح لهم بالإبلاغ.
يجب أن يحدث هذا النوع من الاجتماعات بشكل عام مرة واحدة في الأسبوع للمرؤوسين عديمي الخبرة ، على الرغم من أن المدة تعتمد أيضًا على مجال العمل ومدى سرعة تغير الظروف. على سبيل المثال ، يجب أن تعقد هذه الاجتماعات في بيئة تسويقية ، حيث تكون وتيرة العمل أعلى منها في قسم الأبحاث على سبيل المثال.
من المفترض أن تستمر هذه اللقاءات الفردية لمدة ساعة وتحدث في مساحة عمل الموظف أو حولها حيث يمكن أن تكشف محيطهم. بمجرد فحص مساحة عمل الموظف ، ستتمكن من تحديد ما إذا كان حسن التنظيم أم عرضة للانقطاعات المتكررة.
تقع على عاتق المدير مسؤولية تحفيز التحفيز.
ضع في اعتبارك موقفًا يفشل فيه الموظف في تلبية المعايير. هل تعرف كيف تعرف بسرعة ما إذا كان يفتقر إلى الخبرة أو ببساطة يحتاج إلى مزيد من التحفيز؟
ببساطة اسأل نفسك ، “هل لديه القدرة على القيام بمهمته إذا كانت رزقه تعتمد عليها؟”
إذا كانت الإجابة على هذا السؤال بنعم ، فمن المرجح أنه يعاني من نقص الحافز. لا يمكن العزف على الكمان ببراعة إذا لم تكن موسيقيًا محترفًا. ولكن إذا كان عليك الركض لمسافة 6 أميال للهروب من قاتل متسلسل ، فلا شك أنك ستنجح في ذلك ، حتى لو لم تكن في حالة جيدة. الحقيقة هي أن الموظفين الذين يعملون بشكل غير فعال يفتقرون عمومًا إلى الخبرة أو الدافع.
نتيجة لذلك ، ليس من المستغرب أن يصبح الدافع أساسيًا للإدارة الحديثة ، ويرجع ذلك في جزء كبير منه إلى ظهور العاملين في مجال المعرفة ، الذين مصدرهم الأساسي لرأس المال هو المعلومات. بعد كل شيء ، من السهل تقييم جودة عمل العامل اليدوي. هذا لأنه إذا قام عامل البناء ذو الحافز المنخفض ببناء جدار معوج ، فسوف يلاحظ رئيس العمال تلقائيًا ناتج العمل الضعيف ويصلح الموقف.
ومع ذلك ، بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة ، من الصعب تحديد ما إذا كانت الوظيفة قد اكتملت تمامًا دون أن تكون متخصصًا في المجال الذي يعملون فيه. وهذا يزيد من أهمية الحفاظ على دافع العمال لتجنب هذه الأخطاء الباهظة الثمن التي يصعب اكتشافها.
لذلك ، تقع على عاتق المدير مسؤولية تحفيز موظفيها. ومع ذلك ، لا يمكن أن يأتي الدافع إلا من داخل نفسه ، لذا فإن مسؤولية المدير هي الحفاظ على جو يسمح للعمال بالحفاظ على دوافعهم.
للقيام بذلك ، يجب على المديرة أن تعرف ما إذا كان عمالها مدفوعين بالكفاءة أم مدفوعين بالإنجاز.
الأول لديهم الدافع لتوسيع معارفهم وقدراتهم. فكر في موسيقي استثنائي يتدرب كل يوم لتحسين أسلوبه. يجب على المديرين مساعدة هؤلاء العمال على تحقيق نتائج جوهرية وثنيهم عن الاعتماد كليًا على تحسين الذات.
النوع الآخر ، العاملون بدافع الإنجاز ، يحفزهم النجاح. يجب وضع موظفين مثل هذا في بيئة تكون فيها أهدافهم طموحة بما يكفي لتزدهر.
لا يمكن تحفيز الموظفين من خلال المكافآت المالية فقط ؛ يحتاج مديروهم أيضًا إلى تزويدهم بالتغذية الراجعة والدعم.
يتوقع جميع الموظفين أن يتم تعويضهم عن التزاماتهم المهنية ، ويبدو أن المال هو المكافأة الأكثر وضوحًا. ومع ذلك ، هل هو الأفضل؟
يعتبر المال ، إلى حد ما ، حافزًا كبيرًا ، لكن له حدوده.
على سبيل المثال ، يرى بعض الأشخاص الأثرياء المال فقط كرمز للمكانة التي تشير للعالم الخارجي إلى مدى ازدهارهم. شخص مثل هذا لا يحتاج بالضرورة إلى المزيد من المال ، لذا فإن الحصول على مليون أو اثنين أو خمسة ملايين لن يكون له تأثير كبير على دوافعهم.
الموظفون الذين يعتمدون على رواتبهم لإعالة أنفسهم ، من ناحية أخرى ، يجدون أن قدرة المال التحفيزية مقيدة. يحفز المال الأفراد ، ولكن فقط حتى يصلوا إلى نوعية حياة جيدة حيث يتم تلبية احتياجاتهم الأساسية. بعد ذلك ، سيبحث هؤلاء العمال عن مكافآت أكثر أهمية وذات صلة.
ولكن ، كيف يمكنك الحفاظ على الموظفين في أفضل أداء لهم؟
من خلال وضع طريقة لتقييم أدائهم. في الواقع ، هذا هو السبيل الوحيد للموظفين للتقدم.
ضع في اعتبارك العمال الذين تحركهم الكفاءة والذين يستمتعون بتوسيع معارفهم وخبراتهم. أفضل طريقة لتحفيزهم هي أن تظهر لهم أنه لا يزال لديهم مجال للتحسين. هذا لأنه ، في غياب هذا ، فإن الدافع إلى القيام بعمل جيد يكاد يتلاشى.
من أجل إظهار مساحة النمو ، قد يقدم المدير التقييمات والتعليقات من خلال ، على سبيل المثال ، تقارير الأداء التي تقيم الفرد على إنجازاته.
لكن ضع في اعتبارك أنه عند تقييم النتائج ، يجب على المدير أن يفهم أن الخوف من الفشل يمكن أن يحول العديد من الأفراد الذين يحركهم الإنجاز إلى أداؤهم شديد الحذر. من المهم التعبير عن قيمة الاعتراف بالفشل وتقديم المساعدة لهؤلاء العمال متى احتاجوا إليها.
يجب على المديرين تشجيع المنافسة في العمل وتولي دور المدرب لتحسين الأداء.
ربما تكون قد قابلت أشخاصًا في مكان عملك يعملون ببطء ولديهم حافز منخفض ولكنهم مع ذلك يمكنهم قيادة أنفسهم إلى الحافة لخوض سباق ماراثون كامل. ما الذي يدفع الناس مثل هذا؟
ببساطة مفهومة ، الرغبة في التفوق على الآخرين.
هذا لأن الأفراد يميلون أكثر إلى مواجهة التحديات عندما يتنافسون. هذه الرغبة في التغلب على ساعة الإيقاف أو المسافة أو المنافسة ترجع إلى تحقيق الذات ، وهو مفهوم شاعه عالم النفس أبراهام ماسلو في عام 1954.
سيشعر الفرد الذي يعتقد أن لديها القدرة على إتقان مهمة ما بأنه مضطر للقيام بها. ستختبر هذا الإكراه كنتيجة للحاجة إلى إدراك قدرتها الكاملة – لتحقيق نفسها – من خلال المهمة. لا عجب إذن أن الرياضات الاحترافية هي الجو المثالي لتحقيق الذات.
ماذا يعني هذا بالنسبة للمدير؟
أنه يجب عليك غرس موقف تنافسي في مكان العمل ، والذي يتضمن السماح للموظفين بمقارنة أنفسهم بأقرانهم. على سبيل المثال ، عملت خدمة الصيانة في Intel بشكل سيئ لسنوات قبل تطوير برنامج لوضع فرق من كل مبنى في منافسة مع بعضها البعض من خلال تصنيف عملهم وتقييم هذه النتائج.
على الرغم من عدم وجود حوافز أخرى بخلاف الدافع للتفوق في الأداء على الآخرين ، فقد تحسنت نظافة كل مبنى بشكل ملحوظ ، مما يدل على أن المنافسة وحدها يمكن أن تعزز النتائج.
بطريقة ما ، يجب على المدير الناجح أن يتصرف كما لو كان مدرب الفريق الرياضي. على سبيل المثال ، لا ينبغي للمدرب أبدًا أن يأخذ الفضل في أداء الفريق ، ولا ينبغي للمدير أيضًا أن يشعر بالخداع بسبب الثناء الذي يستحقه.
يجب أن يطالب المدربون أيضًا لاعبيهم من أجل الحصول على أفضل أداء منهم. وبالمثل ، يجب على المديرين فهم كيفية تقديم النقد البناء لموظفيهم.
لا يوجد أسلوب إدارة مثالي ، ولكن من الممكن إيجاد الأسلوب المناسب لكل موقف.
قد يكون لديك فضول لمعرفة ما إذا كانت هناك طريقة واحدة للإدارة أفضل من البقية. في جميع الاحتمالات ، لا.
هذا يرجع إلى حقيقة أن أساليب الإدارة عرضة للتغيير ، ولا يوجد أسلوب مثالي حتى الآن. على سبيل المثال ، كانت الإدارة قاسية وذات تسلسل هرمي صارم في أوائل القرن العشرين. أطاع الموظفون التعليمات دون استجواب رؤسائهم.
تطورت فلسفة الإدارة تدريجياً إلى عملية أكثر لطفًا تراعي الموظف بالإضافة إلى كفاءته. على الرغم من هذا التطور ، فإن الباحثين الذين ينظرون إلى الدافع والقيادة لم يقرروا أسلوبًا واحدًا مثاليًا.
ومع ذلك ، يمكن للباحثين الإشارة إلى متغير يحدد الإستراتيجية التي يجب استخدامها في أي حالة معينة. يُعرف هذا النمط في تقييم مرؤوسيك باسم النضج المتعلق بالمهمة ، أو TRM.
إنه مركب من ميل الموظف نحو المسؤولية والإنجاز ، بالإضافة إلى مؤهلاته وتدريبه وخبراته. نتيجة لذلك ، قد يكون معدل TRM للعامل لوظيفة أو منطقة واحدة أعلى من وظيفة أو منطقة أخرى.
على سبيل المثال ، يمكن أن يكون TRM لمدير المبيعات مرتفعًا عندما يتعلق الأمر بالمبيعات ولكنه منخفض عندما يتعلق الأمر بمعالجة عملية الإنتاج. إن مطالبتهم بالقيام بهذا الأخير سيكون بمثابة مطالبة شخص اعتاد القيادة على طرق ريفية ضيقة بالسفر فجأة على الطريق السريع الرئيسي.
نتيجة لذلك ، قد تختلف مستويات TRM ، وهناك حاجة إلى أنماط إدارة مختلفة بناءً على منصب الموظف. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف لديه TRM منخفض لوظيفة معينة ، فيجب على المدير التأكد من تخطيط العملية بتوجيهات بسيطة وشاملة.
يمكن للمدير أن يبدأ في الحد من مشاركتها مع ارتفاع TRM للموظف مع استمرار تتبع عمليتها. بهذه الطريقة ، تكون العلاقة بين المدير والموظف مماثلة للعلاقة بين الوالد والرضيع.
تتغير أنماط الأبوة والأمومة عندما يكبر الطفل. بالتأكيد ، يريد الطفل أن يُنصح بعدم التعامل مع الأشياء الضارة ، لكن المراهق لا يحتاج إلى إخباره بعدم لمس نصل السكين الحاد. نفس الشيء ينطبق على موظفيك. سوف يكتشفون بأنفسهم كيفية التفوق عندما ينضجون.
الملخص النهائي
إن واجبات المدير متعددة الأوجه ، وقد غيرت طبيعة العمل المتغيرة الدور. هذا يعني أن المديرين المعاصرين مسؤولون عن جمع المعلومات ، واتخاذ القرارات ، والعمل كنماذج يحتذى بها ، وتحفيز العمال ، وتحليل موظفيهم بمرونة.
حدد ما إذا كان الأصدقاء المتبقون مع مرؤوسيك هو الخيار الصحيح لك.
يسأل الناس دائمًا ما إذا كان من المناسب تكوين صداقات مع زملاء العمل. هذا لأن مثل هذه العلاقات يمكن أن يكون من الصعب التعامل معها ، خاصة عندما يتعين على الرئيسة اتخاذ إجراءات تأديبية ضد مرؤوسها. لذلك ، بصفتك رئيسًا ، يجب أن تكون واضحًا بشأن موقفك من هذا الموضوع. ضع في اعتبارك إرسال تقييم أداء حيوي إلى صديق جيد. إذا كان بإمكانك فعل ذلك ، فإن إقامة علاقات شخصية قد يكون منطقيًا ويمكن أيضًا استخدامها لتعزيز العلاقات المهنية.

اترك تعليقًا

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار ووردبريس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s