إلغاء الاشتراك

إلغاء الاشتراك
بقلم- جوسلين ك
يسلط إلغاء الاشتراك (2016) الضوء على صداقتنا المختلة مع البريد الإلكتروني. حياتنا محمومة بدرجة كافية ، لذا فقد حان الوقت لتجنب قضاء الوقت في متابعة رسائل البريد الإلكتروني والرد على الرسائل غير ذات الصلة. يمكنك تنظيم بريدك الوارد وحياتك بمساعدة هذا الدليل العملي.
التركيز على فحص البريد الإلكتروني يمنعنا من الاهتمام بما هو ضروري في الحياة.
كم كنت تحقق من البريد الإلكتروني الخاص بك كل يوم؟ هل تريد إيقافه بأي ثمن ، أم أنك أحد هؤلاء الأشخاص الذين يستمرون في التحديث على أمل تلقي رسالة جديدة؟
وإذا أدركت أنك مهووس قليلاً ، فقد تكون مدمنًا أكثر مما تدرك. ضع في اعتبارك الإحصائية المزعجة التالية: يفتح موظف المكتب النموذجي صندوق بريده 74 مرة في اليوم.
هذا ليس بسبب تعيين مهلة عشر دقائق للرد على الأشخاص ؛ ذلك لأن التحقق من البريد الإلكتروني يسبب الإدمان في حد ذاته.
ربما تعتقد أن التعامل مع صندوق وارد مليء برسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة يعد مهمة صعبة. ولكن هذا ليس هو الحال. تقدم كل من هذه الرسائل غير المقروءة مفاجأة لطيفة – أي أخبار رائعة أو رائعة. حتى إذا كانت فكرة اللحاق بالنصوص بعد عطلة نهاية الأسبوع تمنحك jim-jams ، فسوف تنجذب إلى الوظيفة. لقد أصبحنا مدمنين على إثارة المتعة التي تقدمها بعض الإخطارات.
ينبع إدماننا من الحاجة الأساسية للتأكيد الإيجابي. هذا الدافع هو ما يجعلنا نتفقد صندوق بريدنا مرارًا وتكرارًا ، على الرغم من أنه ليس لدينا أي فكرة عن موعد ظهور الحافز التالي. إنه يبقينا نتفحص البريد العشوائي المستمر والنصوص الوظيفية والعائلية الباهتة بحثًا عن تلك الجواهر غير المألوفة التي تجعلنا نشعر بأننا على قيد الحياة – سواء كان تحديثًا من صديقة فقدت منذ فترة طويلة أو من أحد المعارف المنسيين منذ فترة طويلة.
النص ، من ناحية أخرى ، له تأثيرات نفسية متنوعة. كما أنه ينتج عنه تناقض في التقدم.
نحن نخدع عقولنا عندما نؤجل الأنشطة الحاسمة عن طريق فتح كل رسالة بريد إلكتروني بمجرد وصولها. نشعر بالإيجابية من جانب واحد لأننا نزيد عدد الرسائل في صندوق الوارد لدينا ، لكننا لا ننجز شيئًا تقريبًا في الجانب الآخر.
إن خفض عدد رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة إلى الصفر ، على الجانب الآخر ، يمنحنا إرضاءً ساحقًا تقريبًا لأنه يثير نفس رد الفعل مثل أداء مهمة ذات مغزى. ومع ذلك ، فإن أي بريد إلكتروني يمكن إزالته بسهولة يكون عادةً بلا معنى ويكون له تأثير ضئيل على أهدافنا طويلة المدى.
لذلك لا تنخدع بوهم النمو. هناك أشياء أكثر أهمية يمكن أن تفعلها بوقتك.
تفتقر رسائل البريد الإلكتروني إلى الفروق الدقيقة في المناقشات الحقيقية ، وقد يؤدي فشلنا في الرد عليها إلى حدوث مشاعر سلبية.
إليك موقف يحدث طوال الوقت: أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا بأفضل النوايا ، فقط للحصول على إجابة لطيفة أو ربما عدوانية.
من الواضح أن الكلمات المكتوبة تختلف اختلافًا كبيرًا عن الاتصال المنطوق. لا يمكن أن يتضمن عنوان البريد الإلكتروني إشارات الوجه أو نبرة الصوت أو لغة الجسد. حول هذا ، غالبًا ما نؤلف رسائل بنفس اللغة التي سنستخدمها في الدردشة وجهًا لوجه.
وفقًا لعالم النفس دانييل جولمان ، ينتج عن هذا انحياز سلبي ، حيث يفترض متلقي البريد الإلكتروني أن المادة أكثر تشاؤمًا مما كان متوقعًا. نتيجة لذلك ، إذا كان المرسل مسرورًا بالمحتوى ، فسيشعر القارئ بالحياد. إذا كان المرسل محايدًا ، فسيرى المستلم ذلك على أنه سلبي ، وهكذا.
مصدر قلق آخر يتعلق باعتمادنا على البريد الإلكتروني هو قانون المعاملة بالمثل ، الذي ينص على أن الناس مجبرون على الرد بالمثل على التصرفات الجيدة بسلوك إيجابي. أصبح من الصعب الامتثال لهذه القاعدة بسبب العدد الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها الأشخاص كل يوم.
كانت حكاية مختلفة عندما أرسل عالم الاجتماع فيليب كونز 600 بطاقة عيد ميلاد متقنة الصنع إلى مجموع الغرباء في السبعينيات. ومن المؤكد أنه حصل على عدد كبير من الردود ، بما في ذلك بعض أوراق الرسائل المكتوبة بخط اليد. على مدار الخمسة عشر عامًا التالية ، قرر كل من هؤلاء الغرباء منحه تحيات عطلة مماثلة.
وحتى عندما لم نطلب الإيماءة الأولية ، توضح تجربة كونز رغبتنا في الرد بالمثل.
ومع ذلك ، لا أحد يريد في الوقت الحاضر أن تصل إليك خطًا بريديًا أو حتى مقروءًا ، ناهيك عن 50 فردًا آخرين سيرسلون إليهم في نفس الوقت نسخًا كربونية عمياء. هذا يجعل من الصعب اتباع شرط المعاملة بالمثل ، مما قد يؤدي إلى الشعور بالإحباط والندم والعار.
كن رئيسًا لبريدك الوارد من خلال تحديد ما هو ذي مغزى بالنسبة لك.
ربما تفكر ، “أنا أفهم القضايا ، فما هي الحلول؟”. ستشعر بالارتياح عندما تعلم أن هناك بعض الخيارات لاستعادة السيطرة على بريدك الإلكتروني.
تتمثل إحدى مزايا البريد الإلكتروني في أنه لديك تحكم كامل في كيفية ظهوره ، وما يعنيه ، ووقت إرساله. على الرغم من ذلك ، لديك القدرة على التحكم في عدد رسائل البريد الإلكتروني التي من المحتمل أن تتلقاها.
اعلم أنه لا يوجد أحد يضع مسدسًا في رأسك ويصر على الرد على رسالة بريد إلكتروني على الفور أو بطريقة معينة. من المهم ملاحظة أنه كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تكتبها ، زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ستتلقاها.
يقودنا هذا إلى تمريننا الأول ، وهو التفكير في كيفية تحديد الوظيفة الأكثر قيمة بالنسبة لك.
يمكن اعتبار الوظيفة ذات المغزى بالنسبة لك استثمارًا في حياتك وإرثك. لذا ، تخيل هذا: “هل هناك أي شيء أركز عليه يمكن أن يساعدني في تحسين ما أفعله؟ هل هو تحسين مستقبلي أو حياة الآخرين؟”.
تعد كتابة كتاب ، أو تطوير القدرة على التحدث أمام الجمهور ، أو تعليم الناس التأليف الإبداعي مؤشرات على ممارسة قيمة. مهما كان ، يجب أن تتعرف عليه ، ولن تتمكن من استخدام البريد الإلكتروني بشكل مفيد ما لم تفعل ذلك.
يجب أن يكون لديك شيء مهم لتركيز طاقتك عليه لتجنب إضاعة الوقت. عندها فقط ستكون قادرًا على تجنب تحديث صندوق البريد الخاص بك مائة مرة في اليوم وإضاعة الوقت في كتابة إجابات غير فعالة.
من المفيد أيضًا تتبع المهن والأنشطة المختلفة التي تؤدي إلى عمل هادف. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد الأولويات والتأكد من أنك تستخدم البريد الإلكتروني فقط عندما يكون قابلاً للتطبيق على شيء مهم.
حدد أوقاتًا عصيبة للبريد الإلكتروني وخصص صباحك لعمل مفيد.
نظرًا لأنه من غير المحتمل أن تكون قادرًا على استبعاد البريد الإلكتروني تمامًا من وجودك ، فإن المعضلة تصبح: كيف تحدد مقدار الوقت المناسب الذي تقضيه على البريد الإلكتروني؟
يجب عليك القيام بذلك عن طريق تطوير جدول يومي مخصص لاحتياجاتك.
من الأفضل التوقف عن قراءة رسائل البريد الإلكتروني أول شيء في الصباح ، بغض النظر عن هويتك أو ما تفعله.
إنك فعليًا تجعل أشخاصًا آخرين يضعون أهدافك إذا بدأت في البحث في صندوق البريد الخاص بك قبل أن تخمر فنجانًا من القهوة أو تتناول قضمة. ستقضي الوقت والموارد في الاستماع إلى إشعارات لا طائل من ورائها حتى تدرك ذلك.
بدلًا من ذلك ، اقض أول 60 إلى 90 دقيقة من اليوم في فعل شيء إيجابي.
نعم ، قد يكون إرسال بريد إلكتروني أساسي جزءًا من عملك الهادف ، ولكن تنفيذ قاعدة الإبهام هذه قد يثنيك عن تقليب جميع رسائلك غير المقروءة وفقدان الساعة الأولى من يومك. الساعات الأولى من الصباح مفيدة للغاية. إنه الوقت الذي يكون فيه عقلك في أكثر حالاته تقبلاً وانتباهًا. سيكون من العار إضاعة هذا الوضوح في رسائل البريد الإلكتروني العشوائية.
ومع ذلك ، فإن الصباح ليس هو اللحظة الوحيدة التي يكون فيها قضاء الوقت على البريد الإلكتروني أمرًا فظيعًا. إنها ليست فكرة ذكية أبدًا أن تهدر طاقتك في الصباح. إن كونك “مُجمّعًا” وفقط فحص صندوق البريد مرتين إلى ثلاث مرات في اليوم هو الطريقة الأكثر أمانًا لمنع ذلك.
يتعامل المُرسلون مع البريد الإلكتروني بطريقة أكثر موثوقية وخالية من الإجهاد من أي شخص يتتبع صندوق البريد الخاص بهم على مدار 24 ساعة في اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع.
هذه التقنية تؤدي إلى زيادة الكفاءة. ستكون قادرًا على التركيز على رسائلك الإلكترونية وتشغيلها في الوقت المحدد ، بدلاً من التصفح والرد بلا هدف ، لأنك لن تشعر بالإحباط باستمرار.
إنها مجرد طريقة أفضل للقيام بالأشياء. وفقًا لمسح أجري عام 2015 ، فإن الأفراد الذين يتفقدون بريدهم الإلكتروني باستمرار هم أكثر قلقًا من أولئك الذين حددوا أوقاتًا محددة خلال اليوم للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.
نظّم رسائلك في مجلدات ذات أولوية واستخدم الردود السريعة التي تحدد التوقعات.
إذا سبق لك أن حدقت في المئات من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة وقلت لنفسك ، “يجب أن تكون هناك طريقة أفضل” ، فأنت على صواب. هناك بعض النصائح والحيل البسيطة التي ستساعدك على تحقيق أقصى استفادة من كتل الوقت اليومية.
تتمثل الخطوة الأولى في تخصيص صندوق الوارد الخاص بك وترتيبه في ملفات قابلة للاستخدام. يمكن أيضًا أن تنظم رسائل البريد الإلكتروني الواردة نفسها إذا كنت تستخدم الإعدادات الصحيحة.
للبدء ، يمكنك إنشاء مجلدات متنوعة بمستويات مختلفة من تحديد الأولويات. سيتم توجيه رسائل البريد الإلكتروني من مشرفك وزملاء العمل الآخرين ذوي الصلة إلى مجلد “عاجل” ، بينما سيتم توجيه رسائل البريد الإلكتروني من جهات اتصال أخرى إلى مجلدات تخبرك أنه لا بأس من عدم الرد على الفور.
سيكون من الأسهل بكثير الحفاظ على فعاليتك إذا قمت بفصل الرسائل الأساسية عن الرسائل الأقل أهمية.
يجب عليك أيضًا تطوير عادة جديدة تتمثل في تقديم إجابات قصيرة توضح أهدافك بوضوح.
ستكون مجرد مسألة وقت قبل أن تحصل على رسالة حيوية تتطلب إجابة أطول وأكثر انعكاسًا مما لديك الوقت لتقديمها. ولكن ، ما هو الإجراء الأكثر أمانًا؟ هل يجب عليك تأجيل المهام الأكثر أهمية والتي تستغرق وقتًا طويلاً؟ اكتب تعليقًا متسرعًا ستندم عليه بمجرد إرساله؟ لا يعتبر أي من هذه البدائل هو الأمثل.
في هذه الحالة ، فإن أفضل إجراء هو إرسال إجابة قصيرة لإبلاغ الفرد بأنك قد تلقيت بريده الإلكتروني وأنه سيتم إرسال رد كامل في أقرب وقت ممكن.
قد يكون أي شيء من هذا القبيل: “شكرًا لك على ملاحظتك ، كارين. أوافق على أنه يمكننا التحدث عن هذه التقنيات الحديثة. لسوء الحظ ، أنا أعمل بالفعل في مشروع بموعد نهائي قادم. عندما تنتهي حياتي في نهاية في الأسبوع المقبل ، سأرسل رسالة أكثر إفادة “.
يستغرق الأمر دقيقة أو دقيقتين فقط لإرسال بريد إلكتروني مدروس مثل هذا. فهو لا يساعد المتلقي على تحديد معاييره بشكل مناسب فحسب ، بل يخبرهم أيضًا في كثير من الأحيان أنك قلق بشأن الموقف ولا تتجاهله.
رسائل البريد الإلكتروني الفعالة موجزة إلى حد ما ومدروسة.
يبدو أن الجميع مشغولون للغاية هذه الأيام. يُعزى هذا في جزء كبير منه إلى عوامل التشتيت العديدة التي نواجهها جميعًا ، مثل التدفق اللامتناهي للبريد الإلكتروني والرسائل النصية الواردة والمكالمات الهاتفية وعدد كبير من الشبكات الاجتماعية والإصدارات الإخبارية.
إذن ، كيف تجذب انتباه المستهلكين والزملاء والعائلة والأصدقاء؟
يجب أن تكتب بدقة ، والطريقة الأكثر فاعلية للقيام بذلك هي أن تظل مختصراً. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بفقدان اهتمام المستلم حتى قبل أن يبدأ في القراءة.
يعد إجراء حجة مباشرة من الأعلى طريقة مثالية لتجنب حدوث ذلك.
لنفترض أنك ترغب في دعوة أستاذ ليحضر المؤتمر الذي تنظمه. لا تقضي الأسطر القليلة الأولى في الحديث عن مدى تقديرك لعملها وشرح ما يدور حوله المؤتمر بأكمله. قدم نظرة عامة موجزة ثم انتقل مباشرة إلى علامة خطتك.
تذكر احتياجات المتلقي وتضع نفسك مكانهم.
اسأل نفسك سؤالين: “هل هم غاضبون ، حزينون ، سعيدون ، متحمسون ، مرهقون؟”. ثم هناك قضية “ماذا يريدون مني؟” مع وضع ذلك في الاعتبار ، يمكنك الحصول على فكرة واضحة حول كيفية كتابة الرسالة وتقليل فرص سوء التواصل. هذا سيجعل أفعالك أكثر إثمارًا على المدى الطويل ، لذلك لن تضطر إلى قضاء وقت لاحق في توضيح أو تبرير نفسك.
لنفترض أنك واجهت تحدي تحسين مكان العمل وأنك مستعد لمشاركة أفكارك الإبداعية مع مشرفك. إذا فشلت في وضع نفسك مكان رئيسك في العمل ، فقد تنسى أنها مشغولة هذا الأسبوع وتضيع نصف يوم في كتابة رسالة بريد إلكتروني من ثلاث صفحات لن تقرأها ، بينما قد يكون من الأسهل إرسال ملاحظة قصيرة وسريعة دعها تعرف أنك ستكون سعيدًا ومتحمسًا لتقديم اقتراحاتك كلما سمح الوقت بذلك.
أيا كان الشخص الذي تكتب إليه ، فتأكد من التفكير في كيفية قراءة بريدك الإلكتروني على الأرجح.
نظرة عامة نهائية
لقد ولت أيام قضاء الوقت على عناوين البريد الإلكتروني غير المهمة منذ زمن طويل. حان الوقت لاستعادة ملكية بريدك الوارد وحياتك العملية اليومية. يمكنك تحديد أولويات حياتك وتركيز وقتك على الأمور الأكثر أهمية عن طريق إجراء بعض التعديلات الصغيرة وتطوير سلوكيات جديدة.
استفد من تنبيهات VIP.
إذا لم تتحقق من صندوق البريد الخاص بك أكثر من مرتين في اليوم ، فأنت أفضل حالًا بشكل عام. ومع ذلك ، هناك بعض الأفراد الذين لا ترغب في الانتظار ، مثل مديرك أو أهم عميل لديك. في مثل هذه الحالات ، يمكنك إنشاء حل وسط وتهيئة هاتفك المحمول لتنبيهك إذا أرسل إليك أحد هؤلاء الأشخاص المهمين رسالة. بهذه الطريقة ، يمكنك التوقف عن الوصول إلى صندوق البريد الخاص بك إلا في الفترات المحددة.

اترك تعليقًا

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار ووردبريس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s