الكتابة التي تعمل
-بقلم : كينيث رومان وجويل رافيلسون
كتاب الكتابة التي تعمل (1981) هو دليل موثوق لكتابة الأعمال. هذه الألواح مليئة بالنصائح حول كيفية كتابة خطابات أعمال مباشرة ومقنعة وموجزة ، بدءًا من التقارير المالية إلى الخطب والمراسلات وحتى السير الذاتية.
البساطة والدقة هي أسس الكتابة الفعالة للشركة.
عندما يتعلق الأمر بالخيال ، فمن المغري المبالغة في تعقيد النثر. ومع ذلك ، ستفقد القارئ على الفور إذا قمت بذلك. الحل الأكثر ذكاءً – وهو حل سهل التنفيذ – هو التأكيد على البساطة والشعور الطبيعي.
تعتبر الأسطر القصيرة والعبارات والمفردات هي المعيار ، لكنها لا تعني أن يأخذ السياق المقعد الخلفي.
على سبيل المثال ، تشتهر صحيفة وول ستريت جورنال بسهولة قراءتها ، ونادرًا ما تنشر فقرة تمهيدية تتجاوز ثلاث جمل. لذا ، اتبع توجيهات وول ستريت جورنال واجعل فقراتك قصيرة عن طريق استبدال الجمل الأطول ، مثل الاستخدام ، بأخرى أقصر ، مثل الاستخدام.
الشعور الطبيعي ضروري أيضًا ، ولهذا السبب يجب أن تكتب كما لو كنت تتحدث وتجنب الكلمات المضللة المحتملة. بدلاً من كتابة “الحجج خمسة أضعاف” تأليف “هناك خمس حجج”.
يعد تجنب المصطلحات والمفردات الفنية أمرًا مهمًا في النثر الطبيعي. في الواقع ، كلما تقدمت مفرداتك اللغوية ، زادت احتمالية تسببك في الارتباك. وفقًا للدكتور جولد ، عالم الحفريات والعالم بجامعة هارفارد ، فإن العلماء الشباب يستخدمون مفردات معقدة ومضللة لأنهم يخشون عدم أخذهم على محمل الجد.
ومع ذلك ، سواء كان القارئ والكاتب يتحدثان نفس اللغة التكنولوجية ، فإن أي لغة قد تكون كافية.
لإبقاء الأمر بسيطًا وطبيعيًا ، فإن القاعدة العامة اللائقة هي استبدال أو حذف المصطلحات غير الضرورية أثناء تقدمك. بدلاً من كتابة “في هذه اللحظة من الزمن” ، يمكنك فقط كتابة “اليوم”.
كل ما سبق سيعزز النثر بشكل كبير. يجب أن تكون الخطوة التالية وصفية ودقيقة بقدر المستطاع.
يتضمن ذلك تجنب العبارات العامة التي تتطلب من القراء تصديقك ، مثل “اجتذب منهجنا طلابًا جددًا أكثر من أي وقت مضى.” بدلاً من ذلك ، اذكر عبارات واضحة تزيل أي شك ، مثل “تضاعف عدد الطلاب المسجلين ثلاث مرات إلى 210”.
تميل التفاصيل أيضًا إلى تقليل المبالغة ويمكن أن تساعدك في الحفاظ على ثقة القراء. استخدام صوت شخصي نشط حيثما كان ذلك ممكنًا للبقاء محددًا وإضفاء الحيوية على كتاباتك. على سبيل المثال ، بدلاً من “هذا مقترح” ، اكتب “نوصي”.
اكتب رسائل رائعة مع بعض الحيل السهلة لكل من البريد الإلكتروني والبريد العادي.
نظرًا لأن البريد الوارد لمعظم الأشخاص يفيض ، فإن الجميع يقدر الاتصالات الموجزة. لذا ، كيف يمكنك تصميم رسائل البريد الإلكتروني التي تثير اهتمام القارئ من الكلمة الأولى؟
يبدأ كل شيء بسطر موضوعك ، وهو الفرصة الوحيدة والوحيدة للتميز عن الآخرين. بغض النظر عما إذا كانت الإستراتيجية رسمية أم غير رسمية ، يجب أن تجذب اهتمام المستلم ، كما هو الحال في سطر الموضوع ، “هل عملاؤك سعداء؟”
ثم هناك الصوت ، وهو اعتبار مهم آخر لأن صوت الوسائط الرقمية غالبًا ما يُساء تفسيره. يعد سطر موضوع البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى تسجيل الدخول في الجزء السفلي ، طرقًا ممتازة أيضًا لإنشاء نغمة بناءة للمنشور بأكمله. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون موضوعك “شكرًا جزيلاً لكم جميعًا!” ويمكن أن تكون توقيعك “في صحتك”.
النصيحة الثالثة هي النزول إلى النقطة المهمة وتكوين ما هو ضروري فقط. للقيام بذلك ، حاول قطع نصف ما كتبته في الأصل.
أخيرًا ، آداب السلوك الصحيحة مهمة. إذا كنت تتوقع أن يتحمل الآخرون المسؤولية ، فلا تذكر أكثر من مستلم واحد ، لذلك سيكون من الصعب تحديد المسؤول.
بالطبع ، في بعض الحالات ، هناك حاجة إلى لمسة شخصية أكثر ، حيث تأتي الحروف الورقية. ضع في اعتبارك ما يلي لتتذكرها حقًا:
أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن تكون التحية مكتوبة بخط اليد دائمًا ، وثانيًا ، يجب أن تبدأ بجملة أولى مباشرة وموجزة تعمل كعنوان للمقالة. “أخبرنا جيمس براون عن المخاوف المحيطة بقسم الموارد البشرية” ، على سبيل المثال.
إذا كنت تطلب شيئًا مهمًا ، فابدأ بما تريده ، ووضح لماذا تريده ، وانتهي بالتعبير عن امتنانك. في فقرتك الأخيرة ، يمكنك أن تذكر بوضوح الخطوات التي يجب اتخاذها. ولكن بدلاً من الختام بعبارة “أتطلع إلى الاستماع منك” ، اختتم بعبارة “يرجى إبلاغنا بقرارك بحلول الثامن من يونيو”.
الخطوة الأخيرة هي التوقيع ، والتي يجب أن تكون رسمية ومناسبة لهجتك. “مع خالص التقدير” و “الود” هي اختيارات رسمية جيدة ، بينما “تحياتي” و “أطيب التمنيات” هما خياران مثاليان في بيئة غير رسمية بدرجة أكبر.
انقل وجهة نظرك من خلال خطابات وعروض تقديمية جيدة التنظيم ومركزة.
هل يمكنك التفكير في تفسير واحد لماذا يجب أن ينتبه الناس إليك؟
إنها مشكلة صعبة ، ولكن يجب أن تكون قادرًا على معالجتها أثناء إعداد عرض تقديمي أو خطاب. إذا لم تستطع ، فلا تقلق ؛ من خلال تنظيم الرسالة للتوضيح ، يمكنك ضمان أنها تستحق الاستماع إليها.
أولاً ، قم بإنشاء إطار عمل ذي موضوع واضح لا يُنسى ، مثل “ضاعف دخلك ثلاثة أضعاف”. يجب أن يكون هذا النمط ملحوظًا على أي شريحة لجذب انتباه الجمهور.
ومن خلال تقديم الرسالة بطريقة توضح المعنى ، سوف تجذب اهتمام الجمهور. على سبيل المثال ، عند مناقشة الإعلانات مع رجال الأعمال ، قد تبدأ بدراسة سوق جمهورك.
ومع ذلك ، يجب التمييز بين هذه التقنية والطريقة الشائعة لوضع العلامات على الشرائح ، مثل “أنماط التسعير”. بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون لكل رسم بياني وخريطة تعرضهما عنوان رئيسي يعزز الفهم. “التنافس على الأسعار آخذ في الارتفاع” ، على سبيل المثال.
بعد قولي هذا ، فإن تقديم مقدمة مباشرة يكون عديم الفائدة إذا لم تتمكن من إشراك الجمهور. للقيام بذلك ، اطرح عددًا كبيرًا من الأسئلة ودع الجمهور يستنتج الإجابات قبل الإجابة عليها. يمكنك أيضًا إبقاء الناس في حالة تخمين من خلال تضمين مواد غير متوقعة ، مثل التسجيلات الصوتية لشهادات المستهلك.
أخيرًا ، من المهم أن تنتهي بملاحظة لا تُنسى تكمل الخطاب. قد تكون هذه صورة قوية أو ، بالنسبة للعروض التقديمية الأكبر ، هدية صغيرة تمثل المعنى الخاص بك.
هناك بعض العناصر الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء إلقاء خطاب بدلاً من إلقاء محاضرة. أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن يكون للخطاب عنوان جذاب يثير التشويق. “الشجرة التي تنمو إلى السماء (في وول ستريت)” على سبيل المثال.
تفاعل مع كل من الموضوع والجمهور في بداية المحاضرة ، ولكن انتقل بعد ذلك إلى المرحلة الفردية الأكثر صلة. لا تضيع الوقت في الذهاب إلى الظلال.
وتذكر أنه كلما كنت طبيعيًا أكثر ، كلما كان ذلك أسهل. اقرأ مسودتك بصوت عالٍ وتأكد من أنك تؤتي ثمارها على هذا النحو. قم بتحريرها بحيث تبدو وكأنها محادثة عادية وتحتاج فقط إلى إلقاء نظرة عليها للبقاء على الموضوع.
إجراء الأفراد بخطط وتقارير واضحة للعمل.
الخطط والسجلات ، سواء كنت ترغب في ذلك أم لا ، هي مكونات أساسية للاتصال المؤسسي.
إنها مهمة ، في معظمها ، بسبب السلوك الذي تفرضه. إذا تم نشر مقترح أو ورقة بطريقة غير مقنعة ، فنادراً ما يتم اتخاذ الخطوة. لكن كيف يمكنك بناء استراتيجية تحفز المواطنين على اتخاذ الإجراءات؟
الحيلة هي حجة تشبه الهرم تؤدي إلى التوصية. حجة الهدف النهائي تقع في قمة الهرم. “لشراء امتياز متزايد ،” على سبيل المثال. ثم يتم تقسيم الغرض إلى مجموعة متنوعة من المجموعات ، ولكل منها هدفها المميز. في الحالة السابقة ، قد يكون أحد هذه الأهداف الفرعية “يتفوق على المنافسة”.
مستوى واحد لأسفل ، هذه الحزم مدعومة بإحصائيات مثل “المنافسة راكدة” و “الطلب آخذ في الازدياد”. عند إبداء هذه التعليقات ، ضعها دائمًا في إطار هدفك العام ، وليس كنقاط فردية. باختصار ، يجب أن تكون ذات صلة بوجهة نظرك وتدعمها.
أخيرًا ، قد تحتوي خارطة الطريق على اقتراحات محددة فيما يتعلق بالإجراءات التالية. النظر في خطة الامتياز المذكورة أعلاه ؛ قد يكون أحد الاقتراحات هو “البحث في ستة مواقع مربحة بشكل معقول لتطوير متاجر جديدة”. يعمل هذا منذ الخطوة التالية ، “البحث في ستة أماكن” ، والأساس المنطقي للقيام بذلك ، “إنشاء متاجر جديدة” ، كلاهما واضح.
عندما يتعلق الأمر بالتقارير ، تختلف الإستراتيجية بمهارة – وكذلك الهيكل. على وجه التحديد ، يجب تحديد هدف التقرير بوضوح وبشكل مثير للاهتمام من البداية. على سبيل المثال ، “تبحث هذه الدراسة في الجدوى المحتملة لمتجر امتياز في وسط مدينة طوكيو.”
يجب أن يكون الإطار الذي يلي الجملة الأولى مرنًا ؛ قد تبدأ باقتراحات ، وتنتقل إلى دليل مؤيد ، أو يمكن أن تذهب بالترتيب المعاكس. لديك الكثير من الفواصل هنا طالما أن الهيكل عقلاني.
اعلم أنه يمكن حجز الرسوم البيانية والجداول حتى النهاية في ملحق.
تحدث إلى رغبات وقضايا القارئ الخاص بك لبيع الأفكار والحصول على التمويل.
مهما كانت الصناعة ، قد تضطر إلى استخدام الكتابة لتسويق مفاهيمك في مرحلة ما. يجب أن تكون توصياتك مقنعة. فكيف يمكنك أن تفعل ذلك؟
للبدء ، فإن القاعدة الأساسية الجيدة هي قطع المطاردة: قل ما تريد واشرح السبب لاحقًا.
إنه سهل مثل تقديم الموضوع وجوهر نصيحتك في الفقرة الأولى ؛ سيساعد هذا القارئ على إدراك هدفك.
بعد ذلك ، يمكنك إظهار معرفتك بالموضوع من خلال توفير تفاصيل السياق. على سبيل المثال ، أقنعت شركة استشارية ذات مرة مجلس إدارة حديقة نيويورك النباتية بتقديم سياسة بيئية جديدة من خلال تسليط الضوء على عملها السابق. حددت الشركة زياراتها السابقة للحدائق النباتية الأخرى وقدمت مراجعة مالية ذكية لتكاليف المشروع الجديد.
يمكنك أيضًا التأكيد على مزايا القارئ. ستقوم بذلك عن طريق إضافة المزايا إلى مجموعة من الأولويات التي تؤدي إلى التدخل المقترح. كتوضيح ، يمكنك القول أن هدفك هو “تحقيق عائد مناسب على الاستثمار”.
إذا اتخذت الإجراءات الموضحة أعلاه ، فيجب أن تكون قادرًا على إقناع شخص ما بتوصياتك. ومع ذلك ، إذا كنت تلاحق المنح ، فستحتاج إلى أن تكون أكثر دقة بشأن استراتيجيتك.
يجب أن تشرح فقط مقدار الأموال التي تطلبها وكيف سيتم تخصيصها في الفقرتين الأوليين لإثبات أنك تتبع متطلبات الممول. من هناك ، ستنتقل إلى بيان تم إنشاؤه منطقيًا حيث يتم دعم كل حالة من خلال إثبات ويتدفق إلى التالي.
خلق شعور بالإلحاح من خلال إثبات أن مكاسب المشروع ستضيع إذا لم يتم الحصول على التمويل.
أخيرًا ، سترغب في جذب انتباه القارئ. نهج مماثل لتطبيق ازدهار على العرض هو خيار مهم هنا. يمكنك ، على سبيل المثال ، أن تبدأ بشرح مقنع لشخص ستتغير حياته بالكامل من خلال التمويل.
اجعل البريد الحلزون يعمل.
يمكنك أن تحتقر البريد غير الهام الورقي القديم ، ولكن الحقيقة هي أن التسويق عبر البريد المباشر يعمل.
لنلقِ نظرة على كيفية جعل الأشياء تعمل من أجلك.
القاعدة الذهبية هي البدء بمجموعة محدودة من العملاء والتوقف عن رسم التعميمات على ما ينجح. تذكر أن تغيير سعر سلعة أو خدمة أو يوم من أيام الأسبوع يحصل فيه العميل على بريدك سيكون له تأثير كبير على فعالية حملة ترويج البريد.
فيما يلي بعض المؤشرات التي يجب استخدامها أثناء إنشاء المواد التسويقية:
أولاً ، قم بتكوين العطاء بخط عريض على الجزء الخارجي من الظرف ، مما يعني ضمناً أن الرسالة تتضمن معلومات مفيدة. بعد ذلك ، تابع هذا الدليل من خلال تقديم شيء حصري ويتضمن عرضًا مثيرًا للاهتمام. هذا موقع ممتاز للترقية ، مثل التنزيل المجاني أو الخصم.
بصرف النظر عن ذلك ، ستتم قراءة إعلانات البريد المباشر بالتأكيد عندما يحوم المستلم فوق كومة إعادة التدوير ، لذلك من الأهمية بمكان البدء بنوع من التفاصيل المثيرة للاهتمام.
أمريكان إكسبريس هو مثال جيد. وقالت شركة بطاقات الائتمان في إعلاناتها بالبريد المباشر: “بكل بساطة ، بطاقة أمريكان إكسبريس ليست للجميع”.
أخيرًا ، وربما لا يثير الدهشة ، غالبًا ما يكون الجزء PS من الرسالة هو الأكثر قراءة. هذا يجعله مكانًا ممتازًا لإثارة اهتمام القارئ من خلال ذكر صفقة محدودة الوقت تجبره على التصرف على الفور.
ولكن ماذا لو كنت تستخدم البريد المباشر لجمع الأموال؟
ضع في اعتبارك الاقتراحات التالية:
أظهر الحماس وجذب مشاعر القارئ في الرسالة نفسها. “مغلق: الفرصة الأولى لإبلاغ الجمعية الوطنية للبنادق بالذهاب إلى الجحيم!” قراءة الجزء الخارجي من رسالة إصلاح مؤيدة للسلاح. ثم جاء في الرسالة ، “عزيزي ضحية المسدس المحتملة …”
ثانيًا ، غالبًا ما يكون الحصول على مانحين إضافيين أمرًا مفيدًا لأن غالبية الأفراد الذين يساهمون مرة واحدة يمكنهم التبرع مرة أخرى ، وهذا هو سبب أهمية استمرار الشراكات. سيساعدك إرسال تذكيرات بالمشروع ورموز الامتنان الصغيرة ، مثل الدبابيس ، في الحفاظ على أمان شراكات شركتك.
عند تقديم الطلب فعليًا ، يمكنك اقتراح رقم معين أو اختيار للتبرع. أخيرًا ، تذكر أن التبرع هو تجربة شخصية ؛ يجب أن يظل الاستئناف مكتوبًا كما لو كان مخصصًا للقارئ.
احصل على وظيفة أحلامك من خلال سيرة ذاتية جيدة الصنع ورسالة تعريفية.
القليل من أجزاء الكتابة لها نفس التأثير المحتمل لتطبيق العمل. كيف تجعل لك أقوى؟
ابدأ بكتابة ملخص بخط عريض. يمكن أن يشمل ذلك كل ما عليك مشاركته ، سواء كانت معرفة أو خبرة أو نتائج. على سبيل المثال ، يمكن كتابة عبارة “12 عامًا من الخبرة في إدارة المبيعات ، وأظهرت مهارة في إدارة فرق المبيعات”.
الخطوة التالية هي إنشاء مخطط لوظيفتك السابقة بترتيب تسلسلي ، مع التواريخ والعناوين ومجموعة متنوعة من الأدوار السابقة. سلط الضوء على النتائج الفريدة والمعالم التي حققتها. تخطي شيئًا قديمًا أو قديمًا أو غير مهم ، مثل تاريخ السفر أو الحقبة أو الصورة.
بمجرد الانتهاء من قسم السيرة الذاتية في المستند ، يمكنك كتابة خطاب تغطية قاتل.
أولاً وقبل كل شيء ، أرسل رسالتك إلى شخص واحد بالاسم. بدلاً من “عزيزي المدير الإبداعي” اكتب “عزيزتي السيدة جونز”. بعد ذلك ، أوقف أي مقدمات ملتوية بالبدء بتعليق مباشر حول سبب كتابتك. على سبيل المثال ، قد تكتب ، “أنا أكتب لتطبيق ترشيحي لدور محلل البحث.”
قم بتغطية مؤهلاتك الأساسية بعد تقديم الموضوع. قم فقط بتأليف الأشياء التي ستخبر بها رئيسك وجهاً لوجه.
من الجيد أيضًا مقاومة الإطراء. كما هو الحال في أي قطعة كتابية لائقة ، توصل إلى الموضوع بسرعة ودقة ؛ يجب أن تكون قادرًا على التعبير عما تريده في حوالي نصف جملة.
بعد ذلك ، انتقل إلى المستوى التالي ، مشيرًا إلى الأيام والأوقات التي تكون فيها متاحًا للدردشة وكذلك الوقت الذي ستتصل فيه للمتابعة.
وبالفعل ، يمكنك المتابعة ؛ سوف يميزك عن الحشد ولا يتطلب أي جهد على الإطلاق!
امنح صاحب العمل خطابًا يتجاوز مجرد شكر أساسي ؛ يؤلف شيئًا مهمًا أو مهمًا أو مرتبطًا به بعد مقابلتها. يمكنك الإدلاء ببيان بشأن شيء أدرجه صاحب العمل المحتمل والذي يعد حاسمًا لفترة عملك في شركة تقنية ناشئة.
دعوة تجربة القراءة لتعديل وتنسيق المنتج النهائي الخاص بك.
أنت الآن تفهم كيفية تكوين طريقك للخروج من كل حالة. ومع ذلك ، قبل إرسال نسختك النهائية ، يمكنك فهم أساسيات التحرير والتنسيق. هذه اللمسات الأخيرة حاسمة ، وخلال المراجعة الأولى ، يمكنك إخراج كل ما تعتقد أنه غير ضروري.
تذكر الكاتب الشهير مارك توين إذا كنت بحاجة إلى القليل من التنبيه. لقد كان مؤمنًا حقيقيًا بأن إزالة الكلمات تجلب الحيوية للكتابة ، ونتيجة لذلك ، شعر أنه يمكن حذف كلمة من كل ثلاث كلمات.
بعد تقليم الدهون ، قرر ما إذا كان ترتيب المواد الخاصة بك صحيحًا ؛ إذا لم يكن كذلك ، فقم بقصه ولصقه كما هو مطلوب.
بعد ذلك ، تكون مستعدًا لإجراء فحص أخير للحقائق لتقييم صحة قضيتك. تذكر أن خطأً رياضيًا واحدًا سيلحق الخراب بسمعتك.
إذا كنت تعمل على قطعة خلال فترة زمنية طويلة ، فستبدأ الأخطاء في التلاشي في الخلفية. امنح وقتًا كافيًا في المسودات لجعل شخص آخر يقرأ الكتابة لاكتشافها. يمكن أن تساعد كل هذه التحركات في اكتشاف الأخطاء التي لم يتم اكتشافها من قبل.
بعد كل ما سبق سينتج عن منتج نهائي معدل تمامًا. الخطوة الأخيرة هي تنسيقها بحيث تتم قراءتها بسلاسة وجاذبية.
ابدأ برأسية مركزة بأحرف كبيرة لجذب انتباه القارئ. بعد ذلك ، قسّم النص إلى فقرات قصيرة لجعله يبدو أكثر إتقانًا ويسهل التحكم فيه. افصل بين الفقرات بمسافات أسطر بدلاً من المسافات البادئة لتوفير مساحة أكبر في مقالتك.
الخط المائل هو خيار أقوى للتركيز من وضع خط تحت أو نص مصور ، ويمكن حجز الأحرف الكبيرة للعبارات التي تحتاج إلى الكثير من الجاذبية.
أخيرًا ، استخدم بعض تقنيات التنسيق لمساعدة القارئ على فهم طريقة تفكيرك. أحد الخيارات هو استخدام الرموز النقطية أو الأرقام أو الحروف لتقسيمها ، بينما يتمثل الخيار الآخر في استخدام العناوين الفرعية. إذا كنت تريد أن تكون فعالًا للغاية ، فاستخدم عناوين فرعية مرقمة مكتوبة بخط عريض وتحتوي على مساحة كبيرة فوقها وأسفلها.
الملخص النهائي
الوضوح والإيجاز والخطابة التي تجذب الانتباه هي السمات المميزة لأدب الأعمال. إذا كنت تؤلف بريدًا إلكترونيًا لوظيفة أو نسخة ترويجية لحملة إعلانية ، فيجب أن تكون الأولويات للتعبير عن الحجة بإيجاز ، وفهم وجهة نظر القارئ ، والالتزام بإطار عمل صارم.
يمكن التعامل مع الكلمات الجنسانية بشكل صحيح.
في اللغة الإنجليزية ، غالبًا ما يستخدم الضمير الجماعي “هو” كمعيار لتطبيقه على كل من الرجال والنساء. عند استخدامه إلى أجل غير مسمى ، ينتج عنه جمل قديمة الطراز ومثيرة للجدل تستبعد النساء ، مثل “يأمل كل كاتب في ترك إرث”. ومع ذلك ، فإن الجمع بين “هو” و “هو أو هي” أمر غير مريح ، واستخدام الضمير “هم” خطأ نحويًا.
ولكن ، ما الذي يجب أن يفعله الكاتب الواعي بالنوع الاجتماعي؟
في حالات معينة ، يمكنك بسهولة تبديل الموضوع من المفرد إلى الجمع ، كما هو الحال في “يتوقع جميع المؤلفين ترك إرث.” إذا لم يفلح ذلك ، فحاول التبديل بين “هو” و “هي” في النص لتكون شاملاً.