إنتاجية قصوى
-بواسطة : روبرت سي بوزين
في الإنتاجية
كيفية الاستفادة القصوى من وقتك. هل شعرت يومًا بعدم وجود ساعات كافية في اليوم؟ هل تمنيت يومًا أن يكون لديك المزيد من الوقت بين يديك؟ إذا أجبت بنعم على أي من هذه الأسئلة ، فهذا هو الكتاب المناسب لك! الإنتاجية القصوى (2012) هي دليلك لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.
المقدمة
هل ليس لديك الوقت الكافي؟ أم أنك تستغل وقتك بشكل سيئ؟ قد يبدو هذا سؤالًا صعبًا إلى حد ما ، لكنه يعتقد المؤلف أنه يجب علينا التفكير فيه إذا أردنا إطلاق العنان للإنتاجية القصوى. وبقدر ما يبدو من الجنون ، فإن كل شخص لديه القدرة على أن يكون منتجًا للغاية! ليس عليك أن تكون سوبرمان أو أن يكون لديك وقت لا نهاية له تحت تصرفك. بدلاً من ذلك ، عليك فقط معرفة كيفية اختراق عقلك والاستفادة القصوى من الوقت الذي لديك. وعلى مدار هذا الملخص ، سنستكشف أهم نصائح روبرت سي بوزين للقيام بذلك بالضبط.
الفصل الاول: اجعل معظم وقتك من خلال تحديد الأولويات
هل شعرت يومًا أن قوائم مهامك تحتوي على قوائم مهام؟ أو وكأنك تغرق تحت كل المخططين والمنظمين وملحقات الإنتاجية التي تشتريها؟ يمكنك شرائها على افتراض أنه إذا كان لديك فقط الأدوات المناسبة في حزام الأدوات الخاص بك ، فستتمكن من التحكم في حياتك وزيادة إنتاجيتك. لسوء الحظ ، ربما لاحظت بالفعل أنه لا يعمل بهذه الطريقة. لأن كل هذه الأدوات هي بالضبط: الأدوات. إنها أشياء مفيدة لك لاستخدامها بنفس الطريقة التي يمكن أن يساعدك بها مقياس الإطارات في إصلاح الإطار. ولكن ، تمامًا مثل مقياس الإطارات ، ليس لديهم القدرة على القفز وإصلاح حياتك بطريقة سحرية من أجلك. لن يتحقق مخططك أبدًا من العناصر الموجودة في قائمة مهامك أثناء نومك. لا ، للأسف ، لن تعمل هذه الأدوات إلا إذا بذلت جهدًا بنفسك. لكن قول هذا أسهل من فعله.
في العصر الرقمي ، أصبحت فترات انتباهنا أقصر من أي وقت مضى ولدينا انقطاعات أكثر من أي وقت مضى. البقاء على المسار الصحيح في مهمة فردية قد يبدو مستحيلًا. وينطبق الشيء نفسه على التحفيز الذاتي. بالتأكيد ، يمكنك أن تقول لنفسك ، “أنجز هذا ، وبعد ذلك يمكنك الحصول على كب كيك ،” لكننا نعلم جميعًا أنه يمكنك تناول كب كيك الآن سواء أكملت هذه المهمة أم لا. لذا ، كيف يمكنك أن تفعل ذلك؟ كيف يمكنك وضع خطة ، والتمسك بها ، وتحقيق أهدافك حقًا؟ يعتقد المؤلف أن تحديد أولويات مهامك هو المفتاح الأول لفتح حياتك الأفضل والأكثر صحة وإنتاجية. نسيان التخطيط للمستقبل أمر سهل ؛ مع الوتيرة المحمومة لحياتنا الحديثة ، يبدو أنه الأسبوع المقبل – أو العام! – عبء العمل يقع على عاتقك في الوقت الذي تستغرقه في الوميض. ولكن إذا كنت ترغب في البقاء على اطلاع بجدولك الزمني بدلاً من السماح له بالتدحرج ، فإن بوزين يعتقد أن التخطيط المسبق أمر بالغ الأهمية.
لذا ، كيف يمكنك التخطيط بفعالية؟ تتمثل إحدى الإستراتيجيات الرائعة في تنظيم وتصنيف أنواع الأشياء التي تخطط لها. على سبيل المثال ، هناك اختلاف كبير بين التخطيط لاجتماع مجلس الإدارة في الأسبوع المقبل والتخطيط لتغيير المسار الوظيفي. لهذا السبب يوصي المؤلف بتصنيف خططك من حيث “الأهداف” و “الأهداف” و “الأهداف”. يمكنك التفكير في “الأهداف” على أنها قضايا واسعة النطاق وكبيرة لها علاقة بحياتك المهنية. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في توسيع نطاق عملك وفتح فرع ثانٍ جديد ، فسيكون هذا هدفًا ومن المحتمل أن تقوم بوضع استراتيجية لهذا الهدف على مدى عدة سنوات. لذلك ، فإن الهدف مختلف تمامًا عن الهدف ، والذي قد يستغرق ما بين بضعة أشهر وسنتين لتحقيقه. قد يكون أحد الأمثلة الجيدة على الهدف هو بدء تدريب داخلي في شركتك. أخيرًا ، الأهداف هي مهام أصغر لها علاقة بالوقت الحاضر. تستغرق الأهداف عادةً أقل من شهرين لتحقيقها ، لذا فهي أهداف أكثر إلحاحًا مثل إكمال أوراقك أو تصميم حملة إعلانية. ونظرًا لأن أهدافك وأهدافك من المرجح أن تكون عناصر من حياتك اليومية ، فمن المهم أن تتذكر أن تظل على رأسها وأن تقوم بجدولتها بشكل مناسب.
الفصل الثاني: التقديس هو عدو الإنتاجية
من المحتمل أن تكون هذه العبارة صحيحة لأنك مررت بتجربة حميمة مع واقعها القاسي. لقد قمنا جميعًا بالمماطلة في وقت أو آخر لأنه من السهل جدًا تأجيل شيء ما عندما لا تشعر به. من السهل جدًا أن تقول ، “حلقة واحدة فقط ثم سأبدأ العمل …” أو “سأستيقظ مبكرًا وأقوم بذلك غدًا!” (وإذا لم تخبر نفسك بهذه الكذبة الأخيرة من قبل ، فإليك نصيحة مهمة: عقلك يكذب عليك تمامًا عندما يحاول إقناعك أنك ستستيقظ مبكرًا وتفعل ذلك غدًا! خذها من تجربتي المريرة : بالتأكيد لن تفعل ذلك مبكرًا غدًا. افعلها الآن). التسويف هو أحد تلك الأشياء التي نعلم أنه لا ينبغي علينا القيام بها … لكننا نفعل ذلك غالبًا على أي حال. ربما لأنك تكره حقًا المهمة التي يتعين عليك القيام بها. ربما تكون في حالة إنكار بشأن المدة التي ستستغرقها لإنجاز هذه المهمة أو مقدار الوقت الذي أهدرته بالفعل. لكن الحقيقة ، بغض النظر عن أسبابك ، فإن التسويف هو دائمًا عدو الإنتاجية.
لذا ، كيف يمكنك التغلب عليها؟ يوصي المؤلف أن تبدأ بمعالجة المشاعر التي تدفع إلى التسويف. لذا ، دعونا نفحص واحدة من أكثر المشاعر شيوعًا – والأقل تحدثًا عنها – التي تغذي التسويف. لوضع هذا في سياق مع مثال ، أريدك أن تعيد التفكير في تجارب حياتك التي لا علاقة لها بالعمل. على سبيل المثال ، هل سبق لك أن طلبت حزمة وانتظرت وصولها بفارغ الصبر لتجد أن الإثارة تتلاشى عندما تصل أخيرًا؟ قد تبدو هذه التجربة العاطفية محيرة ، لكن في الواقع من السهل شرحها! لأنه في بعض الأحيان تكون متحمسًا لامتلاك شيء ما تتطلع إليه أكثر مما أنت متحمس بشأن المنتج المادي الذي اشتريته! وينطبق الشيء نفسه غالبًا على المشروعات أيضًا. سواء حصلت على ترقية جديدة في العمل أو كنت متحمسًا لقيادة مشروع جديد ، فإننا غالبًا ما نبدأ متحمسين حقًا ونجد أن حماستنا تتضاءل مع مرور الوقت. (عادة ما يبدأ في التلاشي بمجرد أن نصل إلى جزء “العمل” الفعلي من المشروع!) على النقيض من ذلك ، ربما تكون قلقًا حقًا بشأن مشروع ما وكنت قلقًا بشأنه لفترة من الوقت. ولكن بمجرد أن تجلس للعمل عليها ، تختفي تلك الإثارة أو القلق. في مكانها ، الملل المطلق أو الانزعاج من حقيقة ما عليك القيام به.
بمجرد زوال الإثارة أو القلق ، من السهل أن تتعب من المشروع ، وتبحث عن طرق لتجنبه ، وتطارد الارتفاع العاطفي التالي. لذلك ليس من المستغرب أن تكون هذه الدورة عاملاً هائلاً في تطوير والحفاظ على علاقتنا مع التسويف. ولكن الآن بعد أن علمنا أن هذا هو ما يحدث ، فلنجد طريقة لمواجهته. يُظهر بحث المؤلف أنه يمكننا في الواقع خداع أدمغتنا لاختراق هرموناتنا السعيدة وتمكيننا من البقاء متحمسًا. كيف يعمل؟ حسنًا ، كل شيء يبدأ بالاختيار. ليس سراً أن البشر يحبون الاختيارات. في الواقع ، السماح لطفلك باتخاذ قرارات صغيرة هو أحد أكثر نصائح الأبوة والأمومة شيوعًا! حتى اختيار شيء بسيط مثل لون الفستان الذي ترغب في ارتدائه اليوم يمكن أن يجعل الطفل يشعر بالفخر والقوة. ونفس الشيء صحيح بالنسبة للكبار! غالبًا ما نربط بين الرضا الشخصي والمهني والشعور بالسيطرة ، لذا فإن اتخاذ الخيارات هو طريقة سريعة لاختراق دوافعنا.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك كم هائل من العمل للقيام به ، فحاول اتخاذ الخيارات التي ستساعدك على تقسيم ذلك الجبل إلى أجزاء صغيرة يمكن التحكم فيها. على سبيل المثال ، لنفترض أنه يجب عليك قراءة مستند مكون من 50 صفحة ثم تصميم عرض تقديمي باوربوينت يعكس المعلومات التي قرأتها. إذا كنت تفكر في هذه المهمة في مجملها ، فإنها تبدو ساحقة! سيستغرق الأمر ساعات! يكفي أن تجعلك تستسلم وتبدأ في مشاهدة برنامجك المفضل على Netflix. ولكن ماذا لو قسمت هذه المهمة الكبيرة إلى زيادات أصغر وعالجت كل واحدة على حدة؟ يمكنك البدء بإعادة صياغة مهمتك في عقلك وتفكيرك ، “يجب أن أقرأ هذا المستند أولاً”. إذا كان بإمكانك القيام بذلك في مساحة عمل مريحة ، ويفضل أن يكون ذلك مع فنجان من القهوة أو الشاي اللذيذ من أجل اندفاعة من الدوافع اللذيذة ، فمن الأسهل التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. وبمجرد أن تنجز هذه المهمة ، كافئ نفسك باستراحة صغيرة أو كب كيك وانتقل إلى المرحلة التالية!
الفصل الثالث: إذا كانت المهمة تستحق القيام بها ، فمن الأفضل أن تفعلها بشكل سيء
ربما لم تسمع بهذه العبارة من قبل ، أليس كذلك؟ إذا كان هناك أي شيء ، فقد تكون معتادًا على سماع العكس: يجب القيام بكل مهمة بأفضل ما لديك. هذه هي العبارة التي عادة ما يتم حفرها في رؤوسنا على مر السنين. ولكن قد يفاجئك أن تعلم أنه لا يوجد شيء أبعد عن الحقيقة! ذلك لأن هذه العبارة غالبًا ما تأتي بنتائج عكسية. بدلاً من تشجيعنا على بذل قصارى جهدنا ، عادةً ما تولد هذه العبارة نزعة الكمال المعطلة التي تجعلنا نضيع الوقت ونضيع في موجات من القلق. لذلك ، هذا هو السبب في أن الدرس الرئيسي لهذا الفصل هو “إذا كانت المهمة تستحق القيام بها ، فإن الأمر يستحق القيام بها بشكل سيء.” بعبارة بسيطة: لا تقلق من الأشياء الصغيرة.
هذه قاعدة أساسية جيدة يجب تنفيذها في حياتك اليومية لأنها يمكن أن تساعدك على توفير الوقت والاسترخاء. إذا قمت بتطبيق هذه العقلية جنبًا إلى جنب مع الفصل السابق حول تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك ، فيمكنك تجنب الوقوع الشائع المتمثل في إضاعة الوقت في المهام الصغيرة التي تستنزف طاقتك ومواردك. على سبيل المثال ، بفضل جدول أعمالي المزدحم ، غالبًا ما أجد صعوبة في الرد على الرسائل. لا يهم ما إذا كانت رسائل بريد إلكتروني أو نصوص مهمة من الأصدقاء ، فجميع الرسائل تميل إلى التراكم في صندوق الوارد الخاص بي ويتم تجاهلها لأيام لأنني ببساطة لا أملك الوقت الكافي لمراجعتها خلال يوم عادي. ولكن لأنني أشعر بالقلق من النظر إلى قائمة التنبيهات المتزايدة باستمرار – (هناك شيء مرهق بشكل خاص حول تلك النوافذ المنبثقة الصغيرة الحمراء التي تخبرني أن لدي 73 رسالة غير مفتوحة) – عادةً ما أضع ، “الرد على الرسائل” في الجزء العلوي قائمة المهام الخاصة بي. هذا يعني أنه عندما أنظر إلى قائمة المهام الخاصة بي وأستعد لبدء التحقق من الأشياء ، يبدو أن “رسائل الإجابة” هي أهم شيء بالنسبة لي. ولكن قد لا يكون هذا هو الحال بالضرورة! يمكن أن يستغرق مني استعراض كل رسالة وصياغة رد شخصي على كل منها ساعات ؛ يمكنني بسهولة إضاعة يوم كامل في العمل من خلال صندوق الوارد الخاص بي. لكن رسائلي قد لا تكون أهم شيء أو أكثر الأشياء التي يجب أن أفعلها حساسية للوقت. لذا ، إذا كانت أولوياتي غير جيدة وقمت بمعالجة الرسائل أولاً ، فقد أتخلف عن أشياء أكثر أهمية. قد أهمل المشروع الذي يجب أن يكتمل في غضون 48 ساعة بينما أقوم بالرد على الرسائل التي ليست حساسة للوقت على الإطلاق.
ربما يكون نفس الشيء صحيحًا بالنسبة لك! لذلك ، في هذه الحالة ، سيكون من الأفضل بالنسبة لي فحص صندوق الوارد الخاص بي بسرعة والإجابة على بعض الرسائل الأكثر أهمية بسرعة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. قد لا يكون كل رد شخصيًا أو مفصلاً كما قد أرغب ، ولكن إذا تم إنجاز المهمة بشكل جيد بما فيه الكفاية وشطبها من قائمة المهام الخاصة بي ، فأنا بحاجة إلى أن أكون على ما يرام مع ذلك والمضي قدمًا! ولهذا السبب يوصي المؤلف بتطبيق مبدأ OHIO لمساعدتك في تحديد أولويات مهامك الأكثر أهمية. يرمز OHIO إلى “تعامل مع الأمر مرة واحدة فقط” لأن هذه الممارسة توفر لك الكثير من الوقت! وإليك كيفية عملها عمليًا: لنفترض أن أحد الأصدقاء قد طلب منك قراءة مسودة من روايته وتقديم ملاحظات مخصصة. نظرًا لأنهم صديقك وترغب في مساعدتك ، فقد تميل إلى أن تقول ، “بالطبع!” لكن في الواقع ، ما الذي قد يحدث؟
السيناريو الأكثر واقعية هو أنك ستوافق على مراجعة كتابهم ثم نسيان كل شيء عنه. بمجرد فتح هذا الإشعار ، فإن بريدهم الإلكتروني سوف يتلاشى ببساطة في فترات استراحة صندوق الوارد الخاص بك ويخرج من عقلك تمامًا. ستمر أسابيع قبل أن يركض شيء ما ذاكرتك ، وبعد ذلك سوف تقوم بالتمرير بشكل محموم عبر صندوق الوارد الخاص بك ، محاولًا أن تتذكر متى أرسلوه ، وماذا كان يسمى الكتاب ، أو أي شيء قد يساعدك في تعقب البريد الإلكتروني. إذا عثرت عليه وراجعته ، فمن المحتمل أن تفعل ذلك في ضباب مملوء بالقهوة وهذا ليس في الحقيقة أفضل جهد لك. ولكن إذا استخدمت طريقة OHIO ، فستنظر على الفور في البريد الإلكتروني الخاص بصديقك ، وتفكر فيما إذا كان لديك الوقت لمراجعة كتابه ، وإرساله بالبريد الإلكتروني مع اتخاذ قرار. كما ترون من هذه الأمثلة ، فإن تجنب الكمال والتعامل معها مرة واحدة فقط يمكن أن يساعدك في اختراق أي قائمة مهام!
الفصل الرابع: الملخص النهائي
يرغب الجميع في أن يكونوا أكثر إنتاجية. ولكن نظرًا لأننا نغرق في فوضى أيامنا المزدحمة ، فمن السهل أن نشعر كما لو أن الإنتاجية هي صيغة سرية لا يمتلكها سوى الأبطال الخارقين. نتيجة لذلك ، غالبًا ما نستسلم لحياة من التوتر والكدح ، على افتراض أننا سنقضي إلى الأبد في النضال من أجل اللحاق بالركب. ولكن كما توضح أهم نصائح المؤلف ، يمكن لأي شخص زيادة إنتاجيته إلى أقصى حد! كل ما يتطلبه الأمر هو بضع حيل بسيطة لتغيير طريقة تفكيرك!
فقط ابدأ بتصنيف قوائم المهام الخاصة بك إلى أهداف وغايات وأهداف. من هناك ، تذكر أن التسويف هو عدو الإنتاجية وأعد تنظيم وقتك وفقًا لذلك. وأخيرًا ، لا تقلق من الأشياء الصغيرة! ليس من الضروري القيام بكل مهمة بشكل مثالي ويمكنك دائمًا استخدام طريقة OHIO لمساعدتك في التعامل مع أي شيء مرة واحدة وشطبها من قائمة المهام الخاصة بك.