نبذة
-بقلم : جوزيف مكورماك
موجز (2014) هو كتاب يعلمك كيفية الحصول على مزيد من التأثير والتأثير من خلال التحدث أقل. توضح هذه الألواح قوة الإيجاز في عصر المعلومات ، وتوضح العوائق التي تحول دون الإيجاز ، وتوفر إرشادات مفيدة حول كيفية تحسين اتصالك مع توفير وقتك ووقت الآخرين.
في عالم اليوم الفوضوي ، اجعل وجهة نظرك مسموعة بسرعة.
نحن غارقون في المعلومات كل يوم ، ويشتت انتباهنا بعدد لا يحصى من الأشخاص والأشياء التي نتصارع معها. أصبح الوقت سلعة ثمينة في هذا العالم سريع الخطى والمتمحور حول المعلومات: أولئك الذين لا يستطيعون جذب الانتباه وإثبات وجهة نظرهم بسرعة يتم تجاهلهم بسهولة.
لماذا يصعب جذب انتباه الناس؟
لأننا ببساطة لا نملك القدرة على استيعاب جميع المعلومات التي نجدها. نحن نواجه الكثير من البيانات لدرجة أنه من المستحيل فهمها كلها. على سبيل المثال ، يتلقى المحترف العادي 304 بريدًا إلكترونيًا في الأسبوع ، وفقًا لمطور البرامج Atlassian. ليس هذا فقط ، ولكن تقرير اتجاهات الإنترنت السنوي أيضًا من شركة رأس المال الاستثماري Kleiner و Perkins و Caufield و Byers وجد أن الناس يفحصون هواتفهم 150 مرة يوميًا. هذا يعني أن العامل العادي تتم مقاطعته عن طريق هاتفه وحده كل ثماني دقائق!
بسبب هذه الانحرافات الحديثة ، نكافح لأخذ بقية المعلومات التي نقدمها. ليس من المستغرب أن تظهر الأبحاث أن متوسط مدى الانتباه قد انخفض من 12 ثانية إلى ثماني ثوانٍ خلال السنوات الخمس الماضية.
وبالتالي ، يتوقع الجميع الأشياء بشكل أسرع. لتوصيل أفكارك في هذه المعلومات الزائدة ، ستحتاج إلى التركيز على جمهورك وهذا يعني توضيح وجهة نظرك بسرعة.
كيف؟
من خلال التحدث في العناوين التي تشد الانتباه. على سبيل المثال ، بدلاً من بناء المعلومات ببطء في عرض تقديمي ، أعلن عن نتائجك على الفور.
نظرًا لأن رجال الأعمال قد ينفد صبرهم عندما لا يكون المتحدثون واضحين ، فإن العناوين الرئيسية تكون فعالة. على سبيل المثال ، تخيل 300 مدير تنفيذي في حملة لجمع التبرعات غير الهادفة للربح ليلة الأربعاء. ينتهي المتحدث الرئيسي 30 دقيقة وبحلول الوقت الذي ينتهي فيه ، تكون الغرفة نصف فارغة. وبهذه الطريقة ، قد لا تكلفك عدم القدرة على التواصل بسرعة الأشخاص والمال فحسب ، بل تكلفك أيضًا الاحترام وسمعتك.
ومع ذلك ، إذا كان الأشخاص الناجحون يريدون أن يكون كل شيء موجزًا ولا يتحملون التفسيرات الطويلة ، فلماذا يصعب علينا الوصول إلى هذه النقطة؟
تعامل مع الحواجز اللاشعورية للإيجاز.
من الشائع جدًا أن يقول أحدهم “سيستغرق هذا دقيقة واحدة فقط” ثم يتحدث لمدة نصف ساعة. لماذا يصعب علينا الالتزام بهذا بكلمتنا؟
ليس فقط حب الاستماع إلى صوت المرء هو الذي يجعل من الصعب أن تكون مختصراً. ترجع الصعوبة إلى أسباب اللاوعي مثل مستوى الثقة والراحة لدينا. على سبيل المثال ، إذا رأى شخص ما نفسه كخبير في موضوع ما ، فيمكنه أن يتعثر في الجوانب الفنية والتفسيرات المفرطة في التفاصيل. وما فائدة الخبرة إذا لم تستطع تقديم تفسير واضح ومفهوم؟
يحدث شيء مشابه عندما يشعر الناس بالراحة: في السياقات أو الشركة المألوفة ، غالبًا ما نقول الكثير. على سبيل المثال ، عندما تتحول محادثة قصيرة مع زميل أثناء استراحة لتناول القهوة إلى سباق ماراثون عندما يشرح زميلنا تفاصيل خطط عطلة نهاية الأسبوع ، فقد مررنا جميعًا بهذه التجربة. مثل هذه المواقف تستهلك وقتك في العمل وتجعلك تفكر مرتين قبل إبداء الاهتمام.
لذا فإن الشعور بالراحة يجعلنا نتحدث كثيرًا. إليك كيفية حدوث الارتباك والمضاعفات نفس الشيء.
في الأوقات التي لا ينظم فيها الناس أفكارهم قبل أن يفكروا في النهاية بصوت عالٍ. في هذه الحالة ، حتى لو كان عقلك يعمل لمسافة ميل في الدقيقة ، فسيستقبل الأشخاص من حولك فقط الرسائل غير الواضحة وغير القابلة للفهم. يحدث هذا عادة أثناء جلسات العصف الذهني. يجب ألا تتخلف أفكارك العظيمة لأن الآخرين لا يمكنهم متابعة وجهة نظرك.
ومع ذلك ، ماذا عن الأفكار التي يصعب متابعتها في جوهرها؟
على سبيل المثال ، يعتقد بعض الناس أن المفاهيم معقدة للغاية بحيث لا يمكن تبسيطها. لنفترض أن أحد العملاء يريد معرفة سبب عدم إمكانية تسريع عملية التسليم. أنت تشرح جميع التفاصيل اللوجستية لجدول الشحن ولا يريد العميل أن يفعل شيئًا معك بمجرد الانتهاء. أنت تخاطر بفقدان ليس فقط صبر عميلك ، ولكن أيضًا ثقته من خلال شرح الكثير.
وبالتالي ، فإن الإيجاز هو المفتاح. لذا علم نفسك الأساليب الأربعة التالية لتكون مختصرة.
تبسيط الأفكار لتحديد الخطوط العريضة للمعلومات باستخدام خرائط ذهنية موجزة.
نعلم جميعًا مدى صعوبة أن تكون على الطرف المتلقي من أولئك الذين يفرطون في شرح المعلومات ، أو لا يستعدون لها ، أو يعقدون المعلومات دون داع. هل ترغب في التأكد من عدم وضع شخص آخر مرة أخرى في هذا الوضع غير المريح؟ استعد بمخطط تفصيلي وستندهش من مدى وضوح وتنظيم وتفصيل عروضك التقديمية.
يمكن رسم العروض التقديمية بسهولة باستخدام الخرائط الذهنية BRIEF – الخطوط العريضة المرئية التي تنظم المعلومات حول موضوع أساسي.
إليك طريقة عملها:
BRIEF تعني الخلفية ، الأسباب أو الملاءمة ، معلومات الإدماج ، إنهاء وتوقع أسئلة المتابعة. الخرائط الذهنية الموجزة هي رسوم بيانية تساعدك على التعبير بإيجاز عن أفكارك. المفتاح لرسم واحد يأخذ وقتك.
ابدأ بمربع موجز يصف النقطة المركزية الخاصة بك بعنوان قوي. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتحديث مجموعة في مشروع ، فقد يكون عنوانك: المشروع في الوقت المحدد.
بعد ذلك ، تذكر المحادثة الأخيرة التي أجريتها مع الشخص أو المجموعة التي تتحدث معها. لذلك في هذا المثال ، قد تقول ، “لقد قررنا الأسبوع الماضي أن التكلفة المتوقعة كانت 30 ألف دولار وأن الجدول الزمني للإنجاز كان 30 يومًا.”
بعد أن يتم تحديث الجميع ، أخبرهم عن سبب اجتماعك الآن ولماذا المعلومات ذات صلة. ربما تكون قد غيرت الخطط وتحتاج إلى استثمار موارد إضافية للبقاء في الموعد المحدد.
قدم المعلومات الرئيسية لعرضك الآن. على سبيل المثال ، “يمكننا إكمال المشروع قبل أربعة أيام من خلال استثمار 5000 دولار إضافية”.
في الختام ، لخص ما قدمته وحدد الخطوات التالية على الجدول الزمني: إذا قمنا بزيادة التمويل ، فيمكننا إكمال المشروع قبل الموعد المحدد. قبل العرض التقديمي ، فكر في أي أسئلة محتملة من الجمهور وحاول الإجابة عليها. هل يمكننا توقع نفقات إضافية ، على سبيل المثال؟ هل هناك أي مخاطر غير متوقعة؟
في المرة القادمة التي تقدم فيها معلومات ، ضع في اعتبارك مثال Nike و “فقط افعلها”. فقط قلها بسرعة ، بوضوح ، وانجزها.
اجعل الأفكار تظهر بالصور.
هل تعرف المقولة التقليدية القائلة بأن الصورة تساوي ألف كلمة؟ إنه أكثر صدقًا من أي وقت مضى عندما يتعلق الأمر بالإيجاز. تعد العناصر المرئية الواضحة التي لا تُنسى أداة رائعة للجميع لتذكر رسالة. لقد اغتصب عالم الشاشات والوسائط التفاعلية المتمحور حول التكنولوجيا اليوم عالم النصوص القائم بالأمس.
للإثبات ، أظهرت الدراسات أن 65٪ من السكان متعلمون بصريون ويميل الناس إلى تذكر حوالي 80٪ مما يرونه. لوضعها في نصابها ، يتذكر الناس حوالي 30٪ فقط مما نقرأه و 10٪ فقط مما نسمعه!
إليك كيفية استخدام الصور لتوصيل أفكارك: الرسوم البيانية ومقاطع الفيديو والرسومات والمخططات والرسوم التوضيحية والرسوم المتحركة يمكنها توصيل رسالتك بشكل أكثر فاعلية بست مرات من الكلمات.
لنأخذ على سبيل المثال مؤسس صحيفة USA Today ، النوهارث ، الذي أعاد تعريف الصحافة من خلال اغتنام طرق جديدة لقراءة الصحف. باستخدام القصص القصيرة والكثير من العناصر المرئية ، يعيد إنشاء وسيطه لعالم سريع الخطى حيث لا يتوفر للناس الوقت لقراءة المقالات الطويلة.
تبادل الأعمال التجارية لقصة جذابة.
أنت الآن على دراية ببعض الاستراتيجيات لتنظيم المعلومات وتقديمها بإيجاز ، ربما تكون مستعدًا لتجربتها. لكنك ستحتاج إلى أسلوب أكثر أهمية قبل أن تبدأ في المسرح: رواية القصص. لأن السرد الجيد التنظيم يمنح جمهورك خطًا مباشرًا يعزز الوضوح الفوري من خلال الاتصال الشخصي.
يعد سرد القصص أمرًا بسيطًا باستخدام خريطة سردية تحافظ على قصتك موجزة.
على غرار الخرائط الذهنية ، يتم تنظيم الخرائط السردية حول نقطة مركزية – قصة هذه المرة. أنت تطور إعدادًا أو تحديًا ، وفرصة ، ونهجًا ومكافأة من الفكرة المركزية. تمامًا مثل الخريطة الموجزة ، اكتب أولاً النقطة المركزية ثم املأ كل جانب ، من الساعة الثانية عشرة في اتجاه عقارب الساعة.
أحد أكبر الأمثلة على رسم الخرائط السردي هو عرض ستيف جوب على الجيل الأول من iPhone. أوضحت قصة Job المنظمة جيدًا والاستراتيجية للغاية أن الهواتف الذكية الحالية ليست ذكية ولا سهلة الاستخدام وتنقل التأثير الاستثنائي الذي سيحدثه iPhone على صناعته.
كان التحدي في الخريطة السردية لـ Job هو أن الهواتف الذكية لم تكن ذكية بشكل حدسي بما فيه الكفاية. كانت فرصة هذا التحدي هي بناء هاتف أكثر ذكاءً وأسهل في الاستخدام من أي هاتف آخر. كان تصميم جهاز سهل الاستخدام يقوم بإجراء مكالمات مع السماح للمستخدمين بتصفح الويب والاستماع إلى الموسيقى هو الأسلوب المتبع في بنائه. أخيرًا ، كانت المكافأة هي الطريقة التي حلت بها Apple المشكلة: من خلال إنشاء منتج يغير قواعد اللعبة ، iPhone.
من خلال تقديم سرد مقنع لمنتجها المذهل ، أطلقت جوبز أجهزة iPhone في السوق.
ومع ذلك ، من السهل ارتكاب الأخطاء أثناء سرد قصة. واحد منهم هو تحويل قصص الأعمال إلى قصص خيالية. ابتعد عن الخرافات والأساطير والهجاء وأي أشكال أخرى مقصورة على فئة معينة لتجنب هذا الخطأ عند رسم خريطة للسرد الخاص بك. بدلاً من ذلك ، افعل ما فعله جوبز والتزم بقصة مباشرة تشرح لماذا وكيف ومن ومتى وأين وماذا.
استخدم الاستماع النشط لتحويل المونولوجات إلى محادثات يتم التحكم فيها والتوازن.
في بعض الأحيان ، قد يبدو الإيجاز وكأنه قاتل للمحادثات ، لكن في الحقيقة العكس هو الصحيح. إن نقل أفكارك بإيجاز هو أن يكون لديك محادثة هادفة ومنضبطة.
من أجل القيام بذلك ، ستحتاج إلى أن تكون منضبطًا وأن تتعلم التحدث عما هو مهم حقًا لشريكك في المحادثة. من خلال الاستماع الفعال وطرح أسئلة مدروسة ومقصودة ، يمكنك معرفة ما يهم الآخرين.
ستوضح لك طريقة TALC كيف:
TALC ، وهو اختصار لـ Talk ، والاستماع النشط ، والمحادثة ، هو أسلوب لإبقاء المحادثات على المسار الصحيح من خلال جعل أفكارك تتماشى مع أفكار شريكك لتوجيه المحادثة في اتجاهات مثيرة للاهتمام.
كيف يعمل؟
ابدأ بالسماح للشخص الآخر بالتحدث والتعبير عن نفسه. لكن كن مستعدًا للرد بنقطة واضحة عند الانتهاء. أثناء حديث الشخص الآخر ، تأكد من الاستماع بانتباه وإظهار اهتمامك. يمكنك القيام بذلك عن طريق تجنب تعدد المهام والاستماع إلى الكلمات الرئيسية والأسماء والتواريخ والحقائق الأخرى التي ستساعدك على اختيار طريقة ممتعة للرد. الاستماع الفعال بهذه الطريقة هو المفتاح لفهم عقلية شريكك وقيمه. أثناء استخدامك لهذه التقنية ، استمر في بناء محادثة واحدة. بدلاً من إثارة موضوع جديد ، حاول تقديم تعليق أو سؤال يكون بمثابة جسر من الموضوع الذي يطرحه شريكك. اجعل ردودك موجزة وانتبه لوقت التوقف عن الكلام.
يدور الحوار بإيجاز حول فهم ما يهتم به شريكك في المحادثة والاستجابة بشكل مناسب. لذا فإن كونك شريك محادثة جيد يعني الاستماع بنشاط من أجل الرد بصدق ، وليس مجرد انتظار فرصتك في التحدث. تعامل مع المحادثات مثل لعبة التنس من خلال الرد على الحركة التي يقوم بها شريكك ، بدلاً من مثل لعبة الجولف حيث تنتظر دورك.
الإيجاز يعني الاحترام – أظهر للناس أنك تهتم بوقتهم.
أن تكون مختصرا ليس مجرد أداة مكتبية ، بل هو ضروري لوضع العلامات الصحيحة والأخلاق الحميدة. باختصار ، الأمر يتعلق بالاحترام. إذا كنت لا تزال تراعي الوقت الثمين للآخرين من خلال الإيجاز في الاجتماعات والعروض التقديمية وحتى على وسائل التواصل الاجتماعي ، فسيحدث فرقًا كبيرًا في تقدير الناس.
على سبيل المثال ، يمكن أن تكون الاجتماعات مضيعة للوقت. فقط ضع في اعتبارك حقيقة أن متوسط الرئيس التنفيذي يقضي حوالي 60 بالمائة من ساعات عمله في الاجتماعات! قم بتعيين حدود زمنية وتعيين مشرفين لفرض الاجتماعات بسرعة.
تتمثل تقنية Google في عرض مؤقت على جدار غرفة المؤتمرات الخاصة بك يقوم بالعد التنازلي للوقت المتبقي حتى انتهاء الاجتماع.
في حالة العروض التقديمية ، حاول الافتتاح بسؤال “لماذا؟” هذا يحدد المشكلة المطروحة منذ البداية ويساعد على معالجة الأسئلة الأكثر إلحاحًا أولاً. لذلك لا تدخر الأفضل للأخير. اجذب انتباه جمهورك منذ البداية!
لا تنسى وسائل التواصل الاجتماعي. تذكر أن المشاركات الأكثر فاعلية هي حوالي 80 حرفًا ، والمرئيات أكثر جاذبية بخمس مرات من النص وحده.
لكن هذا ليس كل شيء: الإيجاز ضروري أيضًا لإجراء محادثة قصيرة فعالة.
من السهل استخدام الطيار الآلي في سياقات غير رسمية وقول ما يخطر ببالك. لكن فقدان الاحترام أو الإضرار بسمعتك من خلال مشاركة الكثير هو أمر سهل.
إن الإيجاز في إخبار شخص ما بأخبار جيدة سوف يسلط الضوء على النجاح ويثير اهتمامه. مجرد إخبار رئيسك بأن مشروعك تحت الميزانية ، على سبيل المثال ، هو أكثر إثارة للإعجاب من شرح تفاصيل كل حساب.
وسرعان ما تقلل مشاركة الأخبار السيئة من ألم سماعها. أن تكون مقتضبًا يعني الكشف فقط عن الحقائق الأكثر أهمية وتجنب التعليقات السلبية. تذكر ، إذا كنت تشعر بالسوء أو الإحباط تجاه شخص ما ، فمن الأفضل عدم قول أي شيء على الإطلاق.
إذا كنت في المكتب أو بعد العمل ، فكن موجزًا وستكون مهذبًا.
الملخص النهائي
العالم الحديث مليء بالمشتتات. من الضروري أن تكون موجزًا إذا كنت تريد التواصل بشكل فعال. إن فهم العوامل اللاواعية التي تجعلنا نسحب التفسيرات ، وممارسة استراتيجيات التخطيط للعرض التقديمي وتعلم فن سرد القصص سيحول مهارات الاتصال لديك من خلال منحهم التوجيه والمعنى.
استعد لوجود الرئيس في كل مكان “كيف أحوالك؟” كل يوم.
يسمع الكثير منا هذا السؤال من رئيسنا كل يوم والقدرة على الإجابة عليه بإيجاز وفعالية يمكن أن تعني الكثير. تذكر أن رئيسك في العمل لا يهتم بتفاصيل عملك ، ولكن بالتقدم الذي أحرزته والإنجازات التي تثبت ذلك. إذا كنت لا تستطيع التفكير في أي شيء موجز ، فمن الأفضل الرد بـ “لا شيء جديد” من تفصيل الأسابيع الثلاثة الأخيرة من العمل.