كيف تستمع وكيف تُسمع
محادثات شاملة في العمل
– بقلم : أليسا كاربنتر
المحاور
تعمل الشركات ذات أماكن العمل المتنوعة والشاملة بشكل أفضل. موظفوهم أكثر تفاعلاً وإنتاجية. تشرح الخبيرة في مكان العمل أليسا كاربنتر كيفية تحسين شمولية شركتك . نصائحها العملية والقابلة للتطبيق حول التعامل مع المحادثات الصعبة ، وتحويل الاختلافات إلى نقاط قوة والتغلب على التحيز ، تعتبر ذات صلة بأي مدير. في حين أن بعض نقاط قد تبدو واضحة – مثل الباحثين عن فرص ل تتفاعل مع زملائك في شخص – هم أيضا تذكير مؤثرة حول قيمة اتصال شخصي وربما عن و إمكانات الهجين الدخول والخروج من نموذج المكتب.
المواضيع
• تستفيد القوى العاملة المتنوعة من مجموعة من نقاط القوة الفردية.
• خلق مكان عمل أكثر شمولية من خلال معالجة التحيزات والتغلب عليها.
• تعاون وتواصل لكسر الصوامع.
• التغييرات الصغيرة في أسلوب الاتصال الخاص بك تعزز المشاركة والشمولية.
• سلح نفسك بتكتيكات فعالة للتعامل مع المواقف غير المريحة.
• بناء علاقات عمل هادفة لتحسين التواصل والتعاون والشمولية.
الملخص
تستفيد القوى العاملة المتنوعة من مجموعة من نقاط القوة الفردية.
لزيادة تحفيز أعضاء فريقك وإنتاجيتهم ومشاركتهم ، حدد قوتهم الفردية ، واعلم أن الناس يفكرون ويعملون بشكل مختلف ، لذا قاوم إغراء تصنيف طرق معينة للعمل على أنها جيدة أو سيئة. انظر إليهم على أنهم صفات محايدة.
يتطلب تحديد نقاط قوتك التأمل. ضع في اعتبارك كيف تتصرف وتتفاعل مع مواقف معينة. اسأل زملائك عن ملاحظاتهم ، حيث قد يكون لديهم وجهات نظر أخرى لمشاركتها ، اعتمادًا على مدى تعاونك الوثيق.
لتحديد نقاط قوة زملائك في العمل أو أعضاء الفريق ، لاحظ كيفية تعاملهم مع مهام معينة. يمكن أن تكشف السلوكيات البسيطة نقاط القوة: يمكن لزميل العمل الذي يصر على مواعيد نهائية واضحة ويقوم دائمًا بإعداد قوائم دقيقة أن يساعد الفريق على البقاء على المسار الصحيح بفضل مهاراته التنظيمية. يوفر السلوك غير الرسمي أيضًا أدلة. على سبيل المثال ، عندما تتفاعل اجتماعيًا مع موظفين جدد ، يمكنك ملاحظة تطور قوتهم بمرور الوقت.
قد توفر الاختبارات السيكومترية أو الاختبارات التحليلية الأخرى إرشادات إضافية ولغة مشتركة. تشمل المنهجيات الشائعة الاستخدام كليفتون نقاط القوة (غالوب) و كل شيء DiSC (وايلي) و قدرات الشخصية (معهد فيا على الشخصية).
بمجرد حصولك على صورة كاملة ، ستكون أكثر استعدادًا لتزويد أعضاء الفريق بملاحظات شخصية ، وتعيين المهام لهم وفقًا لكفاءاتهم ومواءمة فرص التطوير لديهم مع نقاط قوتهم الفردية. لتجنب الإدارة الدقيقة ، ركز على أعضاء فريقك ‘ النتائج، وليس على العمليات. هذا يسمح لهم باللعب على نقاط قوتهم داخل المجموعة. كن منفتحًا بشأن الفجوات المعرفية. الشفافية حول نقاط الضعف لا تقل أهمية عن الشفافية حول نقاط القوة.
“يتم تحديد الأجيال من خلال التكنولوجيا والأحداث المحورية والاتجاهات الاجتماعية والاقتصاد خلال سنوات تكويننا.”
قد يكون العمل مع زملاء من أجيال مختلفة أمرًا صعبًا. قد تشمل القوى العاملة اليوم موظفين من خمسة أجيال ، لكل منها وجهة نظره وقيمه الخاصة.

1. التقليديون – يقدم هذا الجيل أخلاقيات عمل قوية وسنوات من الخبرة.
2. جيل طفرة المواليد – قد يحفز الأمن المالي قبل التقاعد المعلق هذا الجيل. تأكد من أنهم ينقلون معارفهم المؤسسية العميقة قبل مغادرتهم الشركة.
3. الجيل X – يميل هذا الجيل إلى أن يكون مستقلاً. لتحفيزهم ، ساعدهم على تحقيق التوازن بين العمل والحياة من خلال تقديم شعور بالاستقلالية وترتيبات العمل المرنة أو عن بُعد.
4. جيل الألفية – شهد هذا الجيل ابتكارات تكنولوجية سريعة في سنوات تكوينه وقد يترك بسرعة الشركات التي لا توفر فرصًا للتطور والتقدم.
5. الجيل Z – عاش هذا الجيل دائمًا مع وسائل التواصل الاجتماعي والويب. يسعى أعضاؤها إلى المرونة والمسؤولية الاجتماعية والتنوع والاعتراف بمساهماتهم الفردية في المشروع.
   قد يكون للموظفين من مختلف الأجيال تفضيلات متباينة حول طرق الاتصال. تحديد القنوات المناسبة يمنع الصراع أو الإحباط. لجميع الأجيال ، تعد الاجتماعات وجهًا لوجه هي أفضل طريقة للتواصل.
   خلق مكان عمل أكثر شمولية من خلال معالجة التحيزات والتغلب عليها.
   كل شخص لديه تحيزات ، والتي يمكن أن تنبع من العديد من العوامل ، بما في ذلك الجنس والجيل والوضع الاجتماعي والاقتصادي. يمكن لما يسمى بالاعتداءات الدقيقة ، التي تبدو أفعالًا خفية ولكنها عدائية ، أن تجعل الناس يشعرون بأنهم مستبعدون. إن إدراك التحيز هو الخطوة الأولى نحو إنشاء مكان عمل أكثر شمولاً وخالٍ من الاعتداءات الدقيقة الخبيثة.
   لا تساعد معاملة الناس بالطريقة التي تريدها في تعزيز مكان عمل شامل لأنه يفرض افتراضات على الآخرين. بدلاً من ذلك ، عامل الناس كما يفضلون أن يعاملوا. لاكتشاف كيف يريد الآخرون أن يعاملوا ، قم ببناء علاقات وإجراء محادثات مفتوحة. تجنب إجراء محادثات تتوقع أن يتحدث فيها زميل نيابة عن مجموعة من الأشخاص. لا تجعل الناس ممثلين عن عرقهم أو إعاقتهم أو جنسهم أو جيلهم.
   “إذا كنت غير متأكد” (أو يجهل تماما) ما إذا كان شيء يكون لا حسنا أن أقول، هذه الأحاديث هي حاسمة بالنسبة لك. عندما يتجاهل الناس حقيقة أن العبارات مهينة بالفعل ، فإنهم يستمرون في قولها وإدامة ثقافة عدوانية صغيرة .
   إذا وجدت نفسك ترد على الأسئلة التي تعاملك كممثل لمجموعتك السكانية ، فلديك الحق في تحديد حدودك ، وتمثيل تجاربك الفردية بدلاً من التحدث باسم مجموعة ، واختيار الوقت والمكان للرد – أو ليس.
   استخدم الحوار لنزع فتيل سوء الفهم المحتمل. إذا اخترت مناقشة مثل هذه الحوادث ، ففكر في ردك أولاً ، وافترض أن الشخص الآخر لديه أفضل النوايا ، والتزم بالهدوء ، وربط الحادث بتجربتك الشخصية وإدراكك.
   إذا أخبرك شخص ما أن التعليقات التي أدليت بها كانت عدوانية ، فاستمع وحاول فهم رسالته. انتبه لردود أفعالك ، بما في ذلك لغة جسدك. تعامل مع التفاعل باعتباره فرصة للتعلم وكن ممتنًا له. تجنب التفسير المتميز ، وهو شكل شائع من السلوك العدواني الدقيق الذي يتجلى في كونه رعاية أو افتراض أن الشخص الآخر جاهل أو غير كفء. إذا تحدث إليك شخص بتنازل ، فدعم اقتراحاتك بالبيانات ، واطرح أسئلة تظهر معرفتك ، وارجع إلى خبرتك وخبراتك ، وأصر على إنهاء ما تريد قوله.
   إذا كنت تشهد تفاعلات صعبة ، فتصرف كحليف. قد يكون التحدث نيابة عن فرد أو مجموعة ضارًا إذا وضعت افتراضات أو تجاوزت الحدود. بدلاً من وضع الافتراضات ، ناقش الموقف بشكل مباشر وشامل ، ولكي تكون حليفًا فعالاً ، فكر فيما إذا كنت تتمتع بوضع متميز وكيف يمكن أن يؤثر ذلك على منظورك. تصرف بصفة داعمة وليس كقائد. ادعم مبادرات التنوع ، واستمر في المشاركة ليس فقط خلال الأحداث المرئية البارزة ولكن أيضًا في المواقف العادية.
   تعاون وتواصل لكسر الصوامع.
   غالبًا ما يتطلب تسهيل التعاون وفتح الصوامع تغييرًا في ثقافة الشركة. إذا كان القادة قدوة ، فستتبعهم الفرق. ضع في اعتبارك تقديم مكافآت للجهود التعاونية وعقد اجتماعات متكررة بين الإدارات للمساعدة في بناء علاقات دائمة عبر الوظائف.
   “يحتاج كل قسم في مؤسسة ما إلى أن يعمل الآخرون ، سواء أدركت المنظمة ذلك أم لا. من الضروري إنشاء شراكات إستراتيجية ومساحة مشتركة للمحادثات المستمرة “.
   يجب أن يكون جميع الموظفين على دراية بأدوار ومسؤوليات بعضهم البعض داخل الشركة. إن مشاركة قصص النجاح وتقديم ملاحظات منتظمة عبر الإدارات – مثل مدح الزملاء الذين دعموا مشروعًا – تعزز الجوانب الإيجابية للتعاون.
   الاجتماعات ليست المنتدى التعاوني الأكثر كفاءة ، وهي تكلف الوقت والمال. يمكن أن تكون المحادثات غير الرسمية بديلاً قيمًا للاجتماعات ، فعندما تخطط لاجتماع ، فكر في من يحتاج للحضور. مشاركة جدول الأعمال في وقت مبكر. إذا اتصلت بالاجتماع ، فأنت مسؤول عن ضمان المشاركة ووضع النتيجة المرجوة في الاعتبار.
   لقد غيّر العمل عن بعد مشهد الاتصالات. ساعد الموظفين الجدد الذين يعملون عن بعد على الشعور بأنهم مشمولين من خلال عقد مؤتمرات فيديو تمهيدية. زوِّد أعضاء فريقك الافتراضي بالأدوات والتدريب الذي يحتاجون إليه ، فالاجتماعات الافتراضية – مثل الاجتماعات الشخصية – تستفيد من مناقشات المجموعة الصغيرة ووقت التفاعل الاجتماعي.
   التغييرات الصغيرة في أسلوب الاتصال الخاص بك تعزز المشاركة والشمولية.
   النظر الذي الزملاء تحتاج إلى تضمين على البريد الإلكتروني، وتتكثف محادثات البريد الإلكتروني الطويلة باستخدام الرصاص نقاط وضح المتوقع قتك استجابة. على سبيل المثال ، أخبر فريقك أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة خلال عطلة نهاية الأسبوع لا تتطلب إجابة فورية.
   اختر أنسب طريقة للتواصل – فالبريد الإلكتروني ليس هو الأفضل دائمًا. على سبيل المثال ، لمناقشة موضوع عاطفي ، قم بإجراء محادثة شخصية. الرسائل النصية والفورية مناسبة للطلبات غير الرسمية أو السريعة ، لكن احذر من مراسلة زملاء العمل على أرقامهم الخاصة. تجنب العبارات اللاذعة وكن مباشرًا وصادقًا.
   “هدم الجدران ليس الحل دائمًا ، ولكن يمكن أن يكون شيئًا لاستكشافه بينما تفكر أنت ومنظمتك في مكان الاتصال الآن والمكان الذي تريده أن يكون.”
   هل تدعو مساحة مكتبك إلى التعاون والإبداع؟ لا يشجع إعداد المكتب التقليدي والكراسي الكهربائية على الحوار المفتوح. يمكن أن تكون التغييرات الصغيرة فعالة على الفور. تشمل الأمثلة استضافة اجتماعات قصيرة الأمد ، ودعوة الآخرين لاستضافة الاجتماعات ، واستخدام ترتيبات أو أماكن جلوس جديدة.
   سلح نفسك بتكتيكات فعالة للتعامل مع المواقف غير المريحة.
   يقوض زملاء العمل المؤذون علاقات العمل ، بل إن بعضهم يخرب زملائهم لتحقيق مكاسب شخصية. قبل استدعاء زملاء العمل السيئين ، تأكد من أنك لست مذنباً بارتكاب أفعال ضارة بنفسك. بعض السلوكيات السامة خفية ، مثل الميل إلى التنميط أو المقاطعة بشكل متكرر أو رفض مدخلات الآخرين.
   إذا تحدثت عن سلوك سام ، التزم بالحقائق ، وربط السلوك بتأثيره عليك وقدم اقتراحات استباقية. غالبًا ما لا يكون الناس على دراية بسمية سلوكهم. قد يكون التغيير بطيئًا وقد يقاوم الناس ، لكن يمكنك محاولة تسهيل الأمر. تدرب على الردود المحايدة. خذ لحظة للتنفس حتى تتمكن من تنظيم استجابتك.
   “كن مرتاحًا مع غير المريح.”
   كن متفتحًا بشأن الأفكار الجديدة ، لكن لا توافق على فعل أي شيء تفضل رفضه. قد يؤدي رفض أفكار زميلك في العمل إلى الإضرار بعلاقتك بشكل دائم. بدلا من ذلك ، كن دبلوماسيا. حاول أن ترفض المفهوم وليس الشخص الذي يعرضه ، فاقترح الحلول الأخرى أكثر إنتاجية من مجرد قول لا. إذا رفضت شيئًا ما ، فقدم بعض الأفكار حول قرارك ، فبدلاً من قول لا بصراحة ، يمكنك تصنيف رد سلبي عن طريق تعديل المواعيد النهائية أو اقتراح موارد أخرى ، وإذا طلبت أن يرفض الآخرون ، فتناول الموضوع في وقت آخر أو اطلب موارد بديلة أو مزيد من المعلومات. إن عدم إخبارك في سياق مهني لا يعد أمرًا شخصيًا على الإطلاق.
   بناء علاقات هادفة لتحسين التواصل والتعاون والشمولية.
   إذا بقيت حاضرًا ويمكن الوصول إليه كقائد ، فسوف تساعد أعضاء فريقك على الشعور بمزيد من الارتباط والمشاركة. تتيح لك الاجتماعات غير الرسمية التي تتجاوز التسلسل الهرمي للمكتب التواصل مباشرة مع الأشخاص. إذا لم تتمكن من عقد جلسات شخصية ، ففكر في مقاطع الفيديو وجلسات الأسئلة والأجوبة الافتراضية كبدائل. إذا كنت تعلم أنك لن تتمكن من الوصول إليك لفترة من الوقت ، فأبلغ عن خططك بوضوح قبل المغادرة.
   وقال “عندما كنت تعمل مع الأشخاص الذين تعرفهم، مثل والثقة، و كنت أكثر إنتاجية ويشعر أكثر قيمة في المنظمة. لكن قد يكون العثور على هذا الشخص أو المجموعة أمرًا صعبًا. لها ليس فقط حول الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك ولكن أيضا عن خلق فضاء لهذه الصداقات المهنية لشكل “.
   يتطلب إرساء ثقافة الثقة الوقت والجهد. اترك مكتبك بانتظام للتفاعل مع زملائك ، واستخدم المساحات المشتركة غير الرسمية. كن مثالاً يحتذى به ، وادعو موظفيك لاستثمار الوقت معًا في مشاريع مجتمعية أو اجتماعية. الاحتفالات هي طريقة إيجابية أخرى للتواصل. أظهر كفاءتك من خلال البقاء على اطلاع بأخبار الصناعة والاتجاهات. كن كريمًا في المساهمة بمهاراتك.
   كن حاضرًا عندما تتفاعل مع الناس ؛ لا تستسلم للإلهاءات. لتسهيل التغيير، وجعل متأكد من أن الناس يشعرون سمع والمدرجة، وضمان حصول الجميع لديه الأدوات والتدريب على التعامل مع تلك التغييرات موثوق الموظفين كسفراء التغيير يمكن أن تدعم قضية التغيير موظفيك المشاريع المجدية التي تثبت الثقة.
   إذا كنت موظفًا ، فقم بإبراز مهاراتك وخبراتك من خلال طلب المشاريع ذات الصلة بنفسك. حافظ على موقف إيجابي ، اطرح أسئلة مفتوحة حول دورك في عملية التغيير ووضح أي مجالات من عدم اليقين بدلاً من وضع افتراضات.
   إضفاء الإنسانية على مكان عملك من خلال الالتزام بالتغيير. اطلب من الجميع التعهد بالمشاركة في خلق بيئة أكثر تعاونًا وشمولية ، ثم تمتع بمكافآت زيادة الإنتاجية والأداء المحسن التي ستجلبها ثقافة الشركة هذه.
   نبذة عن الكاتب
   تمتلك أليسا كاربنتر ، الخبيرة في أماكن العمل متعددة الأجيال ، كل شيء ليس على ما يرام وهذا جيد ، حيث تقدم خدمات التدريب والاستشارات والتحدث.