الكتابة التي تعمل

الكتابة التي تعمل
بقلم كينيث رومان وجويل رافيلسون
في مهارات الاتصال
الاتصالات التجارية التي ستساعدك في الحصول على ما تريد. الاتصالات التجارية هي شكل من أشكال الفن. نعم ، لقد قرأت ذلك بشكل صحيح! هذا لأنه يختلف عن نص إلى صديقك ويختلف عن بريد إلكتروني أو منشور على Instagram. سيعلمك دليل المدرسة القديمة هذا ، الذي كُتب في عام 1981 ، كيفية التواصل في عالم الأعمال وزراعة أسلوب الكتابة الذي سيساعدك على النجاح.
المقدمة
عندما تفكر في الاتصالات التجارية ، هل شعرت يومًا بالضياع؟ أنت تعلم أن “الكتابة الاحترافية” شيء وتعلم أنه يجب أن تبدو جادًا ورسميًا ، ولكن كيف يبدو ذلك حقًا؟ كيف تجد تلك النغمة؟ (نصيحة احترافية: لا تبدأ بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري مطلقًا بأنت كلب حيث أرسل شخص ما بريدًا إلكترونيًا إلي مرة واحدة!) قد يبدو إتقان فن الاتصالات التجارية أمرًا صعبًا مثل تعلم لغة أجنبية ، ولكن الحقيقة هي أنه ليس صعبًا كما تعتقد! لذا ، حتى لو كنت شخصًا عاديًا للغاية وحتى إذا كنت تكره الكتابة ، فإن المؤلفين يعدون بأنه يمكنك تطوير استراتيجيات اتصالات تجارية فعالة. لذا ، استمر في القراءة واستعد للنجاح! على مدار هذه الإستراتيجية ، سنقوم بتفكيك بعض النصائح الاحترافية للأعمال التي ستساعدك على التواصل بشكل فعال.
الفصل 1: نظرة عامة بسيطة على ممارسات الاتصال الفعالة
هل واجهت صعوبة في تعلم اللغة الإنجليزية في المدرسة؟ هل استغرق الأمر منك ساعات لكتابة مقال قصير؟ إذا كان هذا يصفك ، فأنت لست وحدك! يكافح الكثير من الناس لوضع أفكارهم في كلمات ويجد العديد من الآخرين صعوبة في التواصل بشكل رسمي ومهني. ربما تكون رائعًا في الدردشة مع أصدقائك أو التواصل في المواقف المهنية ، ولكن بمجرد أن تضطر إلى تقديم أفكارك بطريقة “رسمية” أو “علمية” ، فإن عقلك يتجمد. هذا هو السبب في أن النصيحة الأولى للمؤلفين هي: لا تقلق! لا يجب أن يكون التواصل المهني خادعًا ولا يجب أن يقرأ مثل مقال طويل أيضًا. في الواقع ، كل ما تحتاجه هو جمل قصيرة وبسيطة تصل مباشرة إلى صلب الموضوع!
إذا كان هذا يبدو جيدًا لدرجة يصعب تصديقه ، فلا تقلق – إنه ليس كذلك! في الواقع ، هذا ببساطة هو واقع الاتصالات التجارية الحديثة. بالتأكيد ، في القرن التاسع عشر ، قد يكون لديهم عبارات مميزة تتضمن جمل طويلة وكلمات كبيرة مثل “حتى الآن” و “بعد ذلك”. ولكن ، ولحسن الحظ ، تغير الزمن! بدلاً من ذلك ، يجب عليك ببساطة أن تكتب بالطريقة التي تتحدث بها. ومع ذلك ، لا ينبغي بالضرورة أن تؤخذ هذه العبارة في ظاهرها. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم الكثير من اللغة العامية والألفاظ النابية ، فلا ينبغي دمج ذلك في اتصالاتك المهنية. وبالمثل ، لن يكون من المناسب الرد على البريد الإلكتروني لأحد الزملاء بقول “نفس” أو “الحالة المزاجية” كما قد تفعل في منشور على Facebook.
بدلاً من ذلك ، يجب أن تهدف ببساطة إلى الكتابة بطريقة تبدو وكأنها تواصل طبيعي. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل ، فلا داعي لكتابة “عزيزي سيدي أو سيدتي المحترم”. لن تتحدث بهذه الطريقة في الحياة الواقعية ، لذلك لا تقم بتضمين لغة رسمية مزدحمة في بريدك الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، إذا كنت تكتب إلى زميل في العمل ، فيمكنك ببساطة أن تبدأ بـ ، “مرحبًا يا ريبيكا! أنا آمل أن تكونوا قد كبيرا فى نهاية الاسبوع. أردت التواصل معك بشأن التقارير الفصلية التي ناقشناها في اجتماع الأسبوع الماضي “. كما ترون من هذا المثال ، تبدو اللغة المستخدمة هنا طبيعية والمزيد من الإعجابات التي قد تسمعها في محادثة عادية. كما أنه يضرب بنبرة ودية مع كونه واضحًا وموجزًا ومهنيًا.
لذا ، فإن درسنا الأول هو ببساطة التوقف عن المحاولة الجادة! تجنب استخدام لغة معقدة ومعقدة. فقط قل ما تقصده بطريقة قصيرة وودية ويسهل الوصول إليها.
الفصل 2: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي صلب
في الفصل السابق ، درسنا مثالًا موجزًا عن بريد إلكتروني احترافي مناسب. ولكن حان الوقت الآن للبحث بشكل أعمق قليلاً وفك مكونات بريد إلكتروني تجاري ناجح. لنفكر في الأمر كقالب أو صيغة يمكنك استخدامها مرارًا وتكرارًا للحصول على نتائج إيجابية. لذا ، دعنا ننتقل إلى الأساسيات! كل شيء يبدأ بسطر الموضوع. سواء كنت محترفًا حاليًا في مجال الأعمال أو تبحث عن عمل ، فأنت تعلم أننا جميعًا نتعرض للقصف من خلال مليون رسالة بريد إلكتروني يوميًا. لذلك ، عندما ينبثق هذا الإشعار على شاشة القفل الخاصة بك ، يمكنك إلقاء نظرة أولاً على معاينة الرسالة التي تخبرك عن موضوع رسالة البريد الإلكتروني. غالبًا ما يكون سطر الموضوع هو كيفية تحديد ما إذا كان البريد الإلكتروني مهمًا أم لا وما إذا كان يجب حذفه أم لا. لهذا السبب من المهم صياغة عنوان موضوع يتواصل مع المستلم على الفور ويخبره أن بريدك الإلكتروني مهم.
ومع ذلك ، لسوء الحظ ، أخذ العديد من المحتالين عبر الإنترنت هذه النصيحة أيضًا وقاموا بإنشاء عناوين click-bait-y تبدو عاجلة. قد تتضمن أمثلة عناوين clickbait “مفردات رائعة جاهزة للجنس في منطقتك!” أو “انقر هنا للحصول على نقد سريع الآن!” من الواضح أننا نعلم أن هذه عمليات احتيال ببساطة من سطر الموضوع ، لذلك تريد صياغة موضوع يحقق التوازن بين جذب الانتباه والاحتراف. بالطبع ، من المستحيل أن تكون كل رسالة بريد إلكتروني مثيرة ، لذلك عندما لا يمكنك إنشاء عنوان رئيسي يلفت الانتباه حقًا ، ما عليك سوى البحث عن شيء واضح واحترافي مثل ، “سؤال سريع حول اجتماع الأمس” أو “متابعة المقابلة”. بمجرد جذب انتباه المستلم وإقناعه بأنه بحاجة إلى قراءة بريدك الإلكتروني ، فقد حان الوقت للتأكد من أن رسالتك تضرب النغمة الصحيحة.
من القواعد الأساسية التي يجب تذكرها أنه يجب عليك الحفاظ على الإيجابية حيثما كان ذلك ممكنًا. كما ناقشنا في الفصل السابق ، يحب الجميع تلقي بريد إلكتروني يبدو طبيعيًا وودودًا. وأن تكون محترفًا لا يعني دائمًا أن تكون رسميًا أو متجهمًا. لذا ، إذا استطعت ، حافظ على الأجواء الودودة والحيوية ، ولكن ليس بشكل عادي لدرجة أنك تدردش مع أفضل صديق لك. في اللحظات التي يجب أن تكون فيها أكثر حزنًا وجدية ، حاول تعديل نبرة صوتك بشكل مناسب ، لكن استمر في جعل رسائلك قصيرة ولطيفة. بمجرد أن تحصل على النغمة الصحيحة ، فإن الخطوة التالية هي النظر في محتوى رسالتك. هناك قاعدة أخرى جيدة تتمثل في نقل كل ما تريد قوله في ثلاث فقرات أو أقل.
كما ذكرنا سابقًا في هذا الفصل ، فإن الجميع مشغولون وقد أدت عوامل تشتيت الانتباه في العالم الحديث إلى تقصير مدى انتباهنا فقط. نريد أن تكون رسائل البريد الإلكتروني المهنية لدينا قصيرة ومباشرة ؛ شيء يمكننا هضمه بسرعة أثناء زيارة الحمام أو التوقف عند الإشارة الحمراء. لذا ، اسعَ إلى الوضوح والإيجاز قبل كل شيء. لا تهدر وقتك في الكثير من المعلومات الأساسية أو استخرج بريدك الإلكتروني باستخدام عبارات مثل ، “لقد علمنا بحدوث مشكلة …” هذا ممل! من المحتمل أيضًا أن يفقد المستلم الاهتمام بسرعة. لذا ، اجعلها سريعة واستخدم “I-اسلوب” مع عبارة مثل ، “أود مناقشة الحادث الأخير …” يعد استخدام “I-اسلوب” أمرًا مثيرًا للانتباه لأنه ينحرف عن الصوت المبني للمجهول يتم تنفيذها بشكل شائع في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية كما هو موضح في المثال الأول.
حان الوقت الآن للخطوة التالية إلى الأخيرة: بما في ذلك دعوة إلى اتخاذ إجراء (يشار إليها أيضًا باسم CTA). على الرغم من أننا نفكر عادةً في CTAs في سياق عرض ترويجي للمبيعات ، إلا أنها يمكن أن تكون مفيدة في العديد من الأماكن الأخرى. هذا لأن عبارة الحث على اتخاذ إجراء لا تعني أنك تريد دائمًا أن يشتري شخص ما شيئًا ما. بدلاً من ذلك ، قد يعني ذلك ببساطة أنك تريد من شخص ما القيام بشيء ما (لا يتضمن إنفاق أي أموال على الإطلاق!) على سبيل المثال ، في سياق بريد إلكتروني احترافي ، يمكنك إنهاء الرسالة بكتابة ، “هل يمكنك الرد من فضلك إلى هذا البريد الإلكتروني لتأكيد استلامك للمعلومات المرفقة؟ ” هذه دعوة للعمل لأنها تنص بشكل واضح ومباشر على شيئين: تريد أن يفعل المستلم شيئًا وأن تقدم وصفًا دقيقًا لما تريده أن يفعله.
بمجرد الانتهاء من عبارة الحث على اتخاذ إجراء ، من السهل أن تعتقد أنك انتهيت ، ولكن لا تنس تسجيل الخروج! يكافح العديد من الأشخاص للعثور على تسجيل الخروج المناسب لبريد إلكتروني احترافي ، ولكنه ليس معقدًا كما قد تعتقد! كل ما عليك فعله هو اتباع الصيغة للعثور على النغمة المناسبة لك. إذا كانت رسائلك الإلكترونية عادةً ما تتسم بنبرة أكثر ودية وتأمل في ترك انطباع إيجابي لدى المستلمين ، ففكر في التوقيع بشيء مثل “كل خير” أو “أطيب التحيات” أو “أطيب التمنيات” ، متبوعًا باسمك. ومع ذلك ، في الإعدادات الأكثر رسمية ، قد لا يكون هذا مناسبًا ، لذا يمكنك أن تنتهي بعبارة “شكرًا لك” أو “تحياتي” متبوعة باسمك.
الفصل 3: أظهر لجمهورك لماذا يجب أن يهتموا
هل سبق لك أن جلست في عرض مدرسي ممل؟ ربما كنت في فصل للخطابة العامة في المدرسة الثانوية أو الكلية وكان مطلوبًا من الجميع حضور العروض التقديمية لأي شخص آخر. لم تكن هناك لأنك أردت أن تكون ولم تكن هناك لأنك أردت سماع ما يقوله الشخص الآخر. لذلك ، في أكثر من مناسبة ، ربما وجدت نفسك تتساءل ، “لماذا يجب أن أهتم؟ ما أهمية عرضك التقديمي؟ ” لذلك ، من المنطقي أن الآخرين قد يفكرون في نفس الشيء عنك. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تحاول الاتصال بعميل أو زميل جديد لا يعرفك وقد لا يكون مهتمًا بما لديك لتقدمه.
لذا ، كيف تجعلهم يهتمون؟ إذا كنت غير مرتاح للتعبير عن نفسك من خلال الكتابة ، فقد تبدو هذه مهمة شاقة وصعبة. لكن الخبر السار هو أنه لا يجب أن يكون مخيفًا تمامًا كما تعتقد! ليس عليك أن تكون أينشتاين وليس عليك تقديم المحتوى الخاص بك بطريقة ثورية. لأن هذا هو المكان الذي تأتي فيه البيانات! سواء كنت تعمل مع الخطط أو التقارير أو الرسوم البيانية أو الإحصائيات ، إذا كنت تعمل بصفة مهنية ، فلديك بعض الأدلة بخلاف “خذ كلامي على عاتقك”. هذا يعني أنه يمكنك السماح لبياناتك بالتحدث عن نفسها. كل ما عليك فعله هو صياغة رسالة واضحة ومقنعة لتتماشى معها! على سبيل المثال ، لنفترض أنك تقدم عرضًا لعميل ما للحصول على تمويل حتى تتمكن شركتك من بناء مكتبة جديدة في مدينتك. ما الذي يجب أن تقوله لتجعل عميلك يمنحك المال؟ (“من فضلك أعطني المال ، نحن حقًا نريده حقًا!” ربما لا يكون المفتاح). إذن ، كيف تجعل المتلقي رعاية؟
حسنًا ، بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك البدء بإقران رسالة مناسبة بالبيانات الداعمة الصحيحة. على سبيل المثال ، ربما تجادل بأن المدينة بحاجة إلى هذه المكتبة بسبب تأثيرها على تنمية الطفولة. لذا ، قم بتوضيح هذه النقطة من خلال عرض بعض الإحصاءات حول معدلات معرفة القراءة والكتابة للأطفال في منطقتك. يمكنك أيضًا إقران هذه المعلومات ببعض البيانات حول الحالة الاجتماعية والاقتصادية للأطفال الذين يحتاجون إلى المكتبة. من هناك ، يمكنك تلخيص هذه البيانات بعبارة بسيطة ومقنعة مثل: “هذه المكتبة ضرورية لتنمية الأطفال المحرومين في منطقتنا. بدون هذه المكتبة ، سيفشل أطفالنا في تطوير مهارات الاتصال والقراءة الأساسية التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح “. ستساعدك هذه الحقائق على دعم وجهة نظرك وصياغة دعوة فعالة للعمل.
يوصي المؤلفون أيضًا بتعزيز وجهة نظرك من خلال توفير بعض الأهداف الرئيسية التي يمكن لجمهورك فهمها بسرعة ووضوح. في هذا المثال ، قد تتخذ أهدافك الرئيسية شكل نقطتين أو ثلاث نقاط تحث على اتخاذ إجراء في المنزل. ولكن بمجرد تحديد هذه الأهداف ، لا تنس دعمها من خلال توفير خطوات محددة وقابلة للتنفيذ! على سبيل المثال ، أنت تعلم أنك تريد أن يتبرع عميلك بمبلغ معين من المال وقد تعتقد أن الأمر واضح بالنسبة له. لكن تجنب سوء التواصل أمر بالغ الأهمية ، لذلك لا تنس ربط كل ذلك معًا من خلال توضيح أنه يمكن تحقيق أهدافك من خلال خطوات العمل المحددة التالية. من خلال دعم هذه الأهداف ببيانات صلبة وخطوات عمل عملية ، يمكنك إقناع جمهورك بأن نقاطك واضحة ومتماسكة وقابلة للتنفيذ.
بالطبع ، هذا لا يضمن أنك ستحصل دائمًا على استجابة إيجابية ، لكن هذا يعني أنه سيكون لديك صيغة فعالة لتوصيل أفكارك بنجاح. وفي نهاية اليوم ، بغض النظر عن نتيجة العرض التقديمي الخاص بك ، ستعرف أنك قدمت المعلومات بأفضل ما لديك. وكنصيحة أخيرة لكل من لا يشعر بالأمان بشأن التحدث أمام الجمهور ، فإن أفضل جزء من هذه الإستراتيجية هو أنها ليست خاصة بالموقف! يمكنك اتباع هذه الصيغة بشكل فعال سواء كنت تصمم PowerPoint لتقديمه أو تقريرًا لإرساله بالبريد الإلكتروني إلى زميل. في هذه الحالة ، لا يعتمد تقديم معلوماتك بشكل فعال على الكلام العاطفي أو الرسومات البراقة. كل ما تحتاجه هو هيكل صلب.
الفصل 4: الملخص النهائي
ليس هناك شك في ذلك: قد تبدو الاتصالات التجارية مخيفة جدًا! نظرًا لأن الشكلية والاحتراف يختلفان كثيرًا عن الطريقة غير الرسمية التي نتصرف بها في الحياة الواقعية ، فإن التواصل المهني يمكن أن يشعر بأنه غريب مثل المحاولة على بشرة مختلفة. لكن المؤلفين يسارعون في التأكيد على أن التواصل المهني لا يجب أن يكون مخيفًا على الإطلاق! في الواقع ، ليس من الضروري أن تكون رسمية طوال الوقت. لذا ، لا تقلق بشأن الظهور كشخص نبيل من القرن التاسع عشر ؛ يمكنك التخلص من جميع “النتائج” و “الأشياء الأخرى” التي نربطها بالاتصالات الرسمية.
بدلاً من ذلك ، حافظ على تواصلك وديًا وموجزًا وواضحًا. اجعل نص رسالتك الإلكترونية مكونًا من ثلاث فقرات على الأكثر وقم بصياغة عنوان موضوع جذاب يجذب انتباه المستلم. يمكنك أيضًا اتباع بعض الخطوات البسيطة لتقديم معلوماتك بطريقة فعالة وضبط النغمة الصحيحة في رسائل البريد الإلكتروني المهنية الخاصة بك. من خلال تنفيذ استراتيجيات الكتابة الناجحة ، سترى أن الاتصالات التجارية لا يجب أن تكون مخيفة على الإطلاق!

اترك تعليقًا

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار ووردبريس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

Google photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s