15 سر الناس الناجحين يعرفونها عن إدارة الوقت

15 Secrets Successful People Know About Time Management
by Kevin Kruse
-15 سر الناس الناجحين يعرفونها عن إدارة الوقت
-بواسطة كيفن كروس
-في الإنتاجية
-تعلم أسرار 15 من الناس ناجحة للغاية، وكيف يمكنك استخدام أسرارها لتعزيز الإنتاجية الخاصة بك، ويشعر أقل وشدد، وترك العمل في الوقت المحدد كل يوم. حياتنا مليئة بالانحرافات أثناء يومك، يطن هاتفك باستمرار برسائل البريد الإلكتروني الهامة والرسائل النصية والمكالمات الهاتفية وتنبيهات الأخبار. هذه الانقطاعات المستمرة سرقة المورد الأكثر قيمة الخاص بك: الوقت. خطر إضاعة الوقت هو أنك لا تحصل عليه مرة أخرى. لديك 1440 دقيقة في اليوم، نفس أي شخص آخر، ولكن الأمر متروك لك لاستخدامها بحكمة. لحسن الحظ ، كيفن كروس قام بالعمل الشاق بالنسبة لك من خلال البحث وإجراء مقابلات مع مئات من الأشخاص الناجحين للغاية. الآن، يمكنك معرفة أسرار 15 للنجاح كما وضعت من قبل المليارديرات مثل مارك كوبان، ريتشارد برانسون، وجاك دورسي.

مقدمة
ماذا لو كان لديك الوقت لفعل كل شيء؟ كيف يمكنك جدولة يومك حتى يكون لديك تلك الساعة الإضافية لقضاء المباريات أو طهي عشاء صحي أو قضاء بعض الوقت مع عائلتك؟ حسنا، بعد إجراء مقابلات مع 7 مليارديرات، 13 رياضيا أولمبيا، 29 طالبا على التوالي، و234 من رواد الأعمال، اكتشف كيفن كروس أسرار 15 من الناس ناجحة للغاية. معرفة كيفية نجاح الناس تنظيم التقويم الخاص بهم، لماذا قوائم المهام هي غير مثمرة، وكيفية علاج المماطلة، وكيفية تشغيل اجتماعات 5-10 دقيقة، وكيفية الحد من التوتر وترك العمل بحلول الساعة 5:00 مساء.m. من خلال هذه الأسرار 15، يمكنك أن تتعلم كيفية زيادة الإنتاجية الخاصة بك والتوقف عن الشعور بالتوتر والإرهاق.
الفصل 1: مهارات إدارة الوقت
هل تتمنى أن يكون لديك المزيد من الوقت في يومك؟ ربما كنت أتمنى أن يكون لديك ساعة إضافية أو نحو ذلك للحصول على تجريب جيدة، طهي هذا العشاء الصحي، أو تنظيف المنزل. أو ربما تجد نفسك تتساءل كيف أن الناس الناجحين لديهم الوقت لإنجاز كل شيء: كيف أن المديرين التنفيذيين لديهم الوقت لإدارة شركة والعمل على مشاريعهم الخاصة ، أو كيف أن مدون الأم لديه الوقت لتربية أطفالها ، وجدولة ليالي التاريخ ، والحفاظ على المنزل نظيفا. حسنا، كيفن كروس يسمح لك في على سر لكيفية انه أنجز كل شيء. مثلك تماما، لديه 1440 دقيقة في يومه. لدينا جميعا نفس القدر من الدقائق، والأمر متروك لكم ببساطة لاستخدام تلك الدقائق بحكمة.
الوقت هو المورد الأكثر قيمة وندرة. من خلال الاعتراف بهذا المفهوم ، يمكنك البدء في العد التنازلي للدقائق من لحظة استيقاظك. يذكر كروس نفسه بذلك من خلال تسجيل ملصق “1400” على باب مكتبه. ولكن لماذا دقائق وليس ثانية أو ساعات؟ حسنا، هناك الكثير من المهام التي تستغرق دقيقة أو دقيقتين فقط، مثل ضرب عدد قليل من عمليات الضغط والجلوس، وبدء حمولة من الغسيل، أو حتى مجرد سقي محطة المكاتب تلك في الزاوية. والأهم من ذلك، “لا يمكننا أبدا الحصول على وقت مرة أخرى. على عكس المال، فإنه لا يمكن الاستغناء عنه. بمجرد أن تختفي، تختفي للأبد”.
بمجرد أن تدرك مدى قيمة وقتك ، من المهم تحديد أهم مهامك ، أو كما يسميها كروس ، MITs الخاصة بك. استنادا إلى البحوث التي أجرتها تيريز ماكان، أستاذ في جامعة ميسوري سانت. لويس ، وهما أهم مفاتيح لإدارة الوقت الناجحة هي الأولويات والميكانيكا. وبعبارة أخرى، يجب أن تعرف ما يجب التركيز عليه وكيف ستقوم به.
خذ الحائزة على الميدالية الذهبية الأولمبية، بريانا سكوري، حارسة المرمى الأساسية لفريق كرة القدم النسائية في الولايات المتحدة. وقد استخدمت مفهوم معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا هذا عند التحضير للأولمبياد، وتقول : “قبل حوالي ستة أشهر من دورة الألعاب الأولمبية ، أود أن أربط جميع القرارات التي اتخذتها بالرؤية النهائية للفوز بالذهب. السؤال البسيط الذي أود طرحه عدة مرات في اليوم هو “هل سيساعدني هذا النشاط على الأداء بشكل أفضل وبالتالي يساعدنا على الفوز بالذهب؟” أو حتى راندي غيج، المؤلف الأكثر مبيعا في صحيفة نيويورك تايمز، يقول: “أبدأ دائما بأهم شيء في قائمة أولوياتي. إذا لم تقضي أسبوعك في العمل على أهم شيء، فقد كان أسبوعا ضائعا”. فكيف يمكنك تحديد أهم المهام الخاصة بك؟
خذ بعض الوقت لتحديد أهدافك الكبيرة ، ثم حدد الخطوات التي ستساعدك على تحقيقها. إذا كنت تعمل في شركة ترغب في القيام بعمل جيد فيها ، أو حتى تنمو معها ، فإن بعض الأسئلة التي قد تطرحها على نفسك هي “ما الذي سيتم تقييمي عليه أثناء مراجعة أدائي السنوية؟ ما الذي يهتم به رئيسي أكثر من غيره؟ كيف يتم تحديد مكافأتي؟ ماذا سيكون الشيء الوحيد الذي يمكن أن يحصل لي ترقية؟” يجب أن تضع في اعتبارك أيضا أن MITs الخاص بك سيختلف كل شهر أو أسبوع أو حتى كل يوم ، وسيبدو معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا لكل شخص مختلفا.
على سبيل المثال، قد يكون MIT لمندوب مبيعات استدعاء باردة لتصل إلى هدف المبيعات. قد يقوم معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا التابع لكبار المسؤولين التنفيذيين في مجال البرمجيات بتوظيف مبرمج جديد يمكنه تطوير تطبيق جديد. قد يكون معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا للطالب هو العثور على مدرس لتدقيق ورق اللغة الإنجليزية الخاص به. قد يكون معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا للوالدين المقيمين في المنزل لحجز منزل على الشاطئ لفصل الصيف للتحضير للعطلة السنوية المفضلة للعائلة. بغض النظر عن عملك، حدد MITs الخاص بك، ومعرفة الخطوات اللازمة لإنجاز تلك المهام، وإعطاء الأولوية لتلك الخطوات أول شيء في الصباح قبل الانحرافات اليومية تحصل لك.
الفصل 2 : قائمة المهام الخاصة بك هو المكان المهم المهام الذهاب للموت
إنشاء قائمة المهام هو طقوس يومية لكثير من الناس ، فإنها قائمة المهام التي يحتاجونها لإنجاز ذلك اليوم وعبر مرضية لهم من قائمتهم لأنها تحصل على الانتهاء. ولكن كم من هذه المهام لا يتم شطبها أبدا؟ تشير الأبحاث إلى أن 41٪ من عناصر قائمة المهام لا تكتمل أبدا ، ولكن لماذا يتم ذلك؟ حسنا، فكر في الأمر، بينما تمضي في يومك، ما هي المهام التي تذهب إليها أولا؟ عادة، إنها المهام الأصغر والأسهل التي تحاول القيام بها أولا ببساطة حتى تتمكن من إنجاز شيء ما على الرغم من عدم أهميته. في نهاية اليوم، كنت قد تركت تلك المهام الهامة الألم- الرهان لآخر التي ربما كان ينبغي أن تكتمل أولا.
هذه ليست سوى واحدة من العديد من المشاكل مع كتابة قوائم المهام. ليس فقط أنها لا تسمح لك للعمل على المهام العاجلة على تلك الهامة، ولكنها تخلق أيضا الإجهاد لا لزوم لها. كما يمكنك الخروج من العمل كل يوم دون الانتهاء من كل شيء على قائمتك، قد تذهب إلى المنزل تحمل عبء كل تلك المهام غير المكتملة. بدلا من ذلك، يجب إنشاء تقويم واستخدام فتحات الوقت، أو كتل الوقت، لجدولة يومك. لا يحتفظ الأشخاص الناجحون للغاية بقوائم المهام ، وبدلا من ذلك ، يحتفظون بجدول زمني جيد الصيانة ومنظم للغاية.
يقول جوردان هاربينغر، المؤسس المشارك لفن السحر، “استخدم تقويما وحدد يومك بأكمله في كتل مدتها 15 دقيقة. يبدو وكأنه ألم ، ولكن هذا سوف يحدد لك في المئين 95 بقدر ما يذهب التنظيم. إذا لم يكن على التقويم، فإنه لا يحصل القيام به. إذا كان على التقويم، فإنه يحصل القيام به مهما كان. استخدم هذا ليس فقط للمواعيد، ولكنالواجبات، المكالمات، كتل البريد الإلكتروني، الخ.” الخدعة هي تخصيص كتلة من الوقت لكل ما هو أولوية حقيقية.
بمجرد تنظيم قائمة المهام في تقويم، قد تجد أن بعض هذه المهام كانت على قائمتك لمدة ستة أشهر. إذا كان إنجاز هذه المهام مهما حقا ، فضعها على تقويمك. إذا لم يكن على التقويم الخاص بك ، ثم تلك المهام لم تكن أولوية على أي حال. يجب عليك أيضا الاستعداد لتغيير التقويم الخاص بك وتكون مرنة. على سبيل المثال، إذا كنت عادة إكمال التمرين الخاص بك في الساعة 10:00 .m. ولكن لديك رحلة للقبض على يوم واحد، جدولة التمرين الخاص بك في وقت سابق من اليوم. لا يزال بإمكانك إنجاز كل شيء على الرغم من التغييرات في الجدول الزمني الخاص بك.
الفصل 3: علاج المماطلة
لقد كنا جميعا هناك. تعد نفسك أنك ستستيقظ في وقت مبكر غدا وتبدأ روتين التمرين الذي كنت تؤجله. لديك موعد نهائي قادم ، ولكنك قررت التمرير عبر Facebook أو Instagram بدلا من العمل على هذا المشروع. تريد قراءة هذا الكتاب الذي كان الجميع يناقشونه، ولكنك بدلا من ذلك تنفخ في برامج Netflix أو تشارك في محادثة مع صديقك. كلنا نشعر بآثار المماطلة، ولكن لماذا نواصل وضع أنفسنا خلال هذه الدورة غير المنتجة؟ بعض الناس يعتقدون أنهم مجرد كسول، ولكن وفقا لككروس، المماطلة ليست حول الكسل.
المماطلة هي ببساطة عادة تأجيل المهام الهامة ، وأقل متعة من خلال القيام أسهل وأكثر متعة منها. لهذا السبب تجد نفسك تتصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو تراسل أصدقائك أو تتناول الطعام أو تشاهد Netflix لتجنب القيام بتلك المهام الأقل متعة. إنه ليس كسلا، إنه نقص في الحافز. فكيف يمكنك العثور على الدافع؟ تخيل نفسك في المستقبل. التركيز على الألم الخاص بك المماطلة سوف يسبب نفسك في المستقبل. على سبيل المثال ، إذا كان لديك ورقة مستحقة في نهاية الشهر ، تخيل كيف ستشعر نفسك المستقبلية في الليلة السابقة إذا كنت لا تزال لم تبدأ! ألم كتابة ورقة في الليلة السابقة سيكون كبيرا للغاية ، والتركيز على هذا الشعور ، وسوف تكون أكثر عرضة للبدء في كتابتها في وقت أقرب بكثير. وبعبارة أخرى، يمكن التغلب على المماطلة من خلال إيجاد وسيلة للتواصل مع نفسك في المستقبل، الآن.
بمجرد البدء في توقع كيف ستقوم بالتخريب الذاتي في المستقبل ، يمكنك التوصل إلى حل لهزيمة نفسك في المستقبل. ولكن هناك أكثر من مجرد علاج المماطلة الخاصة بك، يجب أن ندرك أيضا كيف أن كل شيء لن يتم أبدا. وكما يقول أندي غروف، “هناك دائما المزيد الذي يتعين القيام به، والمزيد الذي ينبغي القيام به، ودائما المزيد الذي يمكن القيام به”. ومع ذلك ، فإن النجاح الكبير يعرف ما يقدرونه ، لذلك يتركون العمل في الساعة 5 مساء .m كل يوم. إنهم يعطون الأولوية لوقت العائلة وممارسة الرياضة والعطاء ، لذلك يحددون وقتهم وفقا لذلك ويلتزمون به. في الواقع، هل تعلم أن جورج دبليو بوش قرأ 95 كتابا خلال فترة توليه منصبه؟ وجد زعيم العالم الحر الوقت للقيام بشيء استمتع به ، لذلك إذا كان الرئيس قادرا على إعطاء الأولوية للقراءة ، فيمكنك تحديد أولويات الأشياء التي تستمتع بها أيضا.
الفصل 4: الاحتفاظ دفتر ملاحظات وتنفيذ نظام 321-ZERO
أين أنت عندما يكون لديك بعض من أفضل أفكارك؟ هل تجلس على مكتبك أو في وضع يسمح لك بإعادة فكرتك إلى الحياة على الفور؟ أم أنك أكثر عرضة للسير في الشارع، أو الجلوس على متن طائرة، أو إكمال التمرين؟ بالنسبة لمعظمنا ، انها هذه الأخيرة. هذا هو السبب في كروس يأخذ صفحة من كتاب ريتشارد برانسون وينصح بأن يجب أن يكون دائما دفتر ملاحظات مفيد. ليس فقط سوف تكون أكثر عرضة لتذكر فكرتك، ولكن كتابتها أيضا يعزز لهم في عقلك.
ريتشارد برانسون يعترف بأنه لم يكن قادرا على بناء العذراء دون دفتر ملاحظات، حتى انه يأخذ واحدة أينما ذهب. في الواقع، يأخذ قدراته على حفظ دفتر الملاحظات على محمل الجد لدرجة أنه اضطر ذات مرة إلى استخدام جواز سفره على متن طائرة لكتابة فكرة كان يختمرها. لكن برانسون ليس الشخص الوحيد الذي يقسم بحفظ دفتر الملاحظات. العديد من العظماء الآخرين مثل توماس أديسون، جورج لوكاس، وجون روكفلر كان لديهم جميعا دفاتر ملاحظات حيث احتفظوا بكل أفكارهم العظيمة. خطر عدم كتابة فكرتك يمكن أن يعني فقدانها إلى الأبد، وعندما تريد حياة ناجحة، وهذا الخطر هو ببساطة خسارة كبيرة جدا. وفي مقابلة مع قطب الشحن اليوناني، أرسطو أوناسيس، قال “دائما ما تحمل دفتر ملاحظات. اكتب كل شيء… هذا درس بمليون دولار لا يعلمونك إياه في كلية إدارة الأعمال!”
لذا احتفظ بدفتر ملاحظات معك ودون ملاحظاتك باليد. تدوين الملاحظات باليد أكثر فعالية بكثير من تدوين الملاحظات على جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي. أجرى عالما النفس بام مولر ودانيال أوبنهايمر ثلاث تجارب منفصلة مع 327 طالبا جامعيا. في إحدى الدراسات، شاهد الطلاب حديث تيد، ودونوا ملاحظات، وتم اختبارهم عليه بعد ثلاثين دقيقة. وفي النهاية، سجل القائمون على تدوين الملاحظات على الحاسوب المحمول والمسجلون بالتساوي في المسائل الوقائعية؛ ومع ذلك، فإن أولئك الذين كتبوا ملاحظاتهم سجلوا نتائج أفضل بكثير في المسائل المفاهيمية.
السر السابع للنجاح هو من خلال استخدام نظام 321-صفر عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. كم من الوقت تقضي كل يوم في قراءة رسائل البريد الإلكتروني وكتابةها وإرسالها يوميا؟ حسنا، وفقا لمسح أكمله معهد ماكينزي العالمي، يقضي العمال ما متوسطه 2.5 ساعة في اليوم في العمل على رسائل البريد الإلكتروني. وهذا يعادل 33٪ من أسبوع العمل لمدة أربعين ساعة! والأسوأ من ذلك، أننا متصلون باستمرار برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا من خلال أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية التي يمكن أن تدب في أي وقت من اليوم سواء كنت تتدرب في صالة الألعاب الرياضية أو تتناول العشاء مع عائلتك. لحسن الحظ ، وقد أتقن كروس سر توفير الوقت من خلال تنفيذ نظام 321 صفر.
حدد موعدا ثلاث مرات فقط في اليوم (صباحا وظهرا وليلا) للمعالجة من خلال بريدك الإلكتروني. تعيين المؤقت إلى 21 دقيقة ومحاولة الحصول على البريد الوارد الخاص بك إلى الصفر في ذلك الوقت. اجعلها لعبة! في حين أن 21 دقيقة بالتأكيد لن تصل ببريدك الإلكتروني إلى الصفر بالنسبة لمعظم الأشخاص ، فإن تعيين المؤقت سيبقيك مركزا ويضمن أن تكون إجاباتك مباشرة وقصيرة. عليك أيضا أن تكون أقل إغراء للنقر على تلك الروابط تحريضية من شأنها أنdistract لكم من المهمة في متناول اليد. تتضمن النصائح الأخرى إلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية التي تهدد بإلهائك في جميع ساعات اليوم، وإيقاف إشعارات البريد الإلكتروني، والحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة. قصيرة جدا. لا تقلق بشأن الوقاحة من خلال رسالة بريد إلكتروني قصيرة ، أن تكون موجزا هو علامة على احترام وقت الشخص الآخر وكذلك وقتك. تقترح بعض الحركات قصر رسائل البريد الإلكتروني على خمس جمل فقط أو أقل. يمكنك دائما إضافة موارد إضافية إلى بريدك الإلكتروني لتوضيحها والحصول على مزيد من التوضيحات.
الفصل 5: قل لا للاجتماعات
كم مرة تغادر اجتماعا وتفكر “حسنا، لقد كان ذلك مضيعة للوقت”. يحدث ذلك والعديد من أماكن العمل تميل إلى الوقوع في هذا الفخ من جدولة الاجتماعات من أجل لمس قاعدة وجدولة اجتماع! هذه الممارسة هي عائق أمام الإنتاجية والبحوث حتى تشير إلى أن أكثر من نصف الموظفين يجدون الاجتماعات لتكون كاملة الوقت المبذر. على سبيل المثال، تشير الأبحاث التي قدمها أطلسيان إلى أن الموظفين يحضرون ما متوسطه 62 اجتماعا شهريا، مع اعتبار نصف تلك الاجتماعات “وقتا ضائعا”. بالإضافة إلى ذلك، أشارت دراسة استقصائية أجرتها مايكروسوفت على 38,000 موظف في 200 دولة، إلى أن الناس يقضون 5.6 ساعة كل أسبوع في الاجتماعات. واعتبر 69٪ من المشاركين ان الاجتماعات “غير مثمرة”. فلماذا الاجتماعات مثل هذا مضيعة للوقت؟ حسنا، (كروس) يقدم سببين لهذه الظاهرة.
أولا، يميل المشاركون في الاجتماع إلى قضاء بعض الوقت في قضايا غير ملحة أو تافهة. ثانيا، يهيمن المنفتحون عادة على الاجتماعات، مما يجعل الآخرين أقل احتمالا للمشاركة. ونتيجة لذلك، فإن العديد من الاجتماعات لا تقدم أكثر المعلومات قيمة. ولتجنب الاجتماعات غير المثمرة، يتوصل الرؤساء التنفيذيون إلى طرق جديدة لجعل الاجتماعات قيمة ومنتجة على حد سواء. على سبيل المثال، تقوم ماريسا ماير، الرئيس التنفيذي لشركة ياهو، بجدولة الاجتماعات على أساس زيادات قدرها خمس أو عشر دقائق. وبسبب هذا الجدول الزمني، وقالت انها قادرة على أن يكون ما يصل إلى 72 اجتماعا في أسبوع واحد! إذا أجبرت على استخدام الجدول الزمني القياسي لمدة 30 دقيقة ، فإنها لن تكون قادرة على الحصول على الكثير القيام به.
بالإضافة إلى ذلك، يقترح كروس أنه إذا كان يجب أن يكون لديك اجتماعات، ثم يجب أن يكون الاجتماعات واقفا. هذا صحيح، لا تجلس. الجلوس هو التدخين الجديد ، والجلوس لفترة طويلة جدا ليس فقط خطرا على صحتنا ، ولكنه يؤدي أيضا إلى اجتماعات أطول. خذ نزهة مع شخص ما، أي شيء للحصول على الدم المتدفق، ولكن لا تجلس. وجد الباحثون في جامعة واشنطن أن الاجتماعات التي يقف فيها المشاركون تؤدي إلى تعاون أفضل، وتعلق أقل بالأفكار، ومستويات أعلى من المشاركة، وحل أكثر فعالية للمشاكل. بعض الأشخاص الناجحين الذين نفذوا اجتماعات المشي الطويلة تشمل ستيف جوبز، مارك زوكربيرج، ريتشارد برانسون، وجاك دورسي.
عندما أجرى كروس مقابلة مع الملياردير مارك كوبان، كانت أفضل نصيحة له بشأن الإنتاجية هي “عدم عقد اجتماعات ما لم يكن هناك من يكتب شيكا”. أن “الاجتماعات هي القتلة الوقت سيئة السمعة. أنها تبدأ في وقت متأخر، ويكون الناس الخطأ في نفوسهم، تعرج في مواضيعها وتشغيل طويلة. يجب أن تخرج من الاجتماعات كلما استطعت، وأن تعقد عددا أقل منها بنفسك، وإذا قمت بتشغيل اجتماع، فابقه قصيرا. تذكر أن الوقت هو المال، لذلك بالإضافة إلى الحفاظ على الاجتماعات إلى أدنى حد ممكن، يجب عليك أيضا معرفة كيف ومتى تقول “لا”.
قال الملياردير وارن بوفيت ذات مرة: “الفرق بين الأشخاص الناجحين والناجحين جدا هو أن الناس الناجحين جدا يقولون “لا” لكل شيء تقريبا. وأضاف جيمس ألتوشر بألوان زاهية أنه “إذا كان هناك شيء ليس ‘الجحيم، نعم’ ثم انها ‘لا!’ لن تضيع وقتا أقل على هدف شخص آخر فحسب ، بل ستحقق أهدافك أيضا بشكل أسرع. على سبيل المثال، تعلمت المجذفة الأولمبية سارة هندرشوت أن تقول لا للارتباطات الاجتماعية والأحداث الشبيهة للحفاظ على تركيزها على الفوز بتلك الميدالية الذهبية. وبينما كانت تراقب الجائزة في أولمبياد لندن 2012، نجحت سارة في التأهل للنهائيات.
تذكر أنك فقط 1440 دقيقة في اليوم ، لا تعطيها بسهولة.
الفصل 6: مبدأ باريتو
ماذا لو كان مبدأ باريتو يمكن التخلص من 80 في المئة من عملك؟ قد يبدو جيدا جدا ليكون صحيحا ، ولكن باستخدام قاعدة 80/20 ، يمكنك أن تفعل ذلك تماما! هذا المفهوم يأتي من الفيلسوف الإيطالي والاقتصادي فيلفريدو فيديريكو داماسو باريتو. ولد في عام 1848 ، تقول الأسطورة أنه في يوم من الأيام أدرك أن 20 في المائة من نباتات البازلاء في حديقته ولدت 80 في المئة من بازلاء صحية. لذا، بدأ باريتو في النظر في التوزيع غير المتكافئ في جميع أنحاء إيطاليا. واكتشف أن 80 في المائة من الأراضي في إيطاليا مملوكة ل 20 في المائة فقط من السكان. ثم حقق في صناعات مختلفة ووجد أن 80 في المائة من الإنتاج يأتي عادة من 20 في المائة من الشركة. وبالتالي فإن قاعدة 80/20 هي على النحو التالي: 80 في المئة من النتائج ستأتي من 20 في المئة فقط من العمل.
في حين لا يمكن إثبات القاعدة بنسبة 100 في المئة من الوقت ، فمن المؤكد أنها تظهر في العديد من سيناريوهات الأعمال. على سبيل المثال، 20 في المئة من مندوبي المبيعات تولد 80 في المئة من المبيعات. 20 في المئة من العملاء توليد 80 في المئة من مجموع الأرباح. 20 في المئة من الأخطاء الأكثر الإبلاغ عن البرامج تسبب 80 في المئة من تعطل البرامج. و20 في المئة من المرضى يمثلون 80 في المئة من الإنفاق على الرعاية الصحية. قد تجد أنه يمكنك تطبيق هذا المبدأ على المجالات الشخصية في حياتك أيضا. على سبيل المثال، يقول كروس إنه يمتلك ما لا يقل عن خمس بدلات مذهلة، ولكن 80 في المائة من الوقت الذي يمسك فيه بقميصه الأسود المصمم بشكل جيد والذود الصدر بقميص أزرق اللون. سيداتي، كم حذاء تملكه وكم مرة تحصلين على نفس ال20 بالمئة؟ نلقي نظرة على هاتفك. كم عدد التطبيقات التي لديك وكم عدد التطبيقات التي تستخدمها بنسبة 80 في المائة من الوقت؟ ربما حوالي 20 في المئة.
يمكنك استخدام قاعدة 80/20 لتحديد الأنشطة التي تقود أكبر النتائج، والتركيز على تلك وتجاهل الباقي. للقيام بذلك يمكنك تطوير المهارات الخاصة بك لتكون استثنائية في عدد قليل من المجالات، والقيام بالأشياء الأكثر أهمية بشكل جيد بشكل استثنائي، وأخيرا، يمكنك العمل أقل، والإجهاد أقل، والتمتع بمزيد من السعادة من خلال معرفة 20 في المئة من الأشياء التي هي الأكثر أهمية بالنسبة لك. بمجرد أن تكتشف المهام التي سيكون لها أكبر تأثير ، يجب عليك توفير المزيد من الوقت من خلال طرح ثلاثة أسئلة بسيطة على نفسك.
ثلاثة أسئلة من هارفارد يمكن أن توفر لك ثماني ساعات في الأسبوع. من خلال الاستفادة من مهاراتك وتفويض المهام، يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية من أي وقت مضى. أثبتت تجربة نشرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن 41 في المئة من وقت العامل ينفق على أنشطة لم تكن مرضية بالضرورة أو يمكن القيام بها من قبل شخص آخر. لذلك قام الباحثون بتدريب الموظفين على إبطاء وتحليل مهامهم. علموهم أن يتعرفوا على ما إذا كان بإمكانهم: كسر: إسقاط. ماذا يمكنني أن أسقط؟ ماذا يمكنني التوقف عن فعل ذلك بالكامل؟ استراحة: مندوب. ما هي العناصر التي يمكنني تفويضها إلى مرؤوس؟ ما الذي يمكنني الاستعانة بمصادر خارجية؟ استراحة: إعادة تصميم. ما الذي يمكنني الاستمرار في القيام به، ولكن بطريقة جديدة فعالة من حيث التوقيت؟
في المتوسط، الموظفين الذين تم تدريبهم حفظ ست ساعات من العمل المكتبي و 2 ساعة من وقت الاجتماع كل أسبوع!
الفصل 7: موضوع أيامك ولمسها مرة واحدة
كيف يمكنك صقل مهاراتك في إدارة الوقت أكثر من ذلك؟ يبدو مع كل ما قدم كروس، يجب أن تكون سيد الوقت مدير الآن، ولكن هناك المزيد من الأسرار التي يمكنك أن تتعلم. يأخذ كروس المشورة من جاك دورسي، المؤسس المشارك لتويتر، الذي يثيم أيامه لتحقيق أقصى قدر من العمل. وهو يعتقد أن الأشخاص الناجحين للغاية غالبا ما يركزون على المجالات الرئيسية. على سبيل المثال ، وجود أيام الاثنين للاجتماعات والإدارة ، وبعد ظهر يوم الجمعة لتنظيف قبل بدء الأسبوع الجديد يسمح لك باستخدام وقتك بحكمة أكبر.
على سبيل المثال، يستخدم جاك دورسي يوم الاثنين كيوم إداري. لذا إذا وجد نفسه في اجتماع أو في مكالمة عمل، بمجرد اكتماله، لن يسأل نفسه “الآن ماذا؟” بدلا من ذلك، سيسأل “ما هو اليوم؟” الجواب؟ إدارة. ثم سيلقى نظرة على تقويمه وقائمة المهام لمعرفة المهام التى تقع تحت الفئة الادارية . من خلال إنشاء إطار عمل ، يمكنك العودة إلى العمل بسرعة أكبر بدلا من إضاعة الوقت في معرفة ما تحتاج إلى القيام به. سوف تشدد أقل وتصبح أكثر إنتاجية إذا كنت موضوع أيامك وإنجاز المهام التي تندرج في فئة ذلك اليوم.
يقترح مدرب ريادة الأعمال، دان سوليفان، أن يكون موضوعه كل أسبوع على أساس ثلاثة أنواع من الأيام للحفاظ على تركيزه وتنشيطه. يطلق على النوع الأول من اليوم “يوم التركيز” المخصص للمهام الأكثر أهمية والتي تنمو فيها الإيرادات. ويسمى الثاني “يوم المخزن المؤقت” الذي يستخدم للرد على رسائل البريد الإلكتروني، وعقد الاجتماعات، والرد على المكالمات، وتفويض المهام، واستكمال الأوراق. وأخيرا، يطلق على النوع الأخير “يوم حر” لا ينبغي فيه القيام بأي عمل وينبغي حجزه لوقت العائلة والعطلة والعمل الخيري.
بعد ذلك، يجب أن لا تلمس شيئا حتى تكون مستعدا. على سبيل المثال ، عند فرز رسائل البريد الإلكتروني أو الأوراق ، فإن القاعدة الذهبية هي لمسها مرة واحدة فقط. إذا كنت بحاجة إلى لمس شيء أكثر من مرة ثم كنت ببساطة إضاعة وقتك. إما اتخاذ إجراء أو ملفه أو رميه بعيدا. كم مرة تقرأ بريدا إلكترونيا وتغلقه ثم تتركه في بريدك الوارد للتعامل معه لاحقا؟ يحاول الأشخاص الناجحون للغاية “لمسه مرة واحدة”. حتى إذا كان هناك شيء سوف يستغرق سوى خمس أو عشر دقائق، ثم أنها سوف تتعامل معها الحق في ذلك الحين وهناك. وهذا لا يقلل من التوتر فحسب، بل إنه أيضا أكثر كفاءة حيث لن تضطر إلى إعادة قراءة العنصر أو تقييمه مرة أخرى في المستقبل.
على سبيل المثال، أرسلت له ديبي شقيقة كروس مؤخرا بريدا إلكترونيا، ولكن بدلا من كتابة ظهرها، اتصل بها لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم التحدث على الفور. من خلال اتخاذ إجراءات على الفور ، لم يضيع كروس الوقت في إعادة قراءة بريدها الإلكتروني ولم ينس الاتصال بها عن طريق ترك بريدها الإلكتروني في أعماق صندوق البريد الوارد الخاص به. يمكنك تطبيق هذه القاعدة “لمسها مرة واحدة” لأكثر من مجرد حياتك المهنية، يصبح كبيرا لتعزيز الإنتاجية في حياتك الشخصية كذلك.
الفصل 8: البقاء في صحة جيدة وتعزيز الطاقة الخاصة بك
سر أن تكون الأكثر إنتاجية الخاص بك، ومع ذلك، ليس مجرد تعلم مهارات إدارة الوقت التي وضعت كروس بدقة بالنسبة لك. واحدة من أكبر مفاتيح الإنتاجية والنجاح هو البقاء في صحة جيدة. في الواقع ، عند إجراء مقابلات لهذا الكتاب ، فوجئ كروس في عدد المليارديرات والناس الناجحين كانوا حريصين على مشاركة روتينهم الصباحي معه.
وقال هال إلرود، مؤلف كتاب “صباح المعجزة”، إنه “في حين يركز معظم الناس على “بذل المزيد من البالمزيد لتحقيق المزيد، فإن صباح المعجزة يتعلق بالتركيز على “أن تصبح” أكثر حتى تتمكن من البدء في القيام بأقل من ذلك، لتحقيق المزيد”. شارك غالبية الأشخاص الذين قابلتهم كروس هذا الشعور وبدأوا صباحهم برعاية أجسادهم عن طريق شرب الماء في الصباح، وتناول وجبة إفطار صحية، واستكمال تمرين خفيف. كما رعوا عقولهم بالتأمل أو الصلاة، والقراءة الملهمة، والمجلات. الاستيقاظ مبكرا والحصول على ركلة البداية في يومك عن طريق مياه الشرب، والقيام بممارسة الرياضة، أو تلاوة التعويذات يمكن أن تصبح جزءا أساسيا من نجاحك.
من خلال تكريس الساعة الأولى من يومك لروتين الصباح ، يمكنك تعزيز عقلك وجسمك وروحك. بدء يومك مع تجريب هو أفضل وسيلة للحصول على تدفق الدم الخاص بك ووضع لكم في عقلية أقوى. على سبيل المثال ، نيويورك Timesbestselling المؤلف ، دان ميلر ، ويبدأ كل يوم مع التأمل لمدة 30 دقيقة تليها تجريب 45 دقيقة في حين انه يستمع الى البرامج الصوتية. خلال هذا “الوقت لي”، وقال انه يتجنب التحقق من هاتفه أو الأخبار ويكرس نفسه فقط لتجارب إيجابية وملهمة.
آخر المؤلف الأكثر مبيعا والمضيف بودكاست، شون ستيفنسون، يبدأ يومه مع حمام الداخلية التي يشرب ببساطة 30 أوقية من الماء لتحريك عملية التمثيل الغذائي له وطرد النفايات. بدء يومك مع مياه الشرب يمكن أن تزيد من مستويات الطاقة الخاصة بك وهو أمر بالغ الأهمية للنجاح ويقودنا إلى سرنا النهائي للناس ناجحة. من خلال زيادة الطاقة الخاصة بك، يمكنك زيادة الاهتمام، واتخاذ القرارات، والتركيز، والإنتاجية.
فرانشيسكو سيريلو خلق تقنية بومودورو للقيام بذلك تماما، والحد من الانحرافات، وزيادة الإنتاجية، وزيادة مستويات الطاقة الخاصة بك. وتقترح هذه التقنية وضع جهاز توقيت لمدة 25 دقيقة، وتكريس اهتمامك الكامل لتلك المهمة الفردية لمدة 25 دقيقة، ثم أخذ استراحة لمدة خمس دقائق قبل تكرار تلك الدورة. استخدمت المؤلفة مونيكا ليونيل هذه التقنية ووجدت أنها شحنت خلال فترات الراحة وحافظت على طاقة ثابتة طوال يومها. من خلال بومودورو وغيرها من التقنيات، ليونيل كان قادرا على زيادة الإنتاجية. انتقلت من كتابة 600 كلمة في الساعة إلى 3500!
المفتاح النهائي للحفاظ على مستويات الطاقة الخاصة بك هو عن طريق تناول الطعام الصحي والمشاركة في النشاط البدني. يقول كروس ببساطة إن “الأشخاص الناجحين ينظرون إلى الطعام على أنه وقود، والنوم على أنه تعافي، والعمل ممتعا”.
الفصل 9: الملخص النهائي
من خلال الكثير من الوقت والبحوث ، وكيفن كروس تفاصيل أسرار 15 من الناس الناجحين بعد إجراء مقابلات مع مئات من المليونيرات والمليارديرات والرياضيين الأولمبية. من خلال عرض الوقت باعتباره أثمن أصولهم ، قام الأشخاص الناجحون للغاية بتغيير الطريقة التي يحددون بها أيامهم لضمان إكمالهم لأهم المهام أولا وإضاعة وقت الصفر. لقد تعلموا كيفية علاج المماطلة، ويقولون لا للمهام التي لا تفيدهم، وتغيير هيكل الاجتماعات التي تضيع الوقت، واستخدموا تقنيات مختلفة لتعزيز إنتاجيتهم. باستخدام خمسة عشر أسرار من الناس ناجحة للغاية، يمكنك فتح قوة النجاح وتصبح الشخص الأكثر إنتاجية تعلمون. تذكر، لديك فقط 1440 دقيقة في اليوم، لذلك استخدامها بحكمة.

اترك تعليقًا

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار ووردبريس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

Google photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s