مقدمة
عندما نتحدث عن ممارسة الأعمال التجارية، فإننا نشارك في محادثة بين المنظمات، بين أولئك الذين يشترون ويبيعون، بين المصنعين والموزعين، بين مقدمي الخدمات والعملاء، وأكثر من ذلك. بالإضافة إلى ذلك، العروض التقديمية للأعمال التي تقدمها هي جزء من هذه المحادثات الأكبر، وهي موجودة لسبب واحد: الحفاظ على تقدم الأعمال. ونتيجة لذلك ، فإن المخاطر عالية بشكل لا يصدق لأي مقدم أعمال. تتناول المحادثة النظامية كل ما تحتاجه لجعل هذه المحادثة تسير على ما يرام، بما في ذلك كيفية التمييز بين الكلام والعرض التقديمي. في نهاية المطاف ، والكتاب دايل لودفيغ وغريغ أوين بوغر تهدف إلى مساعدتك على التغلب على العصبية وتقديم نصائح وحيل مختلفة لمساعدتك على أن تصبح أفضل مقدم الأعمال. ويقولون : “هدفنا هو مساعدتك ، كفرد فريد من نوعه أنت ، والحصول على الأعمال التجارية القيام به”.
الفصل الأول: العرض التقديمي ليس أداء بل محادثة
واحدة من أكبر الافتراضات حول العروض التقديمية هي أن مقدمي العروض يفترضون أنه كلما مارسوا أكثر ، كلما كان ذلك أفضل. في حين أن هذا قد يكون صحيحا إلى حد ما ، في كثير من الأحيان مقدمي إعداد أنفسهم لخيبة الأمل عندما يمارسون عرضا لساعات ، فقط للعرض التقديمي لتصبح فشلا ذريعا. فكيف يمكننا ضمان نجاح العرض التقديمي؟ حسنا، الخطوة الأولى هي نسيان كل ما تعتقد أنك تعرفه عن العروض التقديمية.
ترى ، فإن معظم الناس تفترض أن العرض يشبه إلى حد كبير الأداء ؛ أي، يتم كتابة العرض التقديمي بعناية وضع معا، البروفة، وفي التحكم الكامل للمقدم. الأداء والعروض التقديمية، ومع ذلك، ليست هي نفسها. فعلى سبيل المثال، يقوم الممثلون المسرحيون بعروض؛ يخططون ويتدربون ويتحكمون بكل ما تراه وتسمعه على خشبة المسرح. خلال العرض، يتم الاحتفاظ الممثل منفصلة عن الجمهور، وأنها لا تنسى أبدا أن الممثل هو أداء. حتى في حين أن أعضاء الجمهور قد تكون انتقلت إلى البكاء من المشهد الأخير في روميو وجولييت، هناك ما يكفي من الانفصال لفهم أن جولييت لم تطعن نفسها في الواقع.
هذا الفصل بين فناني الأداء والجمهور هو ما يسميه الناس المسرح “الجدار الرابع”، وجدار مماثل في مكان عند مشاهدة خطاب. في حين يخاطب صانعو الخطب الجمهور مباشرة، يدرك أعضاء الجمهور أن الخطاب قد تم كتابته والتدرب عليه. العرض التقديمي، من ناحية أخرى، هو تبادل بين مقدم العرض والجمهور الذي لا يوجد فيه جدار رابع. يشارك مقدم البرنامج والجمهور بشكل كامل مع بعضهم البعض ، مما يحول العرض التقديمي إلى محادثة. وبطبيعة الحال، غالبا ما تنحرف المحادثات عن الموضوع وتضل طريقها في اتجاهات مختلفة، وفي العرض التقديمي، يكون هذا النوع من المحادثات غير منتج؛ لذلك، يجب أن يكون العرض التقديمي محادثة منظمة.
المحادثة النظامية هي المحادثة التي يسمح فيها مقدم العرض للمحادثة بالحدوث دون إغفال هدفه. لذلك ، “يتطلب النجاح وضع خطة تتطلع إلى عدم اليقين في التسليم. ويعتمد التسليم بدوره على تكييف ما كان مخططا له مع ما يحدث في الوقت الحالي”. وبعبارة أخرى ، يجب على مقدمي خلق هيكل مع الحفاظ على نوع من العفوية التي ، كما ستتعلم في الفصول المقبلة ، يمكن أن يثبت أن من الصعب جدا
الفصل الثاني: المدرسة تعلمنا كيفية إلقاء خطاب ولكن ليس كيفية التواصل مع الجمهور
عندما ذهبت للمدرسة ربما قدمت عرضا أو عرضين صحيح؟ ربما تم تقييم هذا العرض التقديمي من قبل معلمك بناء على معايير معينة ، مثل نبرة صوتك وسرعتك وترددك واتصالك بالعين. في حين أن هذا قد يكون مفيدا للمعلمين لتصنيف طلابهم إلى حد ما ، فقد أدى إلى بعض العادات السيئة بين مقدمي الأعمال.
واحدة من أكبر المشاكل مع هذا النهج هو أنه يعد لك فقط لإلقاء خطاب، ولا يعد لك للتواصل مع الجمهور. غالبا ما يركز الأشخاص الذين يتمسكون بما تعلموه من العروض التقديمية المدرسية على الأشياء الخاطئة ، مثل الحصول على العدد “الصحيح” من الرصاص ، وعدم النظر إلى شرائحهم ، والاحتفاظ بأيديهم بطريقة معينة ، والتدرب على كل التفاصيل. ونتيجة لذلك، فإن مقدمي العروض من رجال الأعمال الذين يتبعون نهج الأداء هذا يندرجون في ثلاث فئات: الكمال العصبي، والطالب المطيع، والفنان.
يضع الكمال العصبي قدرا غير عادي من الوقت في التخطيط لعرضها ويتدرب عليه عدة مرات قبل اليوم الكبير لإتقان تسليمها. وهي تعتقد أنها ستكون متوترة وأن التدرب سيعطيها السيطرة على ما تقوله، الأمر الذي سيعطيها الثقة، ويقلل من عصبيتها، ويؤدي إلى عرض ناجح. والحقيقة هي أنه خلال العرض التقديمي ، فإن طرقها الكمالية لن تؤدي إلا إلى الوعي الذاتي عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها. والأسوأ من ذلك، أن التدرب المفرط عليها سيمنع الجمهور من الانضمام إلى المحادثة، وهو بيت القصيد من العرض التقديمي!
الطالب المطيع هو الذي يتبع القواعد ويركز بشكل كبير على القواعد الكلاسيكية للعرض. ففي إحدى حلقات العمل، على سبيل المثال، سحبت خبيرة مواضيعية ملفها ذو الحلقات الثلاث المليء بشرائح التدريب الخاصة بها، مع استكماله بسيناريو في ملاحظات المتحدث ومصحون لمنع الضرر. واعترفت بأنه عندما يطرح المتعلمون الأسئلة، غالبا ما تشعر بالإحباط لأنها انحرفت عن النص. ونتيجة لذلك، أصبحت منفصلة عن الجمهور ولم تشارك في محادثة مثمرة ومنظمة.
وأخيرا ، فإن الفنان هو واحد الذي يرى عرضه كمرحلة. لديه عادة شخصية أكبر من الحياة ، ولديه الكثير من الثقة أمام الجمهور ، ويتصرف كما لو تم تشغيل الضوء بمجرد أن تبدأ. ونتيجة لذلك، غالبا ما ينظر إلى هذه “الجهات الفاعلة” على أنها على القمة ومخادعة، وهي سمات لا يريد الكثير من الناس العمل معها، أو حتى الشراء منها! في نهاية المطاف ، والوقوع في أي من الفئات الثلاث يعني أنك تركز على الشيء الخطأ. بدلا من التركيز على العرض التقديمي نفسه، يجب التركيز على جمهورك وتحديد كيفية تضمينهم في المحادثة.
الفصل الثالث: مفتاح العروض التقديمية هو الاتصال بالعين والتوقفات المتعمدة
المشكلة التي يواجهها العديد من مقدمي العروض هي أنهم يركزون على أنفسهم. فكر في ذلك. كم مرة رأيت شخصا يلقي خطابا من الواضح أنه متوتر؟ كيف يتصرفون؟ غالبا ما يسرعون من خطابهم ، وقد يبدأون في التعرق ، وقد تهتز أيديهم ، وقد يتعثرون حتى في العرض التقديمي حتى يتمكنوا أخيرا من نفاد الأضواء. بعد ذلك ، يتم تركك غير متأثر وربما مرتبكا بعض الشيء. لسوء الحظ ، يحدث هذا في كثير من الأحيان لأن مقدم البرنامج يصبح عالقا جدا مع نفسه وينسى تماما الجمهور.
عندما ينسى المتحدث الجمهور، سيواصل التركيز على نفسه ويصبح أكثر توترا. يقارن المؤلف هذه التجربة بتجربة بيت المرح. عندما تدخل لأول مرة إلى بيت المرح ، تجد نفسك في مكان مع أرضيات غير مستوية ومرايا غريبة مصنوعة لتضليلك. وبينما تستكشف بيت المرح أكثر، تصبح أكثر إرباكا، وفي النهاية، تجد أنك بالكاد تستطيع الوقوف على قدميك. ومن الارتباك وفقدان السيطرة أن الكثير من الناس تجربة عندما يركزون على أنفسهم خلال العرض التقديمي. فكيف يمكنك تجنب بيت المرح؟ حسنا، المهارات الأولية التي يجب استخدامها أثناء العرض هي الاتصال بالعين والتوقف المتعمد.
عند إجراء محادثة عادية، ما مدى أهمية الاتصال بالعين؟ عندما يفشل شخص ما في إجراء اتصال بالعين ، فإنك تشعر عادة بأنك غير مهم أو أن الشخص الذي تتحدث إليه مشتتا ومفككا وغير مبال. ويمكن قول الشيء نفسه عن العرض التقديمي! الاستخدام المتعمد للاتصال بالعين يسمح لك بإجراء اتصال مع الناس ويسمح لك بقراءة ردود أفعالهم وتحديد كيفية الاستجابة. ونتيجة لذلك، سوف تبقى مركزا على المحادثة والحفاظ على اهتمام الجمهور.
بالإضافة إلى الاتصال بالعين، ستحتاج أيضا إلى إشراك جمهورك مع الإيقاف المؤقت المتعمد. يمكن أن تمنحك الإيقافات المتعمدة وقتا لجمع أفكارك والتفكير في كيفية الرد أو ما تريد التواصل معه. انها تسمح لك للسيطرة على ما تقوله بدلا من الهرولة من خلال عرض العصبي. في الواقع، لا ينبغي استخدام الإيقافات المتعمدة لإضافة تأثير مثير؛ بدلا من ذلك ، قد يفاجأ للعثور على تأثير مهدئ قوي وقفات المتعمد يكون عليك كمتحدث. عندما تكون متصلا بجمهورك وتبقى مسيطرا على ما تقوله ، تصبح متحدثا فعالا يشارك بشكل كامل في المحادثة. أنت لست عالقا في الأشياء الخاطئة ، مثل الأداء ، أو ما إذا كان جمهورك يتابع على طول أم لا.
الفصل الرابع: تحديد أهدافك واستخدام شرائح التأطير والمحتوى للوصول إلى تلك الأهداف
إذا كنت قد قضيت أي وقت في عالم الأعمال ، فمن المحتمل أنك جلست من خلال عرض تقديمي أو عرضين كان من الصعب الاستماع إليهما. بدلا من الانخراط في محادثة، يأخذ بعض مقدمي العروض على نهج محاضرة وجلب جمهورهم إلى الملل ووضعها من خلال بطيئة ومؤلمة “الموت من قبل باور بوينت”. في نهاية العرض التقديمي، ربما لا تتذكر على الإطلاق الرسالة التي كان يحاول مقدم العرض إيصالها. فكيف يمكنك التأكد من إيصال رسالتك؟
الخطوة الأولى هي النظر في جمهورك وتحديد الأهداف التي تتعلق بهم مباشرة. فكر في الطريقة التي تريد أن يتم بها استلام رسالتك وقبل إجراء أي شرائح ، ما عليك سوى كتابة الأهداف الأساسية للعرض التقديمي. عند القيام بذلك، من المهم أن تفكر في ما تريد أن يشعر به جمهورك في نهاية العرض التقديمي. هل تريدهم أن يفهموا شيئا جديدا؟ إذا كان الأمر كذلك، اكتب ما تريد أن يعرفه جمهورك بحلول نهاية العرض التقديمي. الخطوة التالية هي التفكير في من هو جمهورك وكيف يمكنك التواصل معهم. ما هي المعرفة التي قد تكون لدى جمهورك حول هذا الموضوع؟ إن طرح هذا السؤال سيساعدك على التواصل معهم. على سبيل المثال، إذا كنت تقدم عرضا تقديميا حول التكنولوجيا لمجموعة من الأشخاص الذين لا يعرفون شيئا عن الموضوع، فمن المحتمل أن تترك اللغة التقنية.
بعد ذلك، ستحتاج إلى إعداد إطار، وليس نصا نصيا. في محادثة عادية، يستمع الناس بينما يتحدث آخر، وهذا النمط يذهب ذهابا وإيابا. وينبغي أن يحدث الشيء نفسه في عرض تقديمي للأعمال التجارية. الفرق، ومع ذلك، هو أن مقدم ينبغي أن يقود المحادثة ويكون لها هدف لا يمكن تحقيقه إلا من خلال المحادثة. فكيف يمكنك الاستعداد لذلك؟ إنشاء إطار. يجب أن تبدأ الشرائح القليلة الأولى بشرح سبب وجودك هناك، وما الذي يجب تحقيقه، وكيفية تحقيق أهدافك. عندما تبني إطارا صلبا ، فإنك تؤكد لجمهورك أربعة أشياء: لديك خطة ، وتعرف ما تريد ، وتفهم منظورهم ، وهناك سبب يجب أن يهتموا بما تتحدث عنه.
على سبيل المثال، لنفترض أن مبيعات فريقك تتباطأ. في هذه الحالة، يجب أن تظهر لهم شريحة تشرح الموقف الحالي، وشريحة تشير إلى هدف، وشريحة تصف جدول أعمالك. ثم يجب أن تظهر لهم الشريحة الرابعة كيف تفيدهم خطتك. يجب أن تمهد شرائح التأطير هذه الطريق للعرض التقديمي وتوضح لجمهورك أنك تخطط لتركها مع خطوة واحدة واضحة وقابلة للتنفيذ على الأقل يمكنها تنفيذها على الفور. لذلك في حين أن شرائح التأطير هذه ضرورية لبدء العرض التقديمي ، يجب استخدام شرائح المحتوى الخاصة بك كوسيلة لتقديم المعلومات الرئيسية لموضوعك.
يمكن أن تكون شرائح المحتوى أكثر من مجرد شرائح PowerPoint؛ حيث يمكن أن تكون شرائح المحتوى أكثر من مجرد شرائح PowerPoint. في الواقع ، يمكن أن تكون أي شيء من المرئيات إلى الرسومات وجداول البيانات والملصقات. يمكن عرض المحتوى بأي شكل من الأشكال طالما أنه يساعدك في إعلام جمهورك بموضوعك. أخيرا، ربما ليس لديك الوقت لإنشاء شرائح جميلة ومصممة تصميما جيدا، أليس كذلك؟ حسنا، ليس هناك جدوى من التأكيد على وجود الشرائح جماليا ارضاء؛ بدلا من ذلك، ركز ببساطة على توصيل النقطة التي تحتاج إلى تقديمها عندما تواجه شرائح معقدة. لا تتحدث فقط عن التفاصيل ، ولكن النقطة العامة التي ترغب في تقديمها.
الفصل الخامس: الملخص النهائي
عندما يتعلق الأمر بإعداد عرض تقديمي ، ليست هناك حاجة للتأكيد على التدريب على الكمال أو حتى الإجهاد على ما يجب فعله بيديك. بدلا من ذلك، يجب أن يتبع العرض التقديمي نفس بنية المحادثة، والفرق الوحيد هو أنه يجب أن يكون لديك، مقدم العرض، التحكم في المكان الذي تذهب إليه المحادثة. يجب أن يكون تقديمك إلى مجموعة ما غير متوقع، ويجب أن تكون وظيفتك هي خلق بيئة مواتية للمناقشات التي تؤدي إلى هدفك النهائي. حتى التمسك جدول الأعمال الخاص بك، وجعل العين الاتصال، وجعل وقفات المتعمد، وعليك بسهولة تحقيق أهدافك!
حول ديل لودفيج Dale Ludwig :حائز على الدكتوراه هو مؤسس ورئيس Turpin Communication ، وهي شركة للتدريب على مهارات العرض والتيسير تأسست في عام 1992. قبل Turpin ، درس في قسم الاتصالات في جامعة إلينوي في أوربانا شامبين. هدف Turpin هو تقديم أفضل عروض الأعمال والتدريب على مهارات التيسير المتاحة. اسم Turpin هو إشارة إلى شخصية خيالية في إحدى القصص القصيرة المفضلة لـ Dale. تم اختياره ليس لأن Turpin الخيالي له علاقة بالعمل أو التقديم أو التدريب ، بل لأن الاسم يبدو لطيفًا بجوار “التواصل” ويسهل تهجئته حول جريج أوين بوجر جريج أوين بوجر هو نائب رئيس شركة Turpin Communication ، وهي شركة تدريب على العروض التقديمية والتسهيلات في شيكاغو. بدأ مع Turpin كمصور في عام 1995 ، وانتقل بسرعة إلى المدرب / المدرب ، ومدير المشروع ، ومدير الحسابات ، والآن نائب الرئيس. تدرب على الإدارة وفنون الأداء ، وهو يجلب مجموعة متنوعة من المهارات والخبرات إلى المنظمة. قبل انضمامه إلى Turpin ، كان قائد مشروع لشركة استشارات بوتيك تستخدم المسرح الحي لبدء عملية تطوير القيادة. بالإضافة إلى عمله في الفصول الدراسية التقليدية التي يقودها المعلم ، يتحدث جريج في المؤتمرات وغداء الشركات والتعلم. وهو مؤلف مشارك لكتاب “المحادثة المنظمة: إعادة تعريف عروض الأعمال” و “الشركات الصغيرة والمتوسطة الفعالة: دليل المدرب لمساعدة الخبراء المتخصصين في تسهيل التعلم”. شغل جريج منصب رئيس فرع شيكاجولاند في الجمعية لعام 2015 لتنمية المواهب ، وهو من بين العديد من قادة الفكر الذين ساهموا إلى “مقدم العرض الرئيسي: الدروس المستفادة من أفضل الخبراء في العالم لتصبح أكثر المتحدث المؤثر “.